bảo quản chứng từ, sổ sách và tài liệu kế toán nhằm đảm bảo an toàn. Tránh trường hợp lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán ngay tại nơi làm việc. Các chứng từ
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, được lưu trữ trong các tủ có khoá, phải mở sổ theo dõi chứng từ hàng năm, cử cán bộ
theo dõi. Tài liệu kế toán đã đưa vào lưu trữ khi lấy ra phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán). Bên cạnh đó cần tuân thủ quy định về thời gian đưa vào lưu trữ tài liệu kế toán (chậm nhất sau 12 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính) đảm bảo việc lưu trữ chứng từ đúng nơi quy định, tránh thất
lạc, hư hỏng, mất mát. 58
Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã xây dựng được hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đặc điểm của đơn vị (trên cơ sở các tài khoản quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 31/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin phục vụ quản lý của đơn vị. Phải thường xuyên cập nhật chế độ kế toán, cơ chế chính sách để công tác hạch toán tuân thủ, phản ánh đúng với chế độ kế toán mới. Việc
vận dụng các chế độ để hạch toán các nghiệp kinh tế phát sinh phải thống nhất trong Đại học Công Nghiệp Hà Nội , tránh hạch toán mang tính chủ quan của cá
nhân, không đúng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. 59
Đại học Công Nghiệp Hà Nội cần sử dụng tài khoản 336 để phản ánh số kinh phí đã tạm ứng c ủa Kho bạc Nhà nước và việc thanh toán số kinh phí đó. 59 Đại học Công Nghiệp Hà Nội cần sử dụng tài khoản 521 để phản ánh các khoản
phí, lệ phí đã thu phải nộp Ngân sách Nhà nước, được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi Ngân sách Nhà nước. 59
Đại học Công Nghiệp Hà Nội cần sử dụng tài khoản 113 dùng để phản ánh các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã
gửi bưu điện để chuyển cho ngân hàng, kho bạc hoặc làm thủ tục chuyển tiền từ tài khỏan tại ngân hàng, kho bạc để trả cho đơn vị cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị
khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, kho bạc. 59 Đại học Công Nghiệp Hà Nội áp dụng thực hiện theo hình thức kế toán Nhật ký chung . Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Đại học Công Nghiệp Hà Nội . Đại học Công Nghiệp Hà
Nội cần có giải pháp cụ thể trong việc hoàn thiện hình thức kế toán Nhật ký
chung trong điều kiện có ứng dụng CNTT như: Thực hiện khóa sổ, in sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán, công tác bảo mật
số liệu. 59
Đại học Công Nghiệp Hà Nội phải thường xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi
phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. 60
Đại học Công Nghiệp Hà Nội cần phải mở thêm các sổ kế toán như: Sổ theo dõi dự toán (S33-H), Sổ theo dõi sử dụng nguòn kinh phí (S42-H), Sổ tổng hợp sử dụng nguòn kinh phí (S42-H); Sổ chi tiết doanh thu đối với đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (S51-H); Sổ theo dõi thuế GTGT (S53-H); Sổ chi tiết
thuế GTGT được hoàn lại (S54-H); Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm (S55- H); Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S63-H); Sổ theo dõi chi phí trả trước (S71-
H), Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc ( S72-H). 60
Công tác in ấn sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc kỳ kế toán phải đưa vào kho lưu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát. 60 Hiện nay, Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài
chính, quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính ban hành tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010. Hệ thống báo cáo tài chính Đại học Công Nghiệp Hà Nội hiện nay với dung lượng thông tin hết sức hạn chế, chưa cung cấp đủ các thông tin cho các đối tượng quan tâm trong tiến trình thực hiện tự chủ tài chính. Điều này mâu thuẫn với thực tế là đối tượng sử dụng Báo cáo tài chính của Đại học Công Nghiệp Hà Nội ngày càng
tăng, không chỉ đơn thuần là cơ quan quản lý Nhà nước. Ngoài cơ quan quản lý Nhà nước, các đối tượng quan tâm tới tình hình tài chính Đại học Công Nghiệp
Hà Nội bao gồm các đối tượng có lợi ích liên quan tới trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội , đó là các nhà quản lý trường (đặc biệt là Phó Hiệu trưởng phụ trách tài chính); các giảng viên, sinh viên của nhà trường; các tổ chức và cá nhân tài trợ cho nhà trường; các đơn vị quan tâm và ủng hộ lĩnh vực giáo dục đào tạo. Ngoài ra, trường đang tiến hành vay vốn của Ngân hàng phát triển nên đơn vị này cũng rất quan tâm tới tình hình tài chính của trường.. Do đó Đại học Công
Nghiệp Hà Nội cần thiết phải hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính tại đơn vị mình. 60
thành viên nộp báo cáo quyết toán đúng kỳ hạn, đầy đủ, đúng biểu mẫu quy định, nâng cao chất lượng về nội dung các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán. Cần tổ chức bồi dưỡng cho các kế toán đơn vị về cách lập các báo cáo, chú trọng các tiêu chí như: Tính trung thực, chính xác của số liệu, các chỉ tiêu về số liệu trong báo
cáo phải thống nhất, so sánh được. Hoàn thiện báo cáo tài chính của Đại học Công Nghiệp Hà Nội theo hướng báo cáo tài chính hợp nhất để thuận lợi cho công
tác quản trị. 60
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả kinh tế các hoạt động kinh tế, tài chính nói chung nhằm đảm bảo cho công tác giáo dục và đào tạo, cần tập trung một số điểm
sau: 61