2.2.3. Phân tích thực trạng hoạt động tạo động lực bằng các biện pháp kích
2.2.4.1. Tạo động lực thơng qua phân tích cơng việc rõ ràng làm cơ sở bố trí
trí hợp lý lao động
Ban lãnh đạo TCT đã có quan tâm đến cơng tác phân tích cơng việc, TCT đã tiến hành xây dựng và ban hành Quy định tiêu chuẩn chức danh công việc cho CBCNV trong TCT. Văn bản này nhằm quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận chức năng và các chức danh cơng việc trong q trình tác nghiệp nhằm tránh sự chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận; giúp các CBCNV hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của mình. Hệ thống tiêu chuẩn các chức danh cơng việc đuợc xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các Phịng/ban/đơn vị, tình hình sản xuất kinh doanh và mơ hình tổ chức hiện tại của TCT.
Bảng 2.17: Tiêu chuẩn chức danh công việc đối với Chuyên viên tổng hợp và quản lý danh mục đầu tư (2 nhóm 1,2)
TT Nội dung Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 1 Nhiệm vụ 1.Thu thập thông tin, thống
kê, lưu trữ tư liệu, số liệu, cơ sở dữ liệu về công tác tổng hợp, quản lý, giám sát đầu tư. 2. Tổng hợp báo cáo công tác đầu tư, giám sát đầu tư, phân tích đánh giá hiệu quả của các dự án đang được triển
1.Đầu mối tổ chức thu thập thông tin, thống kê, lưu trữ tư liệu, số liệu, cơ sở dữ liệu về công tác giám sát và tổng hợp đầu tư.
2. Chủ trì tổng hợp báo cáo công tác đầu tư, giám sát đầu tư, phân tích đánh giá hiệu
khai đầu tư.
3. Tham gia quản lý, theo dõi, tổng hợp công tác đầu tư của các đơn vị có vốn góp của Tổng cơng ty.
quả của các dự án đang được triển khai đầu tư đồng thời đưa ra những kiến nghị, đề xuất trong công tác báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư. 3. Chủ trì quản lý, theo dõi, tổng hợp công tác đầu tư của các đơn vị có vốn góp của Tổng cơng ty.
4. Chủ trì trong việc xem xét và đề xuất hướng xử lý các vấn đề liên quan nảy sinh trong quá trình theo dõi quản lý giám sát đầu tư.
5. Tham mưu cho lãnh đạo TCT về cơ cấu danh mục đầu tư, cơ cấu vốn dự án.
2 Trình độ chun mơn
Đại học chuyên ngành kinh tế, xây dựng, thủy lợi, bách khoa
Đại học chuyên ngành kinh tế, xây dựng, thủy lợi, bách khoa
3 Kỹ năng /hiểu biết 1.Chứng chỉ đấu thầu 2.Chứng chỉ QLDA 3.Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng ( Word, Excel, Project..) 4. Tiếng anh trình độ B 1.Chứng chỉ đấu thầu 2.Chứng chỉ QLDA 3.Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng ( Word, Excel, Project..)
4. Tiếng anh TOEIC 450 trở lên hoặc tương đương
4 Kinh nghiệm
02 năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực phụ trách
05 năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực phụ trách
( Nguồn: Trích Quy định tiêu chuẩn chức danh công việc của TCT ĐLDKVN)
Các chức danh công việc được phân chia thành từ 1 đến 3 nhóm tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của cơng việc trên ngun tắc cơng việc của nhóm cao hơn có mức độ phức tạp hơn, nhóm cao phải thực hiện được nhiệm vụ của nhóm thấp hơn. Nội dung bản tiêu chuẩn của mỗi chức danh công việc gồm: các nhiệm vụ chính của các chức danh, các yêu cầu về trình độ chun mơn, kỹ năng, hiểu biết và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm chức danh công việc. Như vậy, “Quy định tiêu chuẩn chức danh” đang đuợc áp dụng tại TCT có nội dung chính là hai văn bản trong hoạt động phân tích cơng việc: bản mơ tả cơng việc và bản yêu cầu đối với người THCV. Trong quy định tiêu chuẩn chức danh cơng việc có quy định nhiệm
vụ và tiêu chuẩn chung được áp dụng cho tất cả các nhóm chức danh như chuyên viên, kỹ sư và các nhiệm vụ, tiêu chuẩn riêng cho mỗi chức danh công việc cụ thể.
Hoạt động phân tích cơng việc thời gian gần đây đã được TCT đặc biệt quan tâm, TCT đã xây dựng được hệ thống Tiêu chuẩn chức danh công việc (ban hành tháng 08/2010) quy định nhiệm vụ, chức năng của từng chức danh; yêu cầu đối với người đảm nhiệm chức danh. Đây là cơ sở phục vụ cho cơng tác tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo đúng người đúng việc, là cơ sở cho hoạt động đào tạo... Tuy nhiên hoạt động phân tích cơng việc của TCT vẫn cịn một số tồn tại sau:
Việc thực hiện phân tích cơng việc đã được tiến hành cho mỗi chức danh cơng việc cụ thể, tuy nhiên cịn được thực hiện một cách sơ sài. Ở mỗi chức danh, bản tiêu chuẩn chức danh mới chỉ nêu được một số nhiệm vụ chính cuả người lao động mà chưa nêu ra được tương ứng với mỗi nhiệm vụ chính họ có những nhiệm vụ cụ thể gì; các điều kiện làm việc, những máy móc, thiết bị, cơng cụ nào được sử dụng; trách nhiệm của người lao động ...Trong mô tả công việc của người lao động, bản tiêu chuẩn chức danh cơng việc cũng chưa có quy định về mối quan hệ trong công việc, sự phối kết hợp trong THCV để nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các cá nhân, các bộ phận hướng tới thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Về yêu cầu đối với người THCV, qua ví dụ ở bảng 2.17 cho thấy các yêu cầu này nội dung khá đơn giản, chưa chi tiết cụ thể. Các yêu cầu chủ yếu quan tâm đến bằng cấp, chứng chỉ của người lao động mà chưa quan tâm nhiều đến năng lực, kỹ năng, phẩm chất cần thiết của họ để đảm nhận chức danh công việc. Đối với 2 nhóm chức danh nhóm 1 và 2 có tính chất, mức độ phức tạp cơng việc khác nhau nhưng yêu cầu đối với người THCV chỉ phân biệt dựa trên sự khác nhau về số năm kinh nghiệm (2 và 5 năm). Điều này chưa hợp lý vì có thể người lao động có thâm niên chưa chắc đã là người lao động có nhiều kinh nghiệm và năng lực tốt.
Hoạt động phân tích cơng việc chưa cho kết quả là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với mỗi chức danh. Đây là cơ sở chính cho đánh giá thực hiện công việc, hoạch định đào tạo, tuyển dụng… Chính vì chưa có bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc cụ thể nên việc đánh giá THCV tại TCT
chỉ được dựa trên những tiêu chí chung chung, khơng mang tính định lượng, điều này ảnh hưởng đến tính chính xác của hệ thống đánh giá.
Bảng 2.18: Đánh giá của người lao động về yếu tố thuộc cơng việc
Đơn vị tính: số phiếu,%
Mức độ Chỉ tiêu
Mức độ hài lòng với các yếu tố
1 2 3 4 5 Tổng Mức TB
Nhiệm vụ, trách nhiệm được phân định cụ thể, rõ ràng, hợp lý
5 23 11 62 19 120 3.55
4.2 19.2 9.1 51.7 15.8 100% Công việc thú vị, thử thách 10 35 12 53 10 120 3.15
8.3% 29.2% 10% 44.2% 8.3% 100% Hiểu rõ nhiệm vụ, yêu cầu công việc 5 8 9 34 64 120 4.2
4.2% 6.6% 7.5% 36.7% 45% 100% Khối lượng công việc hợp lý 9 17 16 44 34 120 3.64
7.5% 14.2% 13.3% 36.7% 28.3% 100% Mức độ căng thẳng trong công
việc là chấp nhận được 7.5% 22.5% 14.2% 27.5% 28.3% 100%9 27 17 33 34 120 3.46 Cân bằng giữa cuộc sống cá nhân
và công việc
8 12 15 61 24 120 3.67
6.7% 10% 12.5% 50.8% 20% 100% Làm đúng vị trí yêu thích 14 37 15 38 16 120 3.04
11.7% 30.8% 12.5% 31.7% 13.3% 100% Phù hợp với khả năng, sở trường 17 41 12 38 12 120 2.89
14.2% 34.2% 10% 31.6% 10% 100% Hài lịng với vị trí cơng việc hiện tại 9 31 13 55 12 120 3.25
7.5% 25.8% 10.8% 45.8% 10% 100%
(Nguồn: Kết quả phiếu khảo sát về động lực lao động của người lao động tại TCT) Qua kết quả ở bảng 2.18 cho thấy người lao động khá hài lịng về cơng việc đang đảm nhận với mức đánh giá trung bình 3.25; có tới 45.8% số người được hỏi trả lời “tương đối hài lòng” với vị trí cơng việc hiện tại, 10% trả lời “hồn tồn hài lịng”. Bên cạnh đó tỷ lệ số người “khơng hài lịng” vẫn cịn 25.8%. Trong đó, các yếu tố được người lao động đánh giá mức độ hài lòng cao là: người lao động hiểu rõ nhiệm vụ, u cầu cơng việc với điểm trung bình cao nhất (mean = 4.02); có thể cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc (mean = 3.67); khối lượng cơng việc hợp lý (mean = 3.64). Về tính thú vị, thử thách của cơng việc có tới 29.2% số người
được hỏi “khơng hài lịng” và 8.3% “hồn tồn khơng hài lịng”, 22.5% thì cho rằng “ khơng hài lịng” với mức độ căng thẳng của công việc, công việc mang quá nhiều áp lực cho họ. Qua đánh giá của người lao động có thể nhận thấy, TCT đã có nhiều cố gắng trong phân tích cơng việc, phân cơng nhiệm vụ rõ ràng để người lao động hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của mình trong cơng việc.
Bảng 2.19: Mức độ hài lịng với vị trí cơng việc hiện tại phân theo chức danh
Đơn vị:% Mức độ Chỉ tiêu Mức độ hài lòng 1 2 3 4 5 Tổng Điểm TB Lãnh đạo công ty 0% 0% 40% 20% 40% 100% 4.0 Lãnh đạo phịng/ban 0% 20% 10% 50% 20% 100% 3.7
LĐ chun mơn nghiệp vụ 61.5% 27.7% 9.2% 47.6% 9.2% 100% 3.26
Công nhân 12,5% 27.5% 10% 45% 5% 100% 2.92
(Nguồn: Kết quả phiếu khảo sát về động lực lao động của người lao động tại TCT)
Qua bảng 2.19 có thể thấy mức độ hài lịng về cơng việc đang đảm nhận có sự khác biết giữa các chức danh, chức danh lãnh đạo cơng ty có mức độ hài lịng cao nhất với 60% trả lời tương đối hài lịng và rất hài lịng; khơng có tỷ lệ chọn mức 1 và 2. Chức danh cơng việc càng thấp thì mức độ hài lịng càng giảm, có tới 40% tỷ lệ cơng nhân được hỏi cảm thấy khơng hài lịng với các yếu tố thuộc cơng việc. Lí do chủ yếu do họ khơng hài lịng với các yếu tố “cơng việc thú vị, thử thách” (61.1% tỷ lệ được hỏi lựa chọn mức 1 và 2) và “khơng được làm đúng vị trí mình u thích” (57.2%). Đối với chức danh lãnh đạo cơng ty và lãnh đạo phịng ban, yếu tố có mức điểm trung bình mức độ hài lịng thấp nhất là “cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc” (với mean tương ứng là 2.83 và 2.95) và “mức độ căng thẳng trong công việc” ( mean = 2.91 và 3.01. Đa số cho rằng cơng việc có nhiều áp lực và chiếm quá nhiều thời gian của họ để có thể cân bằng giữa gia đình và cơng việc.
Biểu đồ 2.3: Tỷ lệ bố trí lao động phù hợp với chuyên ngành đào tạo
Bên cạnh cơng tác phân tích cơng việc cũng cần phải quan tâm đến cơng tác bố trí sử dụng lao động. Bố trí và sử dụng lao động hợp lý là việc mà TCT rất coi trọng. Tuy nhiên, thực tế bố trí lao động của TCT hiện nay vẫn cịn một số vị trí được bố trí chưa phù hợp với chun mơn mà người lao động đã được đào tạo. Ví dụ như bộ phận làm nhân sự có những nhân viên có chun mơn kế tốn. Qua tổng hợp kết quả khảo sát dựa trên điều tra bằng bảng hỏi về tình hình bố trí lao động tại TCT đã thu được kết quả có 11% số người được hỏi trả lời rằng họ được bố trí cơng việc khơng đúng với chuyên ngành được đào tạo. Điều này sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của người lao động. Bên cạnh đó, qua bảng 2.18 cũng cho thấy yếu tố “công việc phù hợp với khả năng, sở trường” được người lao động đánh giá có mức điểm trung bình thấp nhất (mean= 2.89); có tới 34.2% số người được hỏi cho rằng công việc không phù hợp với khả năng, sở trường của họ; 30.8% cho rằng họ khơng được làm đúng vị trí cơng việc mình u thích. Được làm cơng việc u thích, đúng với khả năng, sở trường sẽ là yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động, tạo cho họ cơ hội phát huy hết năng lực của bản thân. Chính vì thế TCT nên lưu ý hơn tới vấn đề bố trí lao động phù hợp trong tổ chức, ngồi bố trí đúng người đúng việc cịn cần quan tâm đến các yếu tố sở thích, năng lực sở trường của người lao động.