IV. Xây dựng chế độ phụ cấp lương
2. Quy trình xây dựng các chế độ phụ cấp lương
Để xây dựng chế độ phụ cấp lương trong một cơ quan, doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào loại cơ quan, doanh nghiệp mà có thể có các quy trình khác nhau.
1.1. Đối với các cơ quan Nhà nước thực hiện khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính, các đơn vị sự nghiệp do cấp có thẩm quyền của Nhà nước thành lập thực hiện tự chủ về tài chính.
Quy trình xây dựng các chế độ phụ cấp lương đối với các cơ quan này thường gắn liền với việc xây dựng quy chế trả lương (quy chế chi tiêu nội bộ).
Công việc xác định các chế độ phụ cấp lương bổ sung thường gắn chặt với trách nhiệm của phòng Tổ chức (thường được gọi là phòng Tổ chức lao động - tiền lương, hoặc Tổ chức cán bộ, hoặc Nhân sự...) và phòng Kế toán tài vụ. Các bước xây dựng chế độ phụ cấp như sau:
Bước 1: Xác định loại phụ cấp lương có thể đưa vào áp dụng trong cơ quan, đơn vị:
Bước này bao gồm các công việc:
- Nghiên cứu các quy định hiện hành về chế độ tiền lương và phụ cấp, xác định rõ quyền của cơ quan, doanh nghiệp được quy định trong văn bản của cấp có thẩm quyền trong việc phân phối lại các nguồn tài chính cho người lao động.
- Nghiên cứu các căn cứ xác định phụ cấp lương (được đề cập ở trên) để xác định chế độ phụ cấp lương thích hợp cần bổ sung.
- Khảo sát, nghiên cứu việc quy định các chế độ phụ cấp lương bổ sung của các đơn vị khác. Công việc này đòi hỏi phải lựa chọn những đơn vị bạn có
nhiều nét tương đồng với đơn vị mình nhưng đã quy định một số loại phụ cấp lương ngoài các chế độ quy định của Nhà nước. Qua đó, nghiên cứu lựa chọn loại phụ cấp lương thích hợp cho đơn vị mình.
- Tập hợp các ý kiến đề xuất của người lao động trong đơn vị về vấn đề lương và phụ cấp lương.
- Xin ý kiến Ban lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp; tổ chức công đoàn; các phòng, ban, đơn vị và các chuyên gia về các loại phụ cấp lương dự kiến đưa vào áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổng hợp các kết quả trên, đưa ra danh mục các loại phụ cấp lương và sắp xếp các loại phụ cấp lương theo thứ tự ưu tiên. Đồng thời, xác định rõ số đối tượng hưởng từng loại phụ cấp.
Bước 2: Xác định nguồn trả phụ cấp, lựa chọn loại phụ cấp và mức phụ cấp sẽ áp dụng.
Xác định các nguồn thu của đơn vị: Cần làm rõ các khoản thu ổn định và các khoản thu không ổn định, tổng các khoản thu sẽ sử dụng cho chế độ phụ cấp lương. Những đơn vị thành viên có liên quan trong đơn vị có nhiệm vụ phải tổng hợp và giải trình các khoản thu này.
Xác định quỹ phụ cấp lương mới cho đơn vị: Từ tổng các nguồn thu của đơn vị cân đối và hình thành quỹ phụ cấp lương mới dùng để phân phối cho người lao động.
Căn cứ trên các loại phụ cấp áp dụng tại đơn vị có thể bổ sung số đối tượng hưởng phụ cấp, bổ sung quỹ phụ cấp, đưa ra các phương án bổ sung chế độ phụ cấp lương và mức phụ cấp.
Bước 3: Lấy ý kiến dân chủ về phụ cấp và mức phụ cấp.
Phòng chức năng được giao nhiệm vụ chính trong việc xây dựng chế độ phụ cấp lương bổ sung có trách nhiệm soạn thảo văn bản tham khảo kiến các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp về các chế độ phụ cấp lương bổ sung. Bản thảo sẽ được gửi xuống các đơn vị thành viên để lấy ý kiến người lao động.
Bước 4: Chỉnh sửa, điều chỉnh.
Dựa trên ý kiến đóng góp của người lao động và đại diện của họ (thông qua các cuộc họp), lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp tham khảo ý kiến Ban Chấp
hành Công đoàn và quyết định các loại phụ cấp lương cần bổ sung, mức phụ cấp và đối tượng hưởng phụ cấp.
Bước 5: Ban hành phụ cấp mới và đưa vào áp dụng.
Bước này bao gồm một số công việc sau:
- Phòng chức năng soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp ký ban hành.
- Tổ chức áp dụng thử.
- Điều chỉnh, hoàn chỉnh chế độ phụ cấp bổ sung thông qua Đại hội công nhân viên chức.
- áp dụng chính thức chế độ phụ cấp lương.
1.2. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước Các cơ quan, doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước có quyền quy định hệ thống lương và phụ cấp lương phù hợp với đặc thù và định hướng phát triển của mình. Họ có thể áp dụng hoặc không áp dụng các chế độ phụ cấp lương được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước.
Để xây dựng các chế độ phụ cấp lương đạt hiệu quả mong muốn, nên tiến hành xây dựng quy định về các chế độ phụ cấp lương theo các bước sau:
Bước 1: Khảo sát, nghiên cứu cơ quan, doanh nghiệp.
Mục đích của bước này là tìm hiểu, nghiên cứu định hướng, chiến lược phát triển của cơ quan, doanh nghiệp; hệ thống các chính sách hiện hành; tổ chức công việc, tổ chức sản xuất - kinh doanh và tổ chức bộ máy; thực trạng đội ngũ lao động; chiến lược thâm nhập thị trường; chiến lược phát triển thương hiệu và hội nhập; các đối thủ cạnh tranh; v.v...
Trong bước này cũng cần tìm hiểu ý kiến của người sử dụng lao động và các lãnh đạo chủ chốt về :
- Những mục tiêu và lĩnh vực ưu tiên phát triển của cơ quan doanh nghiệp;
- Những vấn đề mà cơ quan, doanh nghiệp cần tập trung khắc phục;
- Quan điểm chi trả lương và phụ cấp của cơ quan, doanh nghiệp.
- ...
Bước 2: Dự kiến các chế độ phụ cấp lương cần được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp.
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, khảo sát tại cơ quan, doanh nghiệp, kết hợp tham khảo các quy định về phụ cấp lương trong khu vực Nhà nước và kinh nghiệm trả phụ cấp lương của các cơ quan, doanh nghiệp không thuộc sở hữu Nhà nước khác, dự kiến các chế độ phụ cấp lương có thể áp dụng cho cơ quan, doanh nghiệp mình.
Cần gặp và thảo luận với người sử dụng lao động về bản dự kiến các chế độ phụ cấp. Cần trình bầy và thuyết phục người sử dụng lao động về ưu, nhược điểm của từng loại phụ cấp, những lợi ích mà cơ quan, doanh nghiệp sẽ nhận được khi thực hiện chúng. Thống nhất các loại phụ cấp cơ bản với người sử dụng lao động.
Bước 3: Xây dựng phương án trả phụ cấp chi tiết dựa trên những loại phụ cấp đã thống nhất với người sử dụng lao động và tham khảo ý kiến.
Cần xây dựng phương án chi trả phụ cấp chi tiết cho các loại phụ cấp.
Phương án này bao gồm đầy đủ các nội dung: loại phụ cấp, các tiêu chí để được hưởng phụ cấp, quy trình đánh giá để xét phụ cấp, mức phụ cấp, đối tượng được hưởng phụ cấp, cách chi trả phụ cấp, nguồn tiền trả phụ cấp, ưu điểm và nhược điểm của phụ cấp, khả năng làm lợi cho cơ quan, doanh nghiệp nếu áp dụng chế độ phụ cấp...
Trong quá trình xây dựng phương án cho trả phụ cấp cần gặp và làm việc trực tiếp với lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, công ty để lấy ý kiến. Nên gửi tài liệu trước cho những người này để họ có thời gian nghiên cứu.
Bước 4: Tổng hợp tất cả các ý kiến, nghiên cứu, chọn lọc các ý kiến có thể áp dụng.
Trên cơ sở đó, xây dựng bản thảo quy định về các chế độ phụ cấp lương.
Thống nhất những điểm cơ bản của bản thảo với người sử dụng lao động (nếu xét thấy cần thiết hoặc nếu người sử dụng lao động yêu cầu). Gửi dự thảo xuống các đơn vị và Công đoàn để lấy ý kiến (nếu người sử dụng lao động yêu cầu).
Bước 5: Tổng hợp các ý kiến đóng góp.
Nếu các ý kiến trái ngược nhau quá nhiều, cần tổ chức cuộc họp để thống nhất ý kiến. Sau đó chỉnh sửa quy định dựa trên những ý kiến đã đóng góp và trình người sử dụng lao động về bản quy định đã sửa đổi.
Bước 6: Tổ chức áp dụng thử.
Thời gian áp dụng thử nên từ 3 - 6 tháng. Sau quá trình áp dụng thử, cần tập hợp ý kiến phản hồi về những nhược điểm của quy định và chỉnh sửa quy định về phụ cấp lương.
Bước 7: Ban hành quy định về các chế độ phụ cấp lương.
Quy định sẽ được ký ban hành khi toàn cơ quan, doanh nghiệp về cơ bản đã thống nhất với nội dung của quy định.