CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH CễNG TY CỔ PHẦN MAY 19_ BỘ QUỐC PHềNG
4.4. Quá Tình Tuyển Dụng Nhân Sự Tại Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần May 19_
4.4.3. Trình Tự Của Quá Trình Tuyển Dụng Trong Chi Nhánh Công Ty
Trong khi chi nhánh công ty thiếu người thì bộ phận nhân sự có trách nhiệm thông báo tuyển dụng. Trước khi tuyển dụn, nhà quản trị xem xét thiếu người ở bộ phận nào rồi từ đó đối chiếu yêu cầu với bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết tiêu chuần công việc để xem tuyển dụng từ nguồn nào và bằng phương pháp gì. Thông thường chi nhỏnh cụng ty thường tuyển dụng nhõn sự đăùc biệt là nhõn viờn văn phũng theo những trình tự sau:
Xem xét hồ sơ xin việc.
Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc, mẫu đơn công ty soạn thảo. Phòng nhân sự sẽ xem xét, đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với yêu cầu của công ty hay không.
Một mẫu đơn do chi nhánh công ty soạn thảo với nội dung cô đọng và ngắn gọn nên trong quá trình xem xét sẽ tiết kiệm được thời gian để lựa chọn ứng viên và khám phá ra những ứng viên thực sự có trình độ và năng lực để đảm nhận vị trí đang tuyển dụng. Những thông tin mà ứng viên điền vào khoảng trống được đối chiếu, so sánh với bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn chi tiết công việc để xem các tiêu chuẩn ứng viên có phù hợp với yêu cầu của công ty hay không. Nếu thấy đạt yêu cầu thì thực hiện các bước kế tiếp, nếu không đạt thì loại ngay từ đầu.
Công ty chỉ nghiên cứu kỹ lý lịch, đơn xin việc… để xem trình độ học vấn, trình độ chuyên môn hay kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, giới tính… của từng ứng viên để nhằm tuyển chọn đúng người vào đúng việc.
Trắc nghiệm
Mục đích của trắc nghiệm: Chi nhánh công ty sử dụng phương pháp trắc nghiệm với mục đích là tuyển dụng người thích hợp với công việc được giao nên đã đạt được kết quả sau:
+ Giảm bớt được nhiều chi phí về huấn luyện vì biết được năng khiếu của họ, công ty chỉ việc phát triển khả năng đó lên chứ không phải huấn luyện người mà ta không biết họ có năng khiếu gì.
+ Giảm thiểu được những rủi ro trong kinh doanh do khả năng yếu kém của nhân viên.
+ Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên.
+ Nhân viên được thăng thưởng một cách hợp lý.
+ Nhân viên được giao cho công việc đúng khả năng.
+ Giảm bớt được tình trạng nhân viên tự ý nghỉ việc hoặc thôi việc do không thích hợp với công việc.
Các loại trắc nghiệm mà công ty thường áp dụng.
Hiện nay chi nhánh của công ty thường sử dụng nhiều loại trắc nghiệm sau đây để tuyển dụng ứng viên. Đó là:
+ Trắc nghiệm tâm lý: chi nhánh công ty đề ra loại trắc nghiệm này là vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển chọn, sắp xếp cũng như thuyên chuyển nhân viên. Loại trắc nghiệm này sẽ giúp cho nhà quản trị biết được ứng viên đó có tinh thần tập thể hay không, có hồ đồng với mọi người hay không, thái độ ứng xử của ứng viên như thế nào? để chọn được ứng viên phù hợp.
+ Trắc nghiệm tính cách: chi nhánh công ty cho rằng tính cách của người quản lý cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thực hiện công việc. Vì với tính cách bảo thủ, độc đốn không đề cao tính tập thể… thì khó mà lãnh đạo thành công được.
+ Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng chuyên môn: Nhằm biết được năng khiếu và khả năng chuyên môn nghiệp vụ của ứng viên ở mức độ nào mà tuyển chọn cho phù hợp.
+ Trắc nghiệm khả năng vận dụng đầu óc vào cơ bắp: Trắc nghiệm này nhằm thăm dò sức khoẻ, sự phối hợp giữa tinh thần và sự khéo léo của tay chân. Chi nhánh công ty dùng loại trắc nghiệm này để tuyển chọn những ứng viên làm ở khâu ủi, cắt.
+ Trắc nghiệm sở thích về nghề nghiệp.
Chi nhánh công ty thường sử dụng loại trắc nghiệm này để tuyển dụng nhân sự.
Vì trắc nghiệm sở thích sẽ biết được ứng viên đến với doanh nghiệp là thực sự thích làm công việc đó và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay chỉ là phương pháp tạm thời, hoặc bất đắc dĩ mới làm công việc này.
Các loại trắc nghiệm chuyên môn: Công ty rất chú trọng đến loại trắc nghiệm này để chọn nhân viên hoặc công nhân. Do vậy công tác tuyển chọn trong công ty luôn đạt hiệu quả, chính xác và chọn được đúng người vào đúng việc.
+ Các phương pháp trắc nghiệm: Chi nhánh công ty thường đưa ra ba phương pháp sau:
+ Bút vấn trắc nghiệm: Hình thức này yêu cầu ứng viên trả lời những câu hỏi trong bài kiểm tra do chi nhánh công ty soạn thảo. Nhằm thăm dò cá tính, năng lực và phẩm chất của ứng viên.
+ Khẩu vấn trắc nghiệm: Bộ phận tuyển dụng đặt ra những câu hỏi và yêu cầu ứng viên trả lời một cách trực tiếp. Với phương pháp này người phỏng vấn có thể nhận xét và đánh giá chính xác thái độ, phong cách và một phần hiểu được cá tính của ứng viên. Nhưng cách này phụ thuộc rất nhiều vào bản thân mỗi phỏng vấn viên nếu phỏng vấn viên có ấn tượng tốt về ứng viên thì nhận xét và đánh giá cao hơn những ứng viên khác, mang tính chủ quan.
+ Trắc nghiệm bằng máy móc, máy vi tính, hình vẽ và dụng cụ liên hệ: Thông thường loại trắc nghiệm này chỉ dành cho những ứng viên làm công việc như một người kỹ sư cơ khí. Bộ phận tuyển dụng sẽ cho trắc nghiệm trên máy móc như hỏi về các bộ phận, cấu tạo, chức năng của máy móc, hoặc bằng cách khác là đưa ra cac hình vẽ cấu tạo chi tiết của một số loại máy phục vụ cho sản xuất tại chi nhánh và từ đó yêu cầu ứng viên nhìn lên hình vẽ để trả lời các câu hỏi mà phỏng vấn viên đưa ra..
Từ các phương pháp trắc nghiệm đã đem lại cho công ty nhiều lợi điểm như sau:
+ Tiên đốn ứng viên có thể thành công trong công việc tới mức độ nào.
+ Khám phá được những khả năng hay tài năng đặc biệt của ứng viên mà đôi lúc ứng viên không hề hay biết.
Kết quả chính xác hơn phương pháp phỏng vấn vì sẽ giới hạn phần nào thành kiến hay khuynh hướng của người phỏng vấn.
+ Giúp cho công ty tìm được các sắc thái, đặc điểm về cá tính cũng như năng khiếu tiềm ẩn của từng ứng viên.
+ Giúp tìm ra những ứng viên có những đặc điểm giống nhau hoặc khoảng cách của họ không quá xa để xếp họ làm việc chung một lĩnh vực. Chính việc sắp xếp này là cơ hội cho việc phát triển nhanh các mối quan hệ giữa những đồng nghiệp và hình thành nguyên tắc làm việc theo nhóm sẽ làm tăng hiệu quả của công việc.
Phỏng vấn sơ bộ:
+ Sau khi các hồ sơ được xem xét sơ bộ và ứng viên đã đạt từ cuộc thi trắc nghiệm, công ty sẽ thông báo cho các ứng viên được chọn để tham dự các giai đoạn chọn lựa kế tiếp. Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc với chi nhánh của công ty một cách chính thức. Vì vậy các tiếp viên trong chi nhánh công ty luôn luôn nhiệt tình, cởi mở, tạo ra bầu không khí thoải mái cho ứng viên trước khi bắt đầu vào cuộc phỏng vấn.
+ Đây là giai đoạn chọn sơ bộ để loại các ứng viên không đủ yêu cầu. Sau khi phỏng vấn về cá tính và phẩm chất đạo đức, người phỏng vấn hỏi ứng viên một số câu hỏi về chuyên môn một cách tổng quát, nếu không đạt thì có thể loại bỏ ngay.
+ Hiện tại, phỏng vấn là phương pháp thông dụng nhất mà chi nhánh thường áp dụng trong các kỳ tuyển dụng.
+ Tại chi nhánh công ty còn thực hiện hình thức phỏng vấn theo mẫu, tức là hình thức phỏng vấn có sử dụng bảng câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên.
Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc. Tiêu chuẩn của ứng viên cần có được các nhà quản trị tập hợp sát với yêu cầu của công việc tại chi nhánh và phải phù hợp với năng lực và con người của ứng viên. Ví dụ như chi nhánh cần tuyển một công nhân làm việc ở khâu ủi thì nhất thiết phải là người có sức khoẻ, khả năng chịu đựng sức nóng từ bàn là hơi nước toả ra, đôi tay cần phải khéo léo và dẻo dai, khả năng đứng lâu trong nhiều giờ liền. Nếu chúng ta chọn những người sức khoẻ yếu, hay thường bị chóng mặt khi đứng lâu một chỗ.. thì tất nhiên sẽ không chịu đựng và làm việc lâu dài cùng góp sức đưa chi nhánh phát triển và cạnh tranh cùng với những doanh nghiệp khác được.
Khi ứng viên đạt yêu cầu thì có nghĩa là ứng viên đã vượt qua được bước khó khăn nhất. Chỉ cần người phỏng vấn kiểm tra lại hồ sơ, lý lịch , xác minh điều tra, khám sức khẻo một lần nữa tại công ty là có thể ra quyết định tuyển chọn.
Quá trình tuyển chọn tại chi nhánh rút gọn lại chỉ còn 5 bước:
- Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn. Ở bước này phỏng vấn viên trong chi nhánh thường thực hiện các công việc sau:
+ Xem xét lại công việc, nghiên cuứu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cụng việc để hiểu rừ những yờu cầu, đặc điểm của cụng việc một lần nữa để cú thể hình dung ra mẫu nhân viên lý tưởng đủ khả năng thực hiện công việc.
+ Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên và ghi lại những sở trường và những mặt còn hạn chế của ứng viên để chuẩn bị làm sáng tỏ khi tiến hành phỏng vấn.
+ Xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên biết trước ít nhất một tuần về cuộc phỏng vấn sắp tới.
- Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn. Ở đây, câu hỏi phỏng vấn được chia thành 3 loại:
+ Câu hỏi chung: Là những câu hỏi chung được sử dụng nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, khả năng hồ đồng và khả năng làm việc theo nhóm... của ứng viên. Loại câu hỏi phỏng vấn này được sử dụng để phỏng vấn ứng viên cho nhiều loại công việc khác nhau trong chi nhánh. Ví dụ:
Ví dụ 1: Anh (chị ) có hồn thành công việc thường xuyên đúng thời hạn và với chất lượng tốt không?
Vídụ 2: Anh (chị) có thể làm công việc gì cho công ty chúng tôi?
Ví dụ 3: Hãy kể cho chúng tôi nghe về những nơi anh (chị) đã làm việc, tên công việc, thời gian đã làm, nội dung và vị trí mà trước kia anh ( chị) đã từng làm.
+ Câu hỏi đặc trưng cho từng loại công việc: Mỗi loại công việc thường có một số yêu cầu đặc biệt hơn so với các công việc khác. Các câu hỏi đặc trưng cho từng công việc sẽ giúp cho hội đồng phỏng vấn xác định được năng lực sở trường và thực sự với một ứng viên có những năng lực như vậy có khả năng thực hiện công việc ở vị trí đang tuyển hay không. Ví dụ đối với công nhân may:
Ví dụ 1: anh (chị) đã biết may công nghiệp chưa? Và anh (chị) đã may được bao lâu rồi?
Ví dụ 2: anh (chị) muốn mức lương là bao nhiêu?
Vídu 3: anh (chị) xin vào công ty chúng tôi làm công việc gì?
+ Câu hỏi riêng biệt: Sau khi nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, phỏng vấn viên sẽ đặt một số câu hỏi riêng biệt liên quan đến những sở trường, hạn chế, những diểm đặc biệt trong cuộc đời nghề nghiệp hoặc đặc điểm cá nhân của ứng viên. Do đó các ứng viên khác nhau đều phải trả lời những câu hỏi khác nhau.
Ví dụ 1: Anh (chị) thích làm ở khâu may, cắt, hay hồn thành?
Ví dụ 2: Theo anh (chị) công việc may có yêu cầu đòi hỏi gì?
Ví dụ 3: Anh (chị) đã từng làm trong công ty nào? Và đã làm việc được bao lâu? Vì sao anh chị không làm ở đó nữa mà lại xin việc trong công ty chúng tôi?
Ví dụ 4: Mức lương khởi đầu và mức lương hiện nay của anh (chị) ở công ty cũ là bao nhiêu?
Ví dụ 5: Anh (chị) thích làm việc theo hợp đồng hay làm việc lâu dài cho công ty chúng tôi?
Ví dụ 6: Anh chị muốn làm việc ngay hay không?
- Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời.
+ Mỗi câu hỏi phỏng vấn, phỏng vấn viên đều dự đốn các phương án trả lời và họ xác định những câu trả lời như thế nào sẽ được đánh giá tốt, khá, trung bình, yếu và kém hoặc theo thang điểm mười. Thông thường các nhà lãnh đạo cao nhất sẽ đánh giá các câu trả lời theo những thang điểm khác nhau theo ý kiến bản thân của họ. Do đó, phỏng vấn viên trong chi nhánh thường tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo để đánh giá các câu trả lời của ứng viên.
- Bước 4: Tiến hành thực hiện phỏng vấn.
Tất cả các thành viên của hội đồng phỏng vấn đã có sự thống nhất về bảng câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn. Một thành viên trong hội đồng phỏng vấn sẽ giới thiệu tóm tắt về ứng viên với các thành viên khác. Để giúp cho các ứng viên không bị hồi hộp, mất tự tin trong quá trình phỏng
vấn, hội đồng phỏng vấn nói chuyện thân mật với ứng viên trong lúc đầu. Trong khi phỏng vấn, phỏng vấn viên hỏi hết các câu trả lời rồi sau đó để dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Hội đồng phỏng vấn kết thúc phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thông báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm và cách thức gặp gỡ tiếp xúc trong lần sau. Sau khi phỏng vấn hết các ứng viên trong ngày, các thành viên của hội đồng phỏng vấn sẽ thận trọng xem xét và điểm đánh giá đối với từng thành viên.
Xác minh điều tra:
Sau khi phỏng vấn xong, phỏng vấn viên sẽ thực hiện xác minh điều tra, đây là quỏ trỡnh làm sỏng tỏ thờm những điều chưa rừ đối với những ứng viờn cú triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên. Xác minh điều tra ngồi xác định về sự thật có như ứng viên trình bày hay không còn nhằm biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên… để chọn người phù hợp cho các chức vụ mà chi nhánh công ty cần tuyển.
Khám sức khoẻ: Khám sức khoẻ cho ứng viên là điều quan trọng mà mỗi công ty cần phải thực hiện. Vì cho dù ứng viên có trình độ, có kinh nghiệm, có giỏi như thế nào mà không có sức khoẻ thì cũng khôngthể làm việc và gắn bó lâu dài cùng công ty được. Ngồi ra khi nhận những người không đủ sức khoẻ làm việc có thể sẽ gây nhiều những rắc rối cho chi nhánh. Như vậy, đối với các ứng viên đã lọt vào các trình tự trên mà sức khoẻ tốt thì công ty sẽ tuyển dụng vào làm.
Chính thức tuyển dụng: Khi đã đạt được yêu cầu thì chi nhánh công ty sẽ tuyển dụng họ vào làm như một nhân viên chính thức, được các thành viên trong chi nhánh chỉ dẫn cách thức làm việc vì lúc đầu mới bước vào công ty, các ứng viên còn bỡ ngỡ.