IV. Xây dựng chế độ phụ cấp lương
1. Căn cứ xây dựng các chế độ phụ cấp lương tại cơ quan, doanh nghiệp
- Các quy định mang tính pháp lý:
Để xây dựng các chế độ phụ cấp lương, cần dựa trên các quy định hiện hành của các văn bản luật và dưới luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Một doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước có thể thực hiện tách phụ cấp lương ra khỏi lương để phục vụ mục tiêu phát triển của mình, song phần lương cơ bản sau khi được tách phải không thấp hơn mức lương tối thiểu quy định áp dụng cho doanh nghiệp đó. Hoặc, nếu người lao động trong doanh nghiệp thuộc đối tượng được hưởng một loại phụ cấp lương nào đó theo qui định của pháp luật lao động, doanh nghiệp nhất thiết phải chi trả phụ cấp này cho người lao động.
Như vậy, khi xây dựng các chế độ tiền lương và phụ cấp lương, nhất thiết phải nghiên cứu các văn bản luật và dưới luật hiện hành, dựa và các quy định của hệ thống các văn bản này làm cơ sở để xây dựng hệ thống lương và phụ cấp lương phù hợp.
- Những yếu tố cần đưa vào tiền lương và phụ cấp.
Khi xây dựng các loại phụ cấp lương đòi hỏi nhà quản lý phải xác định những yếu tố nào cần được tính trong tiền lương và yếu tố nào sẽ đưa vào phụ cấp. Theo nguyên tắc chung, trong xác định tiền lương phải tính đến các yếu tố mức độ phức tạp của công việc; trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề của người lao động; mức độ nặng nhọc - độc hại của nghề, công việc; mức độ tái
sản xuất sức lao động... Tuy nhiên trên thực tế, vì những lý do khác nhau mà khi xác định tiền lương các chuyên gia chưa tính hết được tất cả các yếu tố đó.
Vì vậy, các Nhà quản lý cần liệt kê các yếu tố này, và so sánh với các yếu tố đã được đưa vào lương của doanh nghiệp của mình. Kết quả so sánh sẽ cho phép nhà quản lý xác định:
+ Những yếu tố đã được đưa vào lương;
+ Những yếu tố chưa được đưa vào lương;
+ Những yếu tố đã được đưa vào lương song mức chi trả chưa đủ.
Căn cứ vào các yếu tố trên, sẽ xác định được những yếu tố nào cần được đưa vào phụ cấp lương và những yếu tố nào không cần thiết phải đưa vào phụ cấp, có thể đưa trực tiếp vào lương của người lao động.
- Nguyện vọng và những đề xuất của người lao động:
Đôi khi, việc xác định các chế độ phụ cấp lương có thể xuất phát từ chính các nguyện vọng và đề xuất hợp lý của người lao động. Ví dụ, tại các trường đại học công lập có chế độ phụ cấp ưu đãi theo nghề cho giảng viên. Về nguyên tắc, các trường này không có chế độ phụ cấp ưu đãi theo nghề cho đội ngũ cán bộ quản lý, phục vụ. Song, nếu đội ngũ cán bộ này đề nghị cần xây dựng chế độ phụ cấp ưu đãi cho họ để đảm bảo tính “công bằng” như đối với giảng viên, nhà quản lý thì công đoàn có thể xem xét nguyện vọng này và kiến nghị với cơ quan, doanh nghiệp, người có thẩm quyền.
- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức.
Rõ ràng, phụ cấp lương có thể được sử dụng như là một trong những đòn bẩy kích thích người lao động phấn đấu nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức, giúp tổ chức hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ đặt ra và đi theo đúng định hướng đã định. Theo hướng này, nhà quản lý cần xem xét kỹ các mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, chiến lược phát triển của tổ chức, từ đó chọn các mục tiêu ưu tiên cần khuyến khích. Xuất phát từ các mục tiêu ưu tiên này, có thể lựa chọn các chế độ phụ cấp tương thích.
Ví dụ, một công ty cần khuyến khích nhân viên giỏi máy tính, giỏi khai thác và xử lý thông tin về các khách hàng trên mạng Internet để đạt mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm trong điều kiện hội nhập, có thể đưa ra
chế độ phụ cấp máy tính cho những nhân viên giỏi nghiệp vụ này. Phụ cấp máy tính, với mức đủ hấp dẫn có thể sẽ có tác động khuyến khích nhân viên học thêm về máy tính. Đến khi phần lớn các nhân viên đã giỏi về xử lý, khai thác thông tin về khách hàng trên mạng, có thể điều chỉnh hoặc bãi bỏ chế độ phụ cấp này.
Đôi khi, việc quy định chế độ phụ cấp lương có thể xuất phát từ việc khắc phục các tồn đọng trước mắt, tạo ra phong cách làm việc cần có của doanh nghiệp. Chẳng hạn, để tăng cường ý thức và trách nhiệm trong công việc, có thể xây dựng chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ý thức cho người lao động. Một khách sạn bao giờ cũng đòi hỏi nhân viên luôn tận tâm phục vụ khách hàng, không có một lời kêu ca, phàn nàn nào của khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, khách sạn có thể đưa ra chế độ phụ cấp ý thức và trách nhiệm phục vụ khách hàng để kích thích nhân viên làm việc tốt. Chính nhờ việc đưa ra chế độ phụ cấp lương này có thể góp phần tạo ra phong cách làm việc tận tâm, tận lực vì khách hàng của khách sạn v.v...
- Quan điểm và ý chí của người sử dụng lao động.
Mỗi người sử dụng lao động đều có những quan điểm của riêng mình về cách chi trả lương, phụ cấp lương, về cách điều hành doanh nghiệp và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Họ là nguời quyết định cuối cùng đối với tất cả các vấn đề của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà họ là người sở hữu trong khuôn khổ quy định hiện hành của pháp luật.
Vì vậy, đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước, khi xây dựng hệ thống lương và phụ cấp lương, nhất định phải xuất phát từ quan điểm và ý chí của người sử dụng lao động. Những ý kiến của các nhà quản lý, các chuyên gia về tiền lương và phụ cấp lương chỉ là những ý kiến mang tính chất tư vấn cho người sử dụng lao động.
- Khả năng về tài chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Việc phân tích các căn cứ nêu trên có thể cho phép đưa ra nhiều chế độ phụ cấp lương với các phương án khác nhau về mức phụ cấp. Song các phương án này chỉ có tính khả thi khi có đủ nguồn chi trả.
Vấn đề được đặt ra là cần xác định rõ:
+ Tổng nguồn có thể có để chi trả cho các chế độ phụ cấp lương;
+ Tổng số người trong đơn vị là đối tượng hưởng từng loại phụ cấp dự kiến;
+ Tổng số tiền phải chi trả hàng tháng cho các đối tượng hưởng phụ cấp dự kiến sẽ áp dụng.
Trường hợp nguồn chi trả phụ cấp không đủ, cần lựa chọn một vài chế độ phụ cấp quan trọng nhất để áp dụng. Thực tiễn quản lý cho phép đưa ra nhận xét: nếu đưa ra quá nhiều quy định về phụ cấp, hoặc đưa ra chế độ phụ cấp với mức không đủ khuyến khích, hiệu quả của phụ cấp sẽ không cao.