Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MARKETING
II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MARKETING MIX CỦA
3.2. Áp dụng hệ thống mạng phân phối html
Hiện nay, hệ thống phân phối của Yamaha đã phủ khắp các tỉnh thành trong cả nước nhưng khả năng kiểm soát hoạt động cũng như số lượng hàng hoá được phân phối chưa chuyên nghiệp và kịp thời. Giám đốc khu vực thường kiểm soát hoạt động phân phối bằng điện thoại và đi thực tế là chủ yếu. Các thông tin giữa giám đốc khu vực và đại lí, các cửa hàng bán lẻ và thủ kho của công ty chỉ trao đổi nhanh thông qua điện thoại thì thường rất bất tiện và không đưa ra được đủ
các thông tin cần thiết một cách cập nhật. Báo cáo của các giám đốc bán hàng và giám đốc từng khu vực chủ yếu thông qua mạng Internet hoặc thông qua các cuộc họp nên tính cập nhật chưa cao và khó có thể phản ánh ngay được những biến động của thị trường.
Do vậy mà như trong phần thực trạng đã nêu, có nhiều khi các đại lí hoặc các cửa hàng bán lẻ thiếu hàng, cháy hàng. Nếu thực sự cầu về hàng hoá rất lớn thì các đại lí và các cửa hàng bán lẻ có thể tự ý nâng giá cao hơn, thậm chí hơn cả vài triệu đồng mà vẫn có khách hàng mua, điều này sẽ gây thiệt thòi cho khách hàng và làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp. Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lí phân phối thông qua mạng html( Tiếng Anh là HyperText Markup Language, tức là ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản, là ngôn ngữ đánh dấu sinh ra để thiết kế trang web, các mẩu thông tin được trình bày trên World Wide Web). Đây là một chương trình tự động, kết nối các đối tượng có liên quan trong hệ thống phân phối của công ty với nhau gần như ngay lập tức. Chương trình tự động này có cấu tạo như một trang web nội bộ của công ty nhưng có thêm khả năng tính toán và tổng hợp các số liệu.
Hình 14: Sơ đồ hệ thống quản lí phân phối tự động
1
1 2 2
2 2
5 5 5 5 5
3 3
3 3
4 4
3
4 4
Chương trình tự động
Đại lí Đại lí
Nhà bán lẻ
Giám đốc bán hàng
Thủ kho
Bộ phận sản xuất
Bộ phận mua hàng Kế hoạch Kế toán Nhà quản trị
Ta có thể mô tả hoạt động hệ thống quản lí này như sau: Đầu tiên là các sản phẩm phải được mã hoá. Ta có thể dùng số khung là một phần của mã số sản phẩm. Các đại lí và các cửa hàng bán lẻ cũng đều phải có mã số riêng. Tất cả các đối tượng liên quan như đại lí, giám đốc khu vực, thủ kho… sẽ được lập một username, một password, một chữ kí điện tử. Dựa vào các thông tin này, khi đăng nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ chỉ cho phép các đối tượng biết thông tin cần cho vấn đề của mình mà không biết được thông tin của các đối tượng khác.
●Bước 1, 2: Khi bán được sản phẩm, các nhân viên của đại lí hoặc của hàng bán lẻ phải đăng nhập vào trang quản lí tự động và nhập thông tin( bao gồm mã số sản phẩm, giá, phương tiện thanh toán) vào hệ thống này bằng máy tính tại nơi đó bằng tay hoặc máy quét sản phẩm. Các đại lí phải nhập thông tin là đã chuyển tiền bán hàng vào tài khoản chưa.
● Bước 3: Hệ thống lập tức sẽ lập bảng thống kê công nợ, số lượng hàng đã bán của từng đại lí, số hàng còn lại của từng đại lí và tổng số, phương thức thanh toán. Đồng thời cũng sẽ thống kê lượng tiền hàng đã được chuyển vào tài khoản của công ty. Nếu các đối thủ kho, bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng … truy cập vào trang thì các thông tin trong hệ thống sẽ được mã hoá và gửi đến từng đối tượng.
● Bước 4: Khi bộ phận kế hoạch có được thông tin thì họ sẽ phân tích các số liệu, xem xét các biến động của tình hình cung cầu theo khu vực và theo thời gian. Sau đó, bộ phận này sẽ ra quyết định hoặc điều chỉnh các quyết định.
Chương trình tự động sẽ tự thống kê các kết quả theo từng bộ phận và gửi đến cho từng bộ phận đó. Các kết quả này bao gồm việc giao hàng cho đại lí nào, số lượng bao nhiêu, thủ kho sẽ xuất tổng bao nhiêu, dự trữ bao nhiêu, bộ phận sản xuất phải có kế hoạch sản xuất thêm bao nhiêu và bộ phận mua hàng phải mua thêm bao nhiêu nguyên vật liệu và nhập thêm bao nhiêu linh kiện…
● Bước 5: khi các bộ phận hoàn thành công việc thì sẽ lại nhập số liệu vào hệ thống quản lí tự động đó( như sản xuất ra bao nhiêu, đã xuất kho bao nhiêu, từng đại lí sau khi nhận hàng có bao nhiêu…)
● Bước 6: Cuối cùng hệ thống sẽ luôn cập nhật và gửi các số liệu tổng kết cho nhà quản trị và bộ phận kế toán để có các quyết định là nên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh như thế nào để đẩy mạnh cầu khi lượng hàng bán ra không đạt yêu cầu hoặc chiến lược về giá và sản phẩm như thế nào khi lượng bán ra vượt quá khả năng cung của công ty tại thời điểm đó.
Tất cả các tác động về thị trường, về tác động của các biện pháp hỗ trợ và xúc tiến kinh doanh và các tác động khác lên doanh số sẽ phản ánh ngay trên bảng thống kê phân phối của hệ thống.
Nếu công ty xây dựng được hệ thống quản lí như thế này thì các thông tin về thị trường và các biến động cung cầu dù là nhỏ nhất đều được cập nhật và phân tích để có thể điều chỉnh các quyết định marketing mix nói riêng và các kế hoạch kinh doanh nói chung một cách kịp thời và có cơ sở khoa học. Ngoài ra, công ty còn tiết kiệm được khoản chi phí cho việc đi lại giám sát của các giám đốc khu vực, làm tăng hiệu quả cho hoạt động quản lí của doanh nghiệp. Hệ thống này có thể do bộ phận phụ trách công nghệ thông tin của công ty đảm nhiệm hoặc kết hợp với những công ty chuyên về lĩnh vực này cùng hợp tác.
4.Xúc tiến thương mại