CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ
2.2. Tuyển Dụng Lao Động Như Thế Nào?
2.2.3. Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Viên
2.2.3.2. Xác Định Và Phân Tích Nội Dung Công Việc
Xác định và phân tích nội dung công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ, các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc trong một tổ chức tạo nên kết quả có được những nhiệm vụ chung, cụ thể và trách nhiệm của công việc, nờu rừ những điều kiện cụ thể hoặc những điều kiện đặc biệt để thực hiện cụng việc, phải nờu rừ được kết quả tối thiểu phải đạt được, phải nờu được những kỹ năng, sự hiểu biết, kinh nghiệm và những yếu tố cần thiết để cho những người đảm nhận công việc thực hiện công việc đó một cách tốt nhất. Để xác định nội dung công việc, có thể căn cứ vào phiếu mô tả công việc của nhân viên đã nghỉ việc. Phiếu mô tả công việc cho thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc và một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện.
Dưới đây là sơ đồ phân tích công việc:
Kế hoạch hoá nguyên vật liệu
Phiếu mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các nhiệm vụ cụ thể và các điều kiện làm việc và những khía cạnh khác trong công việc phải hồn thành.
Phiếu mô tả kỹ thuật: Là các văn bản mô tả về kiến thức kỹ thuật và kiến thức thực hành, các kỹ năng cần thiết và phẩm chất của ứng viên.
Tác dụng của việc phân tích công việc: + Mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khoẻ của con người nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải phân tích lại công việc để loại trừ.
+ Việc phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc chỉ ra loại nhân công nào cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả, các nhà quản trị nhân lực sẽ sử
Các nhiệm vụ
cụ thể Trách nhiệm cụ
thể Điều kiện công việc cụ
thể
Phát triển công
việc Phiếu mô tả kỹ
thuật
Trả lương Phiếu tiêu chuẩn
công việc Phiếu mô tả công
việc
Kiến thức
kỹ thuật Các kỹ năng cần thiết
và phẩm chất Kỹ thuật thực
hành
Tuyển dụng nhân sự Đào tạo và phát triển Phân tích nội dung công việc
Đánh giá nhân viên
dụng thông tin này để lập kế hoạch nguồn nhân lực để tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Việc phõn tớch cụng việùc cũn chỉ ra được những nội dung cần đào tạo và phỏt triển nguồn nhân lực cũng như định giá công việc làm cơ sở cho việc xác định mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
+ Với mức hiệu quả tối thiểu, đó là thông tin, là cơ sở để đánh giá thành tích, kết quả của người lao động.
a. Nội Dung Của Phân Tích Công Việc:
Thông tin về công việc cụ thể.
Thông tin về quy trình công nghệ có liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm: Cần có thông tin về nguyên vật liệu chính, phụ, yêu cầu về tiêu chuẩn, chất lượng, thông tin liên quan đến máy móc, thiết bị chính, phụ, dụng cụ cần thiết để biến đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm, tài liệu, bản vẽ có liên quan.
Tiêu chuẩn chi tiết: Sự chuẩn mực về định mức sản lượng, thời gian, phục vụ hồn thành công việc được giao.
Điều kiện lao động, trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ năng, ngoại ngữ, kinh nghiệm..
b. Quy Trình Phân Tích Công Việc:
Bao gồm các giai đoạn:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị phân tích:
- Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc.
- Bước 2: Xắp xếp các thông tin có liên quan.
- Bước 3: Lựa chọn những người thực hiện tiêu biểu.
Giai đoạn 2: Tiến hành phân tích công việc:
- Bước 5: Thẩm định thông tin phân tích.
Giai đoạn 3: Kết quả phân tích:
- Bước 6: Viết các tài liệu về công việc.
Nói tóm lại, công việc quan trọng nhất khi xác định nội dung công việc là việc tổng hợp được thông tin và xây dựng được phiếu mô tả công việc mới. Dưới đây là ví dụ về phiếu mô tả công việc của vị trí đại diện bán hàng:
Phiếu mô tả công việc Ngày cập nhật:
Cuối:29/9/2004 Thực hiện
bởi: Kiểm tra bởi: Tên công việc:
Đại diện bán hàng
Bộ phận:
Kinh doanh
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Tóm tắt công việc: Chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động bán hàng trong khu vực hoặc các khách hàng được giao. Đảm bảo chất lượng và sự đồng nhất của sản phẩm và dịch vụ.
Các nhiệm vụ chủ yếu:
1. Giới thiệu và bán sản phẩm và dịch vụ của công ty cho khách hàng hiện tại và tiềm năng.
2. Lập kế hoạch để xác định các mục tiêu cụ thể và dự kiến số lượng khách hàng sẽ tiếp xúc.
3. Xác định các khách hàng tiềm năng, tiếp xúc với các khách hàng này cũng như các khách hàng được giao khác.
4. Chuẩn bị thuyết trình, chào hàng và các hợp đồng bán hàng.
5. Xây dựng và bảo vệ các công cụ hỗ trợ bán hàng.
6. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với các khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng.
7. Quản lý dịch vụ khỏch hàng thụng qua cỏc kỳ kiểm tra chất lượng và theo dừi.
8. Nhận ra và giải quyết các vấn đề cần quan tâm.
9. Chuẩn bị các báo cáo định kỳ.
10. Báo cáo các cơ hội về sản phẩm mới, các phản hồi từ khách hàng hay các thông tin thị trường thu thập được thông qua các hoạt động trên địa bàn cho những người phù hợp.
11. Phối hợp với nhân viên của công ty để thực hiện các công việc cần thiết nhằm hồn thiện việc bán hàng.
12. Xây dựng và thực hiện các hoạt động bán hàng đặc biệt để giảm tồn kho.
13. Các nhiệm vụ được phân công khác.
Các nhiệm vụ thứ yếu:
1. Tham gia vào các hoạt động tiếp thị chẳng hạn như các hội nghị, triển lãm thương mại.
2. Theo dừi thu hồi cụng nợ.
3. Huấn luyện nhân viên bán hàng mới.
Cỏc mối quan hệù:
Cấp nhận báo cáo: Giám đốc bán hàng.
Cấp giám sát: Không Các yêu cầu:
1. Có khả năng đọc, viết, và các kỹ năng tính tốn cơ bản.
2. Có khả năng thuyết phục và gây ảnh hưởng đối với người khác.
3. Có khả năng xây dựng và thực hiện các bài thuyết trình.
4. Có kỹ năng giao tiếp và làm việc với người khác tốt.
5. Hiểu về quảng cỏo và cỏc kỹ thuõùt thỳc đẩy bỏn hàng.
6. Tác phong chuyên nghiệp và có thể gây ấn tượng tốt trước công chúng.
7. Sẵn sàng làm việc theo thời gian linh hoạt, chấp nhận đi công tác dài ngày.