- Kiểm tốn viên và cơng ty kiểm tốn phải giữ bí mật và đảm bảo an tồn về hồ sơ kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy định riêng của tổ chức hành nghề kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm tốn, khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét hoặc sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc cơng ty kiểm tốn hoặc theo quy định của Nhà nước hoặc tổ chức nghề nghiệp. Tuỳ những trường hợp cụ thể, kiểm toán viên được phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong hồ sơ kiểm tốn của mình cho khách hàng tuỳ trường hợp cụ thể do Giám đốc công ty kiểm toán quyết định. Trong mọi trường hợp, tài liệu làm việc của kiểm tốn viên khơng thể thay thế chứng từ kế tốn, báo cáo tài chính của khách hàng.
- Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề, quy định của pháp luật về bảo quản và lưu trữ hồ sơ, và yêu cầu riêng của cơng ty kiểm tốn.
2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.2.1 Khái niệm 2.2.1 Khái niệm
Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế tốn thích hợp, kết hợp với nhiều quy chế kiểm sốt nội bộ khác để mở rộng quy mô kinh doanh và loại hình kinh doanh là trách nhiệm của các nhà quản lý doanh nghiệp. Một phương diện quan trọng thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý là cung cấp cho các cổ đơng (hoặc Chính phủ) một sự đảm bảo thích hợp rằng, cơng việc kinh doanh được kiểm sốt thích đáng. đồng thời, bộ phận quản lý cịn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đơng, Chính phủ và những người đầu tư (ngân hàng, chủ đầu tư, người liên doanh…) những thơng tin tài chính trên cơ sở hợp thức. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để bộ phận quản lý thực thi bổn phận ấy.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị có thể định nghĩa như là tồn bộ các chính sách, các bước kiểm sốt và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị. các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành có hiệu quả và thích hợp hay khơng.
Mục đích của hệ thống kiểm sốt trong việc quản lý là:
- Điều khiển và quản lý một cách có hiệu quả các hoạt động của đơn vị.
- Phát hiện kịp thời các vấn đề khó khăn nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
- Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lợi dụng và sử dụng sai mục đích.
2.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
Trong q trình kiểm tốn, kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, phải nghiên cứu, đánh giá sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên định dựa và để xác định nội dung, thời gian và phạm vi của các phương pháp kiểm tốn cần thực thi. Mục đích của kiểm tốn viên trong việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết lập độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ, để xác định nội dung, thời gian, phạm vi của các bước kiểm toán cơ bản.
Trong khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần nhận thức các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm toán nội bộ gồm: Mơi trường kiểm sốt chung, hệ thống kế tốn, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát.