CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG CÁC CHỈ SỐ THEN CHỐT (KPI) ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG VÀ MÔ HÌNH KHUNG HỆ THỐNG BSC: TRƯỜNG HỢP CÔNG TY TNHH MTV XUẤT KHẨU THỦY SẢN KHÁNH HÒA
4.3. XÂY DỰNG BẢN ĐỒ CHIẾN LƢỢC CHO KHASPEXCO
KHASPEXCO thuộc nhóm các DN phù hợp với chiến lược “Hướng theo tiêu chuẩn khách hàng mục tiêu” hay nói cách khác là “Chiến lƣợc tập trung”. Khung bản đồ chiến lược của nhóm chiến lược này cũng đã được xây dựng ở chương 3. Về nguyên tắc, các công ty trong cùng một nhóm chiến lƣợc không hoàn toàn giống nhau. Khi xây dựng bản đồ chiến lược cho một công ty cụ thể, trước hết cần xem công ty đó phù hợp với khung chiến lƣợc nào, sau đó căn cứ vào đặc điểm cụ thể của công ty mà một số trường hợp có thể xem xét và điều chỉnh các mục tiêu chiến lƣợc và xây dựng các KPI phù hợp.
Đối với trường hợp KHASPEXCO, công ty hội đủ các đặc trưng của nhóm DN theo chiến lƣợc tập trung. Ngoài ra, trong quá trình xác định chiến lƣợc và xây dựng các mục tiêu chiến lƣợc trong luận án này, có sự tham gia của lãnh đạo các cấp của công ty, vì vậy khung bản đồ chiến lược (xem hình 3.5 – Chương 3) với các mục tiêu chiến lƣợc (bảng 4.3) đã phù hợp với công ty KHASPEXCO.
Bắt đầu từ chiến lƣợc cấp công ty, chiến lƣợc ấy phải đƣợc truyền đạt và cụ thể hóa xuống cấp phòng ban tương ứng với chức năng nhiệm vụ của phòng ban đó.
Cấp phòng ban phải xây dựng bản đồ chiến lƣợc cho riêng họ dựa trên bản đồ chiến lƣợc cấp công ty bằng cách nhƣ sau: một số mục tiêu chiến lƣợc đƣợc lấy nguyên bản từ mục tiêu cấp công ty, một số mục tiêu đƣợc cụ thể hóa theo chức năng và
nhiệm vụ chuyên biệt của phòng ban. Thông thường BSC được xây dựng đến cấp cá nhân. Tuy nhiên trong đặc điểm của các DNNVV nhƣ KHASPEXCO, BSC đƣợc xây dựng cho cấp công ty và cấp phòng ban. Do đặc điểm sử dụng nhiều lao động phổ thông phục vụ trong dây chuyền chế biến khi các công đoạn sản xuất chƣa thể cơ khí hóa đƣợc nên BSC không cần thiết phải đến từng công nhân. Động lực phát triển của DN phần lớn phụ thuộc vào năng lực, vai trò và trách nhiệm của những người quản lý của các phòng ban chức năng. Do vậy, BSC được xây dựng đến cấp phòng ban cũng đồng thời đến cấp cá nhân của những người cấp trưởng, phó các phòng ban và các bộ phận quan trọng.
Các mục tiêu chiến lƣợc của KHASPESCO của cấp phòng ban đƣợc sắp xếp lại từ cấp công ty trong đó các mục tiêu chiến lƣợc đƣợc chuyển tải xuống theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban (xem hình 4.3). Một vài mục tiêu có liên quan đến nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau nhƣng dễ dàng quy trách nhiệm và tạo một đầu mối quản lý thống nhất, mỗi mục tiêu đƣợc gán cho một phòng ban chịu trách nhiệm chính. Ví dụ, mục tiêu Duy trì lực lƣợng lao động có kinh nghiệm và kỹ năng đƣợc giao cho phòng Tổ chức – Hành chính quản lý nhƣng việc đào tạo và nâng cao tay nghề của lực lượng lao động sẽ do Xưởng sản xuất trực tiếp thực hiện, ngoài ra phòng Kế toán – Tài chính phải phối hợp trong việc lập kế hoạch về chi phí đào tạo và thi nâng bậc.
Điểm mới trong bản đồ chiến lƣợc ở đây là sự có mặt của các phòng ban chức năng để làm rõ vai trò, vị trí và mối quan hệ giữa các phòng ban trong việc thực thi các nhiệm vụ chiến lược. Đối với BSC, sự truyền thông và cộng tác, sự tương hiệp và hỗ trợ giữa các đơn vị chức năng có vai trò quan trọng trong việc triển khai chiến lƣợc, giúp cho cán bộ và nhân viên nhận thức đƣợc hệ thống các mục tiêu và nhiệm vụ cần thực hiện. Đối với văn hóa lao động của người Việt, nếu không quy định rõ chức năng nhiệm vụ cụ thể thì sẽ dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm; nếu không làm rõ mối quan hệ cộng tác sẽ dẫn đến hiện tƣợng mạnh ai nấy làm. Do vậy, bản đồ chiến lƣợc ở cấp phòng ban giúp quá trình trao đổi giao tiếp dễ dàng hơn giữa lãnh đạo các phòng ban với với nhau và với nhân viên.
Hình 4.3. Triển khai chiến lƣợc từ cấp công ty xuống cấp phòng ban
Có chín mục tiêu chiến lƣợc ứng với bốn khía cạnh của BSC đƣợc trình bày trong bảng 4.3. Do chiến lƣợc phải đƣợc các nhân viên hiểu thấu đáo và phải đƣợc truyền thông trong Công ty nên từng mục tiêu chiến lƣợc phải đƣợc mô tả rõ ràng về nội dung và ý nghĩa, các phép đo lường dự kiến và các kết quả dự kiến. Mỗi mục tiêu phải có một người đứng đầu chịu trách nhiệm về nó.
Bảng 4.3. Các mục tiêu chiến lƣợc của KHASPEXCO
Khía cạnh Mục tiêu
Tài chính Tăng doanh thu xuất khẩu
Tăng lợi nhuận
Khách hàng Hoàn thành tốt những đơn hàng đa dạng về chủng loại và kích cỡ
Quản lý tốt các mối quan hệ khách hàng
Chất lƣợng SP đạt HACCP tiêu chuẩn ngành thủy sản Quy trình kinh doanh
nội bộ
Kiểm soát tốt lƣợng tồn kho Kiểm soát tốt nguyên liệu đầu vào
Tiết kiệm chi phí
Học hỏi & Phát triển Duy trì tốt lực lƣợng lao động có kinh nghiệm và kỹ năng
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)
Bảng 4.4 minh họa về hình thức trình bày mục tiêu Tăng doanh thu xuất khẩu trong đó thể hiện tất cả các thông tin cơ bản nhƣ tên của mục tiêu, mô tả mục tiêu, các mối quan hệ nhân quả với các mục tiêu khác, các kết quả dự kiến, các phép đo lường dự kiến phải dùng để đo mục tiêu ấy và ai là người chịu trách nhiệm chính.
Các mục tiêu chiến lƣợc còn lại trong bản đồ chiến lƣợc của KHASPEXCO có cấu trúc tương tự và được trình bày trong mục 10.8 - Phụ lục 10.
Bảng 4.4. Mục tiêu Tăng doanh thu xuất khẩu
Mục tiêu chiến lƣợc 1: Tăng doanh thu xuất khẩu Khía cạnh: Tài chính Mô tả: Việc đạt đƣợc một mức doanh thu XK hợp lý phù hợp theo năng lực hiện tại của DN cũng như hoàn cảnh môi trường kinh tế bất ổn như hiện nay, luôn là sự lựa chọn an toàn. Mục tiêu này sẽ giúp hỗ trợ cho sự hoàn thành mục tiêu “Tăng lợi nhuận” trong khía cạnh tài chính.
Kết quả dự kiến:
- Doanh thu sẽ đạt mục tiêu của DN đề ra trong năm.
- Sự gia tăng về doanh thu sẽ giúp cải thiện tình hình lợi nhuận của DN.
Các phép đo dự kiến:
Doanh thu XK theo từng tháng.
Tổng giá trị các đơn đặt hàng theo tháng.
Người chịu trách nhiệm: Trần Thị Tình.
Vai trò (chức vụ): Trưởng phòng kinh doanh.
Điện thoại: (ẩn)
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả)