CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ
2.2. Tuyển Dụng Lao Động Như Thế Nào?
2.2.5. Giúp Đỡ Nhân Viên Mới
2.2.5.3. Thực Hiện Chương Trình Hướng Dẫn Hội Nhập
Người ta thường hay cho rằng bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới. Thực ra, một chương rình hướng dẫn hội nhập hiệu quả nên có sự phối hợp của bộ phận nhân sự và bộ phận tiếp nhận nhân viên mới.
Cách tổ chức hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới này sẽ tuỳ theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Chương trình có thể chỉ đơn giản là đưa cho nhân viên mới một cuốn cẩm nang nhân viên để họ nghiên cứu và trả lời khi có thắc mắc hoặc có thể là một tuần huấn luyện liên tục.
a. Trước Khi Nhân Viên Mới Đến.
Những việc cần làm trước khi nhân viên mới đến:
Thông báo cho những người có liên quan:
Liên lạc với nhân viên mới : Báo cho nhân viên mới biết họ cần có mặt lúc nào, gửi xe ở đâu, khi đến thì hỏi ai, ăn mặc như thế nào?
Báo cho nhân viên tiếp tân biết tên của nhân viên mới, ngày họ bắt đầu làm việc, họ sẽ trình diện với ai, và cách liên lạc với người tuyển dụng.
Chuẩn bị thủ tục hành chính( bao gồm lên danh sách bảng lương, bổ sung thêm vào danh sách điện thoại, bố trí chỗ ngồi…
Nếu phù hợp, đề nghị bộ phận kỹ thuật cung cấp các phần cứng và phần mềm cần thiết, cho mật khẩu để vào mạng nội bộâ(nếu có)…
Báo cho bộ phận bảo vệ biết.
Thu xếp nơi làm việc.
Kiểm tra xem nơi làm việc của nhân viên mới đã sẵn sàng chưa.
Đảm bảo tủ, kệ và các công cụ cần thiết đã được chuẩn bị.
Đảm bảo tất cả các thiết bị đã có và được lắp đặt đúng.
Đảm bảo thẻ gửi xe, thẻ ra vào đã có sẵn.
Nếu là người quản lý trực tiếp của nhân viên đó, cần chuẩn bị những việc sau:
Xắp xếp lịch làm việc và đảm bảo rằng sẽ có thời gian cho nhân viên mới trong tuần làm việc đầu tiên.
Xác định nhiệm vụ chính của nhân viên mới và đảm bảo rằng bản mô tả công việc được cập nhật đúng.
Xây dựng kế hoạch huấn luyện: Xác định những chương trình đào tạo cơ bản để nhân viên mới có thể làm việc tốt.
Chỉ định một người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn và giải thích cho nhân viên mới hiểu được chính xác vai trò của mình. Có thể dán thông báo về người mới trên bảng thông tin nội bộ.
b. Vào Ngày Nhân Viên Mới Đến.
Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới có ý nghĩa rất đặc biệt đối với họ, vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng cơ hội này để chào mừng nhân viên mới và gửi đi thông điệp “Nhân viên là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp” và nhấn mạnh “doanh nghiệp kỳ vọng nhiều ở thành viên mới”.
Tiếp đó là phần hướng dẫn làm quen. Có thể chúng ta sẽ cung cấp rất nhiều thông tin cho nhân viên mới và điều này có thể khiến cho không khí của ngày đầu tiên trở nên nặng nề và buồn tẻ. Vì vậy phần hướng dẫn làm quen không nên quá rườm rà.
Ngoại trừ một số thụng tin quan trọng cần phải giải thớch rừ ràng, cú thể cung cấp tài liệu cho nhân viên mới nghiên cứu. Chúng ta có thể mời một số nhân viên là những người mới đến trước đó không lâu để cùng chia sẻ kinh nghiệm của bản thân họ trong bước làm quen với doanh nghiệp. Giới thiệu về doanh nghiệp nên kết thúc bằng một cuộc viếng thăm tồn bộ khuôn viên doanh nghiệp. Đó sẽ là một cơ hội quý giá để nhân viên mới quan sát hoạt động của doanh nghiệp và chứng kiến môi trường làm việc cũng như văn hố doanh nghiệp.
Cuối cùng là phần hội nhập. Đây thường là nhiệm vụ của người quản lý trực tiếp, và nó không chỉ giới hạn trong ngày làm việc đầu tiên mà là một quá trình tiếp diễn. Việc trước tiên chúng ta nên làm là giới thiệu nhân viên mới với người đồng nghiệp được chỉ định để giúp đỡ nhân viên mới đó.
c. Tuần Làm Việc Đầu Tiên.
Đa số mọi người không thể làm việc tốt trong tuần đầu tiên hoặc trong một thời gian nhất định khi bắt đầu công việc. Nhưng có một số việc chúng ta có thể làm để nhân viên mới có thể học nhanh hơn:
Xác định nhu cầu đào tạo ngay.
Giới thiệu các hoạt động của bộ phận hiện tại, các mục tiêu mà bộ phận hướng tới, các khách nàng của bộ phận.
Giải thích vai rò của mỗi thành viên cũng như các mối quan hệ công việc trong bộ phận.
Thảo luận với nhân viên mới về các chuẩn mực công việc, phân công nhiệm vụ cụ thể và nờu rừ cỏc kết quả cần đạt. Chỉ cho nhõn viờn mới thấy chuyờn mụn hay những kinh nghiệm của họ có thể hỗ trợ công việc như thế nào. Khuyến khích nhân viên mới làm chủ công việc nhưng cũng nhấn mạnh rằng họ sẽ được hỗ trợ để hồn thành nhiệm vụ.
Thoả thuận về mục tiêu công việc cho một kỳ đánh giá trong vòng 2 hoặc 3 tháng. Thảo luận về kế hoạch đánh giá hiệu quả làm việc; hiệu quả làm việc sẽ được đánh giá như thế nào, bao nhiêu lâu xem xét hiệu quả một lần…
d. Thời kỳ tiếp theo.
Trước khi nhân viên mới hồn tồn hồ nhập được với doanh nghiệp, chúng ta cần tiếp tục hỗ trợ họ bằng cách:
Thường xuyên để mắt đến xem nhân viên mới làm việc như thế nào và phản hồi một cách kịp thời.
Khuyến khích nhân viên mới chia sẻ những khó khăn hay những vướng mắc mà họ gặp phải.
Thảo luận một cách thẳng thắn và cởi mở những vấn đề mà nhân viên mới gặp phải và đề nghị khắc phục.
Không đánh giá thấp cách nhìn mới của nhân viên mới. Mà chúng ta nên khuyến khích và luôn lắng nghe những ý kiến, nhận xét của họ.
e. Những Người Mới Ra Trường.
Những người mới ra trường sẽ cần nhiều sự giúp đỡ hơn trong một số vấn đề.
Họ xứng đáng được quan tâm một cách đặc biệt bởi vì họ chưa có kinh nghiệm làm việc và thường cảm thấy khó khăn để hồ nhập. Để làm giảm thiểu những khó khăn cho những người mới ra trường, chúng ta có thể:
Giải thích các quy định về an tồn và về các quy định khác kỹ hơn và tỏ ra thông cảm khi phải trả lời nhưng câu hỏi ngây thơ;
Cố gắng giao cho họ những công việc đa dạng và thú vị, để những nhân viên trẻ có cơ hội phát triển các kỹ năng cần thiết;
Ngăn ngừa bất kỳ ý định nào của các thành viên khác để lợi dụng tình thế non nớt, chưa chín chắn của nhân viên mới ra trường.
Nhận xét: Tuyển dụng đúng người và giúp cho nhân viên nhanh chóng thích nghi với công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực của người làm công tác tuyển dụng và nhà quản lý đồng thời cũng tiêu tốn nhiều nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp. Tất cả công sức và tiền của đó sẽ trở thành lãng phí nếu nhân viên mới được tuyển không làm việc lâu dài với doanh nghiệp. Vì vậy, giữ chân nhân viên cũng chính là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả tuyển dụng.