lao động tại Tổng Cơng ty Điện Lực Dầu Khí Việt Nam
3.2.1. Thiết lập mục tiêu làm việc hiệu quả cho nhân viên để giúp họ hoàn thành tốt nhất cơng việc của mình thành tốt nhất cơng việc của mình
Thiết lập mục tiêu có tác dụng rõ ràng trong việc tạo động lực cho người lao động, nâng cao tính tự chủ của họ vì rõ ràng họ được tham gia trực tiếp trong việc tạo ra mục tiêu cho chính mình. Chính họ là người quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Phương pháp này cũng giúp cho người lao động hiểu rõ hơn những mục tiêu, chiến lược của tổ chức, giúp họ nhận thấy mình cũng là một mắt xíc quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược chung. Từ đó tăng sự gắn bó của người lao động với tổ chức. Tại TCT, hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên chưa được coi trọng. Nhân viên khá mơ hồ về mục tiêu, chiến lược của tổ chức; khơng có mục tiêu làm việc rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân. Để hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên đạt hiệu quả có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Trước hết, cần nâng cao nhận thức của các cấp Lãnh đạo về tầm quan trọng của hoạt động thiết lập mục tiêu tới động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này thì các cấp lãnh đạo mới đầu tư
thời gian, nguồn lực cho việc áp dụng và thực hiện biện pháp tạo động lực bằng cách thiết lập mục tiêu hiệu quả cho từng cá nhân người lao động.
TCT cần tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng thiết lập mục tiêu cho các cấp quản lý từ trưởng phòng/ban/ phân xưởng trở lên. Các cấp quản lý cần được cung cấp những kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết về thiết lập mục tiêu để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Việc tiến hành đào tạo có thể liên kết với các cơ sở đào tạo hiện đang hợp tác với TCT như Trường doanh nhân Peace, trung tâm đào tạo Sông đà Kinh bắc... hoặc mở lớp tại cơng ty mời chun gia bên ngồi về giảng dạy.
Cần triển khai các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của TCT đến từng người lao động. Trong các cuộc họp hàng tháng, quý, năm, Lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm phổ biến, giải thích mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh của TCT và đơn vị mình phụ trách đến từng người lao động. Đảm bảo người lao động hiểu rõ về các mục tiêu, kế hoạch và cam kết cùng thực hiện mục tiêu chung.
Lãnh đạo trực tiếp sẽ là người cùng nhân viên thiết lập mục tiêu làm việc. Cần quy định rõ trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp là người có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc. Quản lý trực tiếp cũng là người hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch đi kèm để thực hiện mục tiêu, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.
Cần thu hút người lao động tham gia vào quá trình đặt mục tiêu; để nhân viên tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Dựa trên mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu mà nhân viên thiết lập người quản lý cần thảo luận, trao đổi lại với nhân viên để có sự điều chỉnh và thống nhất cần thiết các mục tiêu đã định. Các nhân viên chính là người hiểu được mình có khả năng đạt được mục tiêu đó hay khơng. Vì vậy trong q trình xây dựng mục tiêu cho nhân viên cần phải bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhân viên.
Đánh giá, khen thưởng mục tiêu làm việc của nhân viên: Người quản ký trực tiếp cần đánh giá và ghi nhận kết quả hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Coi việc
hoàn thành mục tiêu là một trong số các tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc. Có các phần thưởng xứng đáng khi nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Các lưu ý về yêu cầu đối với mục tiêu được đưa ra:
Mục tiêu của cá nhân, các bộ phận phải phù hợp và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Sau khi mục tiêu công ty được thiết lập và phổ biến, đến lượt các bộ phận, phòng ban chức năng thiết lập mục tiêu cho mình, và cấp quản lý bộ phận, phịng ban sẽ chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu này. Tiếp tục đến các đơn vị nhỏ hơn như tổ, nhóm… Cuối cùng là mục tiêu của từng Cá nhân trong tổ, nhóm…
Sơ đồ 3.1: Sự phù hợp trong hệ thống mục tiêu từ trên xuống
Mục tiêu được thiết lập phải ln đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường được, khả thi, và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích được nhân viên nỗ lực đạt được mục tiêu.
Từ bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên người quản lý sẽ xác định được các nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện, các
Mục tiêu chiến lược Mục tiêu phòng B Mục tiêu phòng A Mục tiêu cá nhân Mục tiêu cá nhân Mục tiêu cá nhân Cấp tổ chức Cấp phịng ban Cấp cá nhân
thơng tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp người quản lý có cơ sở xác định kết quả cơng việc cần đạt được (về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ). Việc hoàn thiện các văn bản phân tích cơng việc, làm rõ các nhiệm vụ cụ thể của người lao động, xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng cho các chức danh công việc sẽ là căn cứ để thiết lập mục tiêu làm việc cụ thể, phù hợp cho nhân viên.
Ví dụ: Dựa vào bản mơ tả cơng việc của nhân viên quản trị văn phịng sau khi hồn thiện (bảng 3.1), người quản lý sẽ xác định các nhiệm vụ cụ thể nhân viên này cần thực hiện, chức danh chun viên quản trị văn phịng có một nhiệm vụ cụ thể là “lập kế hoạch chi phí văn phịng cho cơ quan TCT hàng Quý”, một trong những tiêu chuẩn đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ này quy định trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là kế hoạch được xây dựng “đảm bảo tính tiết kiệm”, báo cáo đảm bảo “đúng thời hạn”. Căn cứ vào thơng tin từ các văn bản phân tích cơng việc, người quản lý sẽ đề ra các mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên gắn với nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Trong trường hợp này, một mục tiêu công việc đặt ra cho nhân viên Quản Trị văn phịng trong tháng 12/2011 có thể là: “Tiết kiệm chi phí văn phịng 15% so với tháng trước” và “Lập kế hoạch chi phí Văn phịng cơ quan Tổng cơng ty QuýI/2012 báo cáo trước 15/12”.
Các mục tiêu công việc cần được gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ưu tiên của các mục tiêu.
Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của người lao động (áp dụng phương pháp đánh giá THCV theo mục tiêu được học viên đề xuất trong phần giải pháp hoàn thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc).
Bảng 3.1: Bản mô tả cơng việc nhân viên quản trị văn phịng
Nhiệm vụ
chính Nhiệm vụ cụ thể
2.1 Quản lý chi phí văn phịng cho cơ quan TCT
1. Lập kế hoạch chi phí văn phịng cơ quan TCT hàng tháng/quý/năm. 2. Kết hợp cùng bộ phận kế toán mua
sắm, cung ứng các trang thiết bị văn phòng theo kế hoạch của cơ quan. 3. Phối hợp với các cá nhân theo dõi
tình hình sử dụng các công cụ, dụng cụ, trang thiết bị văn phòng tại cơ quan TCT
4. Phối hợp với ban Kinh tế kế hoạch rà sốt kế hoạch chi phí Văn phịng các đơn vị thành viên liên quan.
1. Kế hoạch được xây dựng sát với nhu cầu thực tế, đảm bảo tiết kiệm và đáp ứng được nhu cầu
2. Các báo cáo đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đúng thể thức.
3. Công tác mua sắm, quản lý được thực hiện theo đúng quy định 4. Khơng để xẩy ra tình trạng thất thoát, nhầm lẫn trong mua sắm, sử dụng 2.2 Quản lý phòng
họp 1. Thống kê, sắp xếp lịch sử dụng phòng họp cho các đơn vị theo chương trình cơng tác.
2. Tiếp nhận và xử lý thơng tin đăng ký phòng họp của các bộ phận 3. Lên lịch điều phối, phân bổ sử
dụng phòng họp cho các bộ phận 4. Phát giấy mời 5. Bố trí phịng họp 6. Báo phục vụ họp 7. Trang trí, khánh tiết 8. Mở sổ theo dõi họp 1. Đảm bảo các phòng họp được sử dụng hiệu quả 2. Không chồng chéo, gián đoạn cho các cuộc họp 3. Đảm bảo đúng quy định về thứ tự ưu tiên trong bố trí sử dụng phịng họp 4. Khơng có ý kiến phàn nàn bằng văn bản liên quan đến quá trình thực hiện nhiệm vụ 2.3 Thực hiện việc làm danh thiếp, chức danh, biển hiệu, in lịch và thiếp chúc mừng cho TCT
1. Tổng hợp nhu cầu làm danh thiếp, chức danh, biển hiệu, lịch và thiếp chúc mừng của các bộ phận cơ quan TCT
2. Đầu mối làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn để triển khai kí kết, thực hiện các hợp đồng 1. Đảm bảo đúng số lượng theo kế hoạch, đúng thể thức quy định 2. Hoàn thành đúng thời hạn được giao
2.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phịng giao
Ví dụ về mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên Quản Trị văn phòng trong tháng 12/2011 như sau:
Bảng 3.2: Mục tiêu của nhân viên quản trị văn phòng
Họ và tên: Nguyễn Thị Như Lan Đơn vị: Văn phòng TCT Chức vụ: Chuyên viên quản trị văn phòng
Các mục tiêu trong tháng 12/2011
Mục tiêu Trọng số
1. Tiết kiệm chi phí văn phịng 15% so với tháng trước
2. Lập kế hoạch chi phí Văn phòng cơ quan Tổng công ty QuýI/2012 báo cáo trước 15/12.
3. Chuẩn bị phòng họp đúng theo yêu cầu được quy định cho “Họp tổng kết năm” ngày 30/12
4. In 1000 lịch tết cho Tổng Cơng ty hồn thành trước 10/12
3 2 2 1
3.2.2. Hồn thiện các giải pháp kích thích tài chính
3.2.2.1. Hồn thiện chính sách trả lương gắn với kết quả thực hiện cơng việc việc
Để hồn thiện hệ thống tiền lương hướng đến mục tiêu công bằng trong trả lương và để tiền lương thực sự trở thành công cụ quản trị hữu hiệu và là địn bẩy kích thích năng suất lao động, học viên xin đề xuất, khuyến nghị một số giải pháp để TCT tham khảo trong quá trình cải tiến tiền lương.
Một là, phổ biến và giải thích rõ cho người lao động hiểu về qui chế trả
lương đang áp dụng của cơng ty, cách tính tốn lương, xếp hệ số lương chức danh... để người lao động hiểu rõ về mức lương mà họ nhận, thấy được sự công bằng khi so sánh với thu nhập của những người lao động khác trong cơng ty. Qua phân tích thực trạng ở chương 2 cho thấy, cịn một bộ phận khá lớn người lao động chưa hiểu rõ về quy chế trả lương, đặc biệt là đối với chức danh lao động chuyên môn nghiệp vụ và công nhân. TCT cần tiến hành phổ biến quy chế trả lương đến từng người lao động để người lao động thấy rõ sự minh bạch trong chính sách tiền lương, mối liên hệ giữa kết quả THCV với tiền lương nhận được.
Hai là, Làm rõ các nguyên tắc xếp bậc lương, nguyên tắc xếp bậc lương hiện
như đã phân tích ở chương 2 đối với cán bộ quản lý việc xếp bậc lương chức danh chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào thời gian giữ chức vụ. Đối với xếp lương chức danh cho chuyên viên dựa vào chức danh người lao động đảm nhận được phân chia làm 3 nhóm theo mức độ phức tạp cơng việc nhưng do bản mơ tả cơng việc cịn sơ sài, các u cầu đối với chuyên viên thuộc 3 nhóm 1, 2, 3 cũng chỉ khác nhau chủ yếu về số năm kinh nghiệm làm việc và bằng cấp. Việc xếp lương chức danh theo quy định của TCT dẫn đến việc người lao động càng làm lâu năm thì mức lương càng cao, mức lương không phụ thuộc nhiều vào năng lực, sự cố gắng của người lao động, do đó chưa thúc đẩy người lao động nỗ lực làm việc. TCT nên điều chỉnh nguyên tắc xếp bậc lương không chỉ dựa vào thâm niên, bằng cấp mà còn phải gắn với yếu tố đánh giá năng lực người lao động, kết quả hồn thành cơng việc trong thực tế.
Ba là, Xây dựng cơ chế đánh giá kết quả thực hiện công việc, gắn tiền lương
với hiệu quả, năng suất và chất lượng. Hiện tại, việc đánh giá THCV của công ty
được thực hiện rất đơn giản, mang tính hình thức, chưa phản ánh chính xác đóng góp của người lao động. Do đó, tiền lương của TCT tuy ở mức cao nhưng chưa phản ánh mức độ đóng góp khác nhau cuả người lao động. Với việc hồn thiện bản
mơ tả cơng việc rõ ràng, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá THCV đầy đủ, định lượng, thành tích của mỗi nhân viên cần được theo dõi, đánh giá tồn diện khơng chỉ ở kết quả cơng việc hồn thành mà cịn đánh giá ở năng lực, hành vi và thái độ trong q trình làm việc. Theo đó, thăng tiến tiền lương sẽ gắn liền với kết quả đánh giá và năng lực thể hiện trong thực tế của từng nhân viên. ( Biện pháp hồn thiện hệ thống đánh gía THCV sẽ phân tích ở phần sau).
Bốn là, điều chỉnh lại hệ số đánh giá để tiền lương thực sự gắn với kết quả
thực hiện công việc của người lao động.
Hiện tại, TCT đang áp dụng các mức sau:
Loại A: Hồn thành tốt cơng việc Hệ số: hđg = 1.1 Loại B: Hồn thành cơng việc Hệ số: hđg = 1.0 Loại C: Chưa hồn thành cơng việc Hệ số: hđg = 0.9
Như vậy, sự chênh lệch về tiền lương sẽ là không lớn giữa các kết quả xếp loại đánh giá. Để tiền lương phản ánh chính xác đóng góp của người lao động, gắn tiền lương với mức độ hồn thành cơng việc học viên đề xuất điều chỉnh mức hệ số đánh giá như sau ( cùng với đề xuất về giải pháp phân loại kết quả đánh giá THCV thành 5 mức):
Hồn thành Xuất sắc cơng việc: 95 đến 100 điểm Hệ số: hđg = 1.4 Hồn thành tốt cơng việc: 90 đến 95 điểm Hệ số: hđg = 1.2 Hồn thành cơng việc 70 đến 90 điểm Hệ số: hđg = 1.0 Chưa hồn thành cơng việc : 50 đến 70 điểm Hệ số: hđg = 0.8 Không xếp loại : Dưới 50 điểm ( Không hưởng lương)
Năm là, Xem xét chính sách tiền lương có tính đến sự biến động của chỉ số
giá cả trên thị trường để ấn định mức lương, điều chỉnh lương theo mức lạm phát. Hoặc TCT sẽ có các hỗ trợ đối với người lao động để giảm bớt khó khăn cho người lao động.
Định kỳ 6 tháng hoặc một năm, TCT nên tiến hành tổng hợp ý kiến, đánh giá tình hình thực hiện và điều chỉnh, bổ sung tiền lương cho phù hợp…
3.2.2.2. Xây dựng hệ thống khen thưởng và hệ thống phúc lợi hấp dẫn
Về công tác khen thưởng
Khen thưởng là một biện pháp tạo động lực cho người lao động có hiệu quả, khen thưởng chính xác, cơng bằng giúp kích thích người lao động tăng năng suất lao động, có nhiều sáng tạo, sáng kiến cải tiến trong quá trình làm việc. Để
nâng cao tác dụng kích thích của hoạt động khen thưởng TCT cần thực hiện một số biện pháp sau:
Đa dạng hóa các hình thức khen thưởng: Hiện tại, hình thức khen thưởng
được áp dụng tại TCT chủ yếu là thưởng bằng tiền mặt, TCT nên đa dạng hóa các hình thức khen thưởng như một kỳ nghỉ phép, một chuyến đi du lịch nước ngoài cho