II. Các đơn vị thành viên
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC DẦU KHÍ VIỆT NAM
3.2.1. Thiết lập mục tiêu làm việc hiệu quả cho nhân viên để giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc của mình
thành tốt nhất công việc của mình
Thiết lập mục tiêu có tác dụng rõ ràng trong việc tạo động lực cho người lao động, nâng cao tính tự chủ của họ vì rõ ràng họ được tham gia trực tiếp trong việc tạo ra mục tiêu cho chính mình. Chính họ là người quản lý tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Phương pháp này cũng giúp cho người lao động hiểu rõ hơn những mục tiêu, chiến lược của tổ chức, giúp họ nhận thấy mình cũng là một mắt xíc quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược chung. Từ đó tăng sự gắn bó của người lao động với tổ chức. Tại TCT, hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên chưa được coi trọng. Nhân viên khá mơ hồ về mục tiêu, chiến lược của tổ chức; không có mục tiêu làm việc rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân. Để hoạt động thiết lập mục tiêu cho nhân viên đạt hiệu quả có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Trước hết, cần nâng cao nhận thức của các cấp Lãnh đạo về tầm quan trọng của hoạt động thiết lập mục tiêu tới động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động này thì các cấp lãnh đạo mới đầu tư
thời gian, nguồn lực cho việc áp dụng và thực hiện biện pháp tạo động lực bằng cách thiết lập mục tiêu hiệu quả cho từng cá nhân người lao động.
TCT cần tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng thiết lập mục tiêu cho các cấp quản lý từ trưởng phòng/ban/ phân xưởng trở lên. Các cấp quản lý cần được cung cấp những kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết về thiết lập mục tiêu để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Việc tiến hành đào tạo có thể liên kết với các cơ sở đào tạo hiện đang hợp tác với TCT như Trường doanh nhân Peace, trung tâm đào tạo Sông đà Kinh bắc... hoặc mở lớp tại công ty mời chuyên gia bên ngoài về giảng dạy.
Cần triển khai các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của TCT đến từng người lao động. Trong các cuộc họp hàng tháng, quý, năm, Lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm phổ biến, giải thích mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh của TCT và đơn vị mình phụ trách đến từng người lao động. Đảm bảo người lao động hiểu rõ về các mục tiêu, kế hoạch và cam kết cùng thực hiện mục tiêu chung.
Lãnh đạo trực tiếp sẽ là người cùng nhân viên thiết lập mục tiêu làm việc. Cần quy định rõ trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp là người có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc. Quản lý trực tiếp cũng là người hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch đi kèm để thực hiện mục tiêu, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.
Cần thu hút người lao động tham gia vào quá trình đặt mục tiêu; để nhân viên tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Dựa trên mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu mà nhân viên thiết lập người quản lý cần thảo luận, trao đổi lại với nhân viên để có sự điều chỉnh và thống nhất cần thiết các mục tiêu đã định. Các nhân viên chính là người hiểu được mình có khả năng đạt được mục tiêu đó hay không. Vì vậy trong quá trình xây dựng mục tiêu cho nhân viên cần phải bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhân viên.
Đánh giá, khen thưởng mục tiêu làm việc của nhân viên: Người quản ký trực tiếp cần đánh giá và ghi nhận kết quả hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Coi việc
hoàn thành mục tiêu là một trong số các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Có các phần thưởng xứng đáng khi nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Các lưu ý về yêu cầu đối với mục tiêu được đưa ra:
Mục tiêu của cá nhân, các bộ phận phải phù hợp và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Sau khi mục tiêu công ty được thiết lập và phổ biến, đến lượt các bộ phận, phòng ban chức năng thiết lập mục tiêu cho mình, và cấp quản lý bộ phận, phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu này. Tiếp tục đến các đơn vị nhỏ hơn như tổ, nhóm… Cuối cùng là mục tiêu của từng Cá nhân trong tổ, nhóm…
Sơ đồ 3.1: Sự phù hợp trong hệ thống mục tiêu từ trên xuống
Mục tiêu được thiết lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường được, khả thi, và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích được nhân viên nỗ lực đạt được mục tiêu.
Từ bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên người quản lý sẽ xác định được các nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện, các
Mục tiêu chiến lược Mục tiêu phòng B Mục tiêu phòng A Mục tiêu cá nhân Mục tiêu cá nhân Mục tiêu cá nhân Cấp tổ chức Cấp phòng ban Cấp cá nhân 99
thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp người quản lý có cơ sở xác định kết quả công việc cần đạt được (về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ). Việc hoàn thiện các văn bản phân tích công việc, làm rõ các nhiệm vụ cụ thể của người lao động, xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng cho các chức danh công việc sẽ là căn cứ để thiết lập mục tiêu làm việc cụ thể, phù hợp cho nhân viên.
Ví dụ: Dựa vào bản mô tả công việc của nhân viên quản trị văn phòng sau khi hoàn thiện (bảng 3.1), người quản lý sẽ xác định các nhiệm vụ cụ thể nhân viên này cần thực hiện, chức danh chuyên viên quản trị văn phòng có một nhiệm vụ cụ thể là “lập kế hoạch chi phí văn phòng cho cơ quan TCT hàng Quý”, một trong những tiêu chuẩn đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ này quy định trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là kế hoạch được xây dựng “đảm bảo tính tiết kiệm”, báo cáo đảm bảo “đúng thời hạn”. Căn cứ vào thông tin từ các văn bản phân tích công việc, người quản lý sẽ đề ra các mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên gắn với nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Trong trường hợp này, một mục tiêu công việc đặt ra cho nhân viên Quản Trị văn phòng trong tháng 12/2011 có thể là: “Tiết kiệm chi phí văn phòng 15% so với tháng trước” và “Lập kế hoạch chi phí Văn phòng cơ quan Tổng công ty QuýI/2012 báo cáo trước 15/12”.
Các mục tiêu công việc cần được gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ưu tiên của các mục tiêu.
Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động (áp dụng phương pháp đánh giá THCV theo mục tiêu được học viên đề xuất trong phần giải pháp hoàn thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc).
Bảng 3.1: Bản mô tả công việc nhân viên quản trị văn phòng
TT Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn đánh giá
Nhiệm vụ
chính Nhiệm vụ cụ thể
2.1 Quản lý chi phí văn phòng cho cơ quan TCT
1. Lập kế hoạch chi phí văn phòng cơ quan TCT hàng tháng/quý/năm. 2. Kết hợp cùng bộ phận kế toán mua
sắm, cung ứng các trang thiết bị văn phòng theo kế hoạch của cơ quan. 3. Phối hợp với các cá nhân theo dõi
tình hình sử dụng các công cụ, dụng cụ, trang thiết bị văn phòng tại cơ quan TCT
4. Phối hợp với ban Kinh tế kế hoạch rà soát kế hoạch chi phí Văn phòng các đơn vị thành viên liên quan.
1. Kế hoạch được xây dựng sát với nhu cầu thực tế, đảm bảo tiết kiệm và đáp ứng được nhu cầu
2. Các báo cáo đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đúng thể thức.
3. Công tác mua sắm, quản lý được thực hiện theo đúng quy định 4. Không để xẩy ra tình trạng thất thoát, nhầm lẫn trong mua sắm, sử dụng 2.2 Quản lý phòng
họp 1. Thống kê, sắp xếp lịch sử dụng phòng họp cho các đơn vị theo chương trình công tác.
2. Tiếp nhận và xử lý thông tin đăng ký phòng họp của các bộ phận 3. Lên lịch điều phối, phân bổ sử
dụng phòng họp cho các bộ phận 4. Phát giấy mời 5. Bố trí phòng họp 6. Báo phục vụ họp 7. Trang trí, khánh tiết 8. Mở sổ theo dõi họp 1. Đảm bảo các phòng họp được sử dụng hiệu quả 2. Không chồng chéo, gián đoạn cho các cuộc họp 3. Đảm bảo đúng quy định về thứ tự ưu tiên trong bố trí sử dụng phòng họp 4. Không có ý kiến phàn nàn bằng văn bản liên quan đến quá trình thực hiện nhiệm vụ 2.3 Thực hiện việc làm danh thiếp, chức danh, biển hiệu, in lịch và thiếp chúc mừng cho TCT
1. Tổng hợp nhu cầu làm danh thiếp, chức danh, biển hiệu, lịch và thiếp chúc mừng của các bộ phận cơ quan TCT
2. Đầu mối làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn để triển khai kí kết, thực hiện các hợp đồng 1. Đảm bảo đúng số lượng theo kế hoạch, đúng thể thức quy định 2. Hoàn thành đúng thời hạn được giao
2.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao
Ví dụ về mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên Quản Trị văn phòng trong tháng 12/2011 như sau:
Bảng 3.2: Mục tiêu của nhân viên quản trị văn phòng
Họ và tên: Nguyễn Thị Như Lan Đơn vị: Văn phòng TCT Chức vụ: Chuyên viên quản trị văn phòng
Các mục tiêu trong tháng 12/2011
Mục tiêu Trọng số