Cần thơng báo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức. Chúng ta cĩ thể gửi thư mời nhận việc hoặc mời ứng viên đến gặp trực tiếp để đưa ra đề nghị. Thư mời nhận việc nên bắt đầu bằng lời chúc mừng thể hiện niềm vui của doanh nghiệp về mối quan hệ mới này. Nội dung thư cần thể hiện rõ các điều kiện làm việc (tiền lương, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gian thử việc, các phúc lợi).
Nếu cần phải thương thuyết với ứng viên về các điều kiện làm việc thì chúng ta nên mời ứng viên đến gặp trực tiếp. Khi đĩ cần xác định rõ các điều kiện tối đa (tiền lương và phúc lợi) đối với vị trí cần tuyển.
Khi ứng viên trúng tuyển đã chấp nhận đề nghị làm việc, và doanh nghiệp đã thoả thuận được ngày họ đã bắt đầu làm việc, hãy gửi thư thơng báo cho những ứng viên khơng được chọn. Hầu hết mọi người đều muốn được hồi âm, bằng cách này hay cách khác.
Các ứng viên tiềm năng cũng là một đối tượng cơng chúng của doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp cần thiết lập mối qua hệ tốt với họ. Rất nhiều doanh nghiệp lờ đi khơng thơng báo cho những ứng viên khơng được chọn, điều này cĩ thể làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Tất cả các cơng ty chuyên nghiệp rất coi trọng việc này.
Thư từ chối thường cĩ những lời giải thích vì sao ứng viên khơng được chọn một cách lịch sự và cĩ lời động viên ứng viên. Thư từ chối các ứng viên bị loại từ những vịng tuyển chọn đầu cĩ thể theo một mẫu chuẩn. Thư từ chối các ứng viên đã lọt vào vịng tuyển chọn cuối nên cĩ tính cá nhân hơn.
e3. Cập Nhật Dữ Liệu Ứng Viên.
Để tạo thuận lợi cho việc tuyển dụng, doanh nghiệp nên xây dựng một dữ liệu ứng viên. Dữ liệu ứng viên thường được hình thành từ nguồn ứng viên tự do- Những người nộp hồ sơ khi doanh nghiệp chưa cĩ nhu cầu và các ứng viên khơng được chọn từ các lần tuyển dụng trước.
Doanh nghiệp nên chọn ra các ứng viên tốt, những người mà chúng ta cho rằng họ là phù hợp với các vị trí khác trong doanh nghiệp, để đưa vào dữ liệu ứng viên, và cần xin phép ứng viên khi làm việc này.
e4. Chuẩn Bị Hợp Đồng Lao Động.
Cần đảm bảo các nội dung ghi trong hợp đồng khơng trái với quy định của luật lao động. Nếu cần thiết cĩ thể sử dụng một văn bản kèm theo hợp đồng lao động để thể hiện chi tiết hơn về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên.
Để đảm bảo thủ tục quản lý của doanh nghiệp, cần lập hồ sơ cho nhân viên mới. Tuỳ theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, hồ sơ cĩ thể bao gồm:
Lý lịch.
Kết quả các bài kiểm tra, phỏng vấn. Các bằng cấp và chứng chỉ đào tạo. Các tài liệu chứng minh thơng tin khác.
2.2.5. Giúp Đỡ Nhân Viên Mới.
Hướng dẫn một thành viên mới tham gia vào doanh nghiệp là một việc làm quan trọng. Khơng giống như người ta vẫn nghĩ và làm trong thực tế nĩ khơng đơn giản chỉ là giới thiệu với nhân viên mới về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp trong ngày làm việc đầu tiên rồi sau đĩ bỏ mặc cho họ tự xoay xở.
2.2.5.1. Hướng Dẫn Hội Nhập.