II. Các đơn vị thành viên
4. In 1000 lịch tết cho Tổng Công ty hoàn thành trước 10/
3.2.3.1. Tăng tính hấp dẫn của công việc thông qua hoàn thiện hoạt động phân tích công việc, thiết kế lại công việc
phân tích công việc, thiết kế lại công việc
Hoàn thiện các văn bản phân tích công việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn THCV cho người lao động
Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng, các văn bản phân tích công việc: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu đối với người THCV là công cụ đắc lực của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Đối
với người lao động, phân tích công việc rõ ràng chi tiết sẽ giúp người lao động hiểu rõ ràng về công việc của họ, họ biết được các hoạt động mà mình phải làm.
Hoạt động phân tích công việc tại TCT còn bộc lộ một số hạn chế; các bản mô tả công việc còn chung chung, chưa phân tích được nhiệm vụ chính, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc chủ yếu chỉ tập trung vào yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm. TCT cũng chưa tiến hành xây dựng văn bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho từng chức danh công việc. Trong thời gian tới Tổng công ty và các công ty thành viên nên triển khai hoàn thiện các nội dung trong “ Quy định tiêu chuẩn chức danh” và xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể cho từng chức danh công việc. Trong đó:
Với bản mô tả công việc: Cần hoàn thiện các nội dung trong bản mô tả công việc để đảm bảo liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với người lao động. Bản mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình. Khi người lao động được giao nhiệm vụ rõ ràng, họ sẽ biết mình cần phải làm gì và phải làm tốt những nhiệm vụ được giao do đó là nhiệm vụ của họ, không phải của người khác để đùn đẩy.
Bản mô tả công việc cần hoàn thiện những nội dung sau:
- Những thông tin chung về công việc: Ngoài tên công việc cần bổ sung một số thông tin như bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp.
- Bổ sung thông tin về tóm tắt trách nhiệm: Mô tả tóm tắt, ngắn gọn những trách nhiệm chính của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
- Nêu rõ ràng các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể trong công việc: Các văn bản mô tả công việc của công ty còn khá sơ sài, chưa nêu rõ được đầy đủ các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể người lao động cần thực hiện. Cần liệt kê các nhiệm vụ chính, sau đó giải thích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.
- Bổ sung thông tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: Giúp người lao động xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mình để thực hiện công việc. Ví dụ: quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền...
- Bổ sung thông tin về những mối quan hệ trong công việc: Ghi rõ những mối quan hệ chủ yếu của người THCV với các bộ phận khác trong và ngoài tổ chức. Việc làm rõ các mối quan hệ trong công việc sẽ giúp người lao động có sự phối kết hợp tốt với các cá nhân, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
- Bổ sung thêm thông tin về điều kiện làm việc để thực hiện công việc: Nêu đầy đủ các điều kiện làm việc (máy móc, trang thiết bị...phục vụ công việc), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động... để người lao động hiểu rõ về môi trường làm việc của mình, biết mình được cung cấp những trang thiết bị gì hỗ trợ cho công việc…
Với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản qui định các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được quy định trong bản mô tả công việc. TCT chưa tiến hành xây dựng văn bản này làm căn cứ cho đánh giá THCV. Chính vì thế hoạt động đánh giá chưa phản ánh chính xác mức độ đóng góp của người lao động làm ảnh hưởng tới động lực lao động.
Trong thời gian tới, TCT cần tiến hành xây dựng văn bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc cụ thể để người lao động hiểu rõ các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, hiểu được kỳ vọng của công ty đối với kết quả THCV của bản thân để nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Nội dung bản tiêu chuẩn THCV phải bao gồm các tiêu chí tương ứng với các nhiệm vụ chính và tiêu chí chung. Các tiêu chí thể hiện đầy đủ ba khía cạnh cần đo lường: số lượng, chất lượng và thời hạn của sự hoàn thành công việc.
Cần cố gắng định lượng ở mức tối đa có thể, có phương pháp cụ thể để lượng hóa các chỉ tiêu định tính: Đảm bảo tính đo lường được của mỗi tiêu chí, tiêu chuẩn.
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc: Hiện tại bản yêu cầu đối với người THCV của công ty được thiết kế còn sơ sài và chưa đầy đủ. Các nội dung trong văn bản này mới chỉ đề cập đến yêu cầu về trình độ chuyên môn; các kỹ năng
chưa liệt kê đầy đủ, chủ yếu dừng lại ở các yêu cầu về chứng chỉ tin học, tiếng anh, các yêu cầu nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm làm việc.
Để hoàn thiện văn bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, cần căn cứ vào các nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc để xác định các yêu cầu đối với người THCV tương ứng. Ngoài các thông tin về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, văn bản này cần phải bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh: Chuyên môn chính, chuyên môn phụ/ trình độ giáo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu vê thể chất, các tiêu chuẩn đặc biệt khác (nếu có). Bản yêu cầu đối với người THCV là cơ sở để tuyển dụng, bố trí nhân lực phù hợp với khả năng, sở trường, giúp người lao động có thể thực hiện tốt công việc, tăng tính thỏa mãn trong lao động.
TCT cần thường xuyên tiến hành rà soát lại và tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các công việc khi có sự thay đổi, xuất hiện công việc mới nhằm sửa đổi bổ sung nội dung các công việc cho phù hợp với tình hình thực tế.
Trên cơ sở bản Quy định tiêu chuẩn chức danh và tiến hành phỏng vấn người lao động, học viên đã đề xuất mẫu văn bản phân tích công việc cho hai chức danh công việc tại cơ quan TCT là chức danh chuyên viên truyền thông và quan hệ công chúng (nhóm 1) và nhân viên bảo vệ (phụ lục 5).
Thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng công việc, làm phong phú hóa công việc giúp tăng tính hấp dẫn của công việc
Thực tế tại TCT thời gian qua người quản lý chưa quan tâm đến việc thiết kế lại công việc cho người lao động. Để nâng cao hứng thú của người lao động đối với công việc cần tiến hành thiết thiết kế lại công việc theo hướng nâng cao giá trị của công việc phù hợp với khả năng, sở trường của CBCNV và mục tiêu của công ty. Song hành với quá trình làm những công việc lặp đi lặp lại thì sự nhàm chán trong công việc tăng lên. Muốn làm cho CBCNV tiếp tục gắng sức thì cần làm cho họ thấy công việc đảm nhận còn có nhiều điều mới lạ, mang tính thách thức, vì con người luôn muốn khám phá cái mới và vượt lên chính mình. Để làm cho công việc
của CBCNV luôn hấp dẫn, giảm sự nhàm chán, đơn điệu trong công việc cần quan tâm thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng công việc hoặc làm phong phú hóa công việc.
Mở rộng công việc: làm tăng thêm đầu nhiệm vụ và giảm khối lượng mỗi đầu nhiệm vụ cho mỗi công việc, nhân viên sẽ được giao nhiệm vụ và trách nhiệm rộng hơn. Các nhiệm vụ được cộng thêm tương tự với nội dung công việc trước đó.
Làm phong phú hoá công việc: thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu. Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng. Những trách nhiệm được tăng thêm là không tương tự như những gì mà nhân viên đã làm. Việc giao nhiệm vụ cho nhân viên cần đúng với năng lực và mang tính thử thách, giúp nhân viên hứng thú hơn với công việc. Phong phú hóa công việc là làm tăng chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, không bằng việc tăng số lượng công việc mà bằng cách tăng mức độ phức tạp của công việc. Ví dụ: Với nhân viên hành chính tại cơ quan TCT làm nhiệm vụ cấp phát giấy in, mực in, bút viết... thì có thể để người lao động vừa làm nhiệm vụ liên hệ với các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm, vừa chịu trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng, lập kế hoạch sử dụng tiết kiệm...
Cơ sở để tiến hành thiết kế lại công việc: Việc thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng/phong phú hóa công việc cần được thực hiện dựa trên các cơ sở sau:
- Căn cứ vào bản mô tả công việc xác định những công việc cụ thể hiện tại của người lao động: Bản mô tả công việc chi tiết giúp vạch ra vai trò, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của nhân viên. Tài liệu này sẽ thể hiện rõ ràng những công việc mà nhân viên phải thực thi, cũng như miêu tả trách nhiệm, nghĩa vụ và các mối quan hệ trong công việc. Người quản lý phải hiểu rõ các nhiệm vụ nhân viên đang phải thực hiện để hiểu rõ tính chất công việc, mức độ phức tạp, mức độ nhàm chán của công việc... Trên cơ sở đó, người quản lý sẽ làm căn cứ phát triển thêm chiều rộng, cộng các đầu nhiệm vụ có nội dung tương tự nhiệm vụ trước đó hoặc tăng
chiều sâu trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc, nhờ vậy mà nhân viên sẽ làm việc một cách hứng thú và hiệu quả hơn.
- Kết quả đánh giá THCV: Kết quả đánh giá thực hiện chính xác sẽ giúp người quản lý nắm được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, nhiệm vụ nào người lao động thường xuyên hoàn thành tốt để tăng thêm chiều sâu trách nhiệm công việc, kết quả đánh giá giúp phát hiện ra các tiềm năng, sở trường của người lao động làm cơ sở gia tăng các nhiệm vụ khó khăn, thách thức hơn giúp người lao động có cơ hội phát triển khả năng của mình.
- Năng lực của người lao động: Việc giao nhiệm vụ, tăng tính trách nhiệm cho người lao động phải căn cứ vào năng lực của họ. Người lao động có đủ các kiến thức, kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ mang tính thách thức được giao hay không. Việc giao nhiệm vụ quá khó khăn sẽ khiến người lao động không thực hiện được, làm người lao động chán nản, giảm động lực lao động. Vì thế, cần giao nhiệm vụ đúng với năng lực và sở trường của người lao động.
- Nguyện vọng của người lao động: TCT nên có chính sách khuyến khích người lao động tham gia vào việc thiết kế lại công việc của chính họ. Người lao động có thể đề nghị các nhiệm vụ họ muốn được thực hiện, sở thích của họ, đề nghị với quản lý về sự thay đổi trong thiết kế công việc nhằm làm cho công việc của họ hấp dẫn và thỏa mãn hơn, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình. Với cách tiếp cận này những đóng góp của mỗi người đều được công nhận, hướng nỗ lực của họ vào việc hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
Ví dụ: Đối với chức danh công việc chuyên viên pháp chế tại TCT. Căn cứ vào bản mô tả công việc, nhân viên này có nhiệm vụ thường xuyên phải thực hiện được quy định là “cập nhật các văn bản pháp luật mới liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT. Định kỳ hoặc đột xuất rà soát và hệ thống hóa các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của TCT”. Công việc chính của người lao động với nhiệm vụ này chỉ là nhập dữ liệu, hệ thống hóa các loại văn bản. Nếu phải thực hiện nhiệm vụ này liên tục có thể dẫn đến sự nhàm chán trong công việc, làm
giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Người quản lý có thể căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của người lao động nếu luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ này, thực hiện xong nhiệm vụ và báo cáo trước thời hạn, người lao động am hiểu rất rõ về pháp luật, có khả năng phân tích, tổng hợp tốt. Lúc này, có thể giao thêm nhiệm vụ cho người lao động thực hiện nhiệm vụ đòi hỏi tính thách thức, sáng tạo hơn đó là “ tổng kết, đánh giá những vướng mắc trong quá trình thực hiện pháp luật liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty”. Đây là một nhiệm vụ tăng tính trách nhiệm theo chiều sâu hơn của nhiệm vụ trước. Nhiệm vụ này đòi hỏi sự sáng tạo, chủ động, khả năng phân tích cuả người lao động nhiều hơn. Muốn hoàn thành nhiệm vụ này yêu cầu người lao động phải cố gắng, vận dụng nhiều kĩ năng tạo ra tính thách thức, hấp dẫn của công việc.
Để việc thiết kế lại công việc đạt hiệu quả, tăng mức độ hứng thú của người lao động với công việc, cần lưu ý:
- Gia tăng tính chủ động và tự chịu trách nhiệm cho nhân viên. Người quản lý không nên giám sát quá chặt chẽ mà để cho nhân viên có nhiều tự do hơn trong việc lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc (ví dụ: làm việc theo giờ giấc linh hoạt).
- Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc ra quyết định. Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, thấy được vai trò của mình trong tổ chức và gia tăng cam kết vào việc thực hiện các quyết định nhiều hơn.
- Người quản lý cấn kịp thời cung cấp các thông tin phản hồi về kết quả THCV cho nhân viên, có những hỗ trọ kịp thời cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Khi công việc của nhân viên hoàn thành xuất sắc, phải có những khen thưởng, biểu dương xứng đáng.
Bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc, phù hợp với khả năng sở trường của người lao động
Công tác bố trí sử dụng nhân lực có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhận. Hiện nay tại TCT vẫn còn tình trạng người lao động không được bố trí đúng chuyên ngành được đào tạo. Vì vậy để tránh tình trạng
người lao động không được bố trí công việc thích hợp với trình độ và năng lực, lãnh đạo TCT cần có những giải pháp để khắc phục.
- Bố trí sử dụng lao động phù hợp với khả năng và năng lực tạo điều kiện cho họ phát huy tốt nhất khả năng và năng lực của mình.
+ Đối với bộ phận quản lý và lao động gián tiếp của công ty, công ty nên bố trí công việc phù hợp với kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ chuyên môn của người lao động. Việc bố trí công việc cho người lao động cần phải được nhìn nhận, đánh giá dựa trên năng lực của họ trên cơ sở so sánh với bản yêu cầu đối với người THCV.
+ Đối với đội ngũ công nhân kĩ thuật của công ty, việc bố trí công việc phù hợp với tay nghề, cấp bậc và kinh nghiệm là vô cùng quan trọng, những lao động có tay nghề cấp bậc cao và kinh nghiệm lâu năm sẽ đảm nhận phần công việc có mức