7. Kết cấu luận văn
3.3.3.1. Hoàn thiện cụng tỏc tổ chức quản lý
Xu thế thị trường quốc tế cạnh tranh ngày càng gay gắt đũi hỏi doanh nghiệp cú khả năng dự bỏo những khú khăn, phải đưa ra những quyết định đỳng đắn và kịp thời. Muốn vậy, bộ mỏy hoạt động của doanh nghiệp phải nhanh nhạy, cỏc cỏn bộ kinh doanh phải thực sự chủ động, năng động sỏng tạo. Để thực hiện điều đú, Hapro phải:
- Xõy dựng được một bộ mỏy đồng bộ trong tổ chức và vận hành, hoạt động hiệu quả, thống nhất trỏnh tỡnh trạng nhiờu khờ, rườm rà khi ra quyết định.
- Phõn định chức năng của từng bộ phận, từng phũng ban, trỏnh tỡnh trạng chồng chộo quyền và nghĩa vụ, dẫn đến đổ lỗi, trỏnh nhiệm.
- Tiến hành xõy dựng hệ thống thụng tin nội bộ một cỏch hiệu quả, trỏnh tỡnh trạng bỏ sút thụng tin từ khõu đầu vào tới khõu giao dịch đối ngoại làm thất lạc thụng tin của khỏch hàng, ảnh hưởng tới hỡnh ảnh, thương hiệu của Hapro.
3.3.3.2 Chỳ trọng vào cụng tỏc đào tạo, nõng cao trỡnh độ đội ngũ cỏn bộ cú
năng lực, hiểu biết về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ
* Đối với cỏn bộ giao dịch và cỏn bộ nghiệp vụ
Con người là chủ thể của mọi hoạt động kinh tế. Tất cả cỏc mục đớch của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phục vụ cho con người và cũng do con người thực hiện. Chớnh vỡ vậy, trong bất kỳ một chiến lược phỏt triển của bất kỳ một cụng ty nào cũng khụng thể thiếu đào tạo và nõng cao nghiệp vụ của cỏn bộ cụng nhõn viờn. Hiện nay, đội ngũ cỏn bộ của Hapro cần được trẻ húa. Hapro cần tuyển dụng cỏn bộ theo hướng trẻ, cú năng lực, là sinh viờn mới ra trường thỡ phải cú học lực tốt và sắp xếp, quy định rừ cho cỏn bộ cũ cú nhiều kinh nghiệm thực tế trong giao dịch ngoại thương giỳp đỡ làm việc, qua đú lớp cỏn bộ trẻ cú điều kiện học hỏi, nõng cao khả năng hiểu biết thực tế. Hapro nờn cú chế độ khuyến khớch cỏc cỏn bộ cũ đi học thờm nghiệp vụ ngoại thương trong thời kỳ phỏt triển mới của kinh tế thế giới.
Đặc biệt để khai thỏc tốt hơn nữa thị trường Mỹ, Hapro là phải lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cỏn bộ cú đủ cỏc điều kiện: Giỏi tiếng Anh, năng động sỏng tạo,
thụng thạo nghiệp vụ giao dịch ngoại thương, cú tầm nhỡn chiến lược, cú khả năng đưa ra cỏc kế hoạch, cỏc quyết định đỳng đắn, sử dụng tốt cỏc nguồn lực của Hapro và đặc biệt phải luụn tụn trọng chữ tớn và tụn trọng thương hiệu Hapro. Để thực hiện được điều này, Hapro phải cú chớnh sỏch ưu tiờn và tạo sự đoàn kết nhất trớ trong cỏn bộ cụng nhõn viờn để họ toàn tõm toàn lực cho cụng việc chung như:
• Khuyến khớch học, hoàn thành tốt việc học mà vẫn được hưởng lương, tạo điều kiện để họ cú thể ỏp dụng ngay những điều đó học vào thực tế.
• Khuyến khớch cỏn bộ đề ra cỏc phương ỏn kinh doanh.
• Cú chế độ thưởng thớch hợp cho những ai hoàn thành tốt xuất sắc nhiệm được giao hoặc cú ý kiến đúng gúp hiệu quả để tăng khả năng cạnh trạnh của Hapro tại thị trường Mỹ hoặc tỡm được khỏch hàng Mỹ cho Hapro.
• Kết hợp giữa cỏc mục đớch chung với cỏc mục tiờu cỏ nhõn để nõng cao ý thức trỏch nhiệm của mỗi cỏn bộ trong Hapro.
• Cú chế độ đề bạt và đói ngộ thỏa đỏng về lương và phỳc lợi cho cỏc cỏn bộ cú năng lực tốt để giữ họ làm việc lõu dài cho Hapro.
* Đối với cỏn bộ quản lý
Sự thành cụng trong cụng tỏc kinh doanh của Hapro, khụng thể thiếu sự quản lý, định hướng và quyết định chớnh xỏc của đội ngũ lónh đạo. Chớnh vỡ thế, đội ngũ lónh đạo của Hapro cần phải được tiếp tục trau đồi, đào tạo và bổ sung về kiến thức quản trị doanh nghiệp núi chung, kiến thức về thị trường, về marketing. Ngoài ra, cỏn bộ quản lý cần phải bổ sung, hoàn thiện cỏc kiến thức về kỹ thuật, về mỏy múc thiết bị, đặc tớnh của hàng thủ cụng, về quy trỡnh sản xuất, am hiểu về luật phỏp, cỏc quy định, chớnh sỏch của tất cả cỏc nước nhập khẩu cũng như luật phỏp và thụng lệ quốc tế.
3.3.3.3 Xõy dựng tốt văn húa doanh nghiệp
Văn húa doanh nghiệp đang là yếu tố cốt lừi quyết định đến sự thành cụng của doanh nghiệp. Để cỏc thành viờn trong doanh nghiệp đoàn kết, phấn đấu cho cựng một mục đớch chung, Hapro nờn xõy dựng tốt văn hoỏ doanh nghiệp bằng cỏch:
- Thường xuyờn động viờn cỏc cỏn bộ trong cụng việc bằng việc tuyờn dương, khen thưởng để khuyến khớch khi cú ý tưởng mới hoặc ký kết được hợp đồng mới.
- Thường xuyờn tổ chức cỏc hoạt động chung trong Hapro, cỏc cỏn bộ quản lý trao đổi, núi chuyện cởi mở với cỏc nhõn viờn nhằm tỡm hiểu về những gỡ mà họ đang mong đợi từ cụng việc.
- Tạo ra những khụng gian cần thiết để cỏc nhõn viờn cú thể triển khai ý tưởng, đồng thời động viờn họ, thảo luận về cỏc phương thức cụ thể nhằm biến ý tưởng thành hành động theo kế hoạch hợp lý.
Hapro nờn xỏc định mối quan tõm và nhu cầu của cỏc nhõn viờn sẽ thay đổi cựng với sự tăng trưởng của Hapro. Chớnh vỡ vậy, Hapro phải thường xuyờn đỏnh giỏ lại nhu cầu này và khớch lệ để đẩy mạnh sự phỏt triển chung.
3.3.4 Biện phỏp phỏt triển thị trường Mỹ [30]
3.3.4.1 Phõn loại mặt hàng thủ cụng theo cỏch hiểu và cỏch gọi của người Mỹ
Như đó đề cập, hàng thủ cụng mỹ nghệ rất phong phỳ về mẫu mó, màu sắc cũng như nguyờn liệu cấu thành sản phẩm. Tuy nhiờn cho đến nay, khụng chỉ riờng Hapro mà hầu hết cỏc doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng thủ cụng núi chung vẫn hiểu, định nghĩa và gọi cỏc sản phẩm theo nguyờn liệu cấu thành sản phẩm, (vớ dụ cỏc catalogue hay brochure đều làm theo riờng chủ đề gốm sứ, hay mõy tre) nờn rất khú phõn biệt và xỏc định vị trớ của chỳng trờn thị trường Mỹ.
Để thõm nhập thị trường Mỹ, cỏc sản phẩm tiờu dựng cần được cần phõn loại theo thị hiếu, cỏch gọi của người Mỹ: Hàng quà tặng, lưu niệm ngày thường, hàng quà tặng, lưu niệm & trang trớ cỏc ngày lễ hội (lễ giỏng sinh, năm mới, valentine, halloween, lễ tạ ơn, v.v.), đồ dựng và trang trớ trong vườn, đồ dựng nhà bếp, đồ dựng và trang trớ nội thất, dụng cụ gia đỡnh, đồ trong phũng ngủ, đồ chơi trẻ em, văn phũng phẩm, đồ sưu tập, v.v. Dựa vào cỏch phõn loại này này, Hapro sẽ đưa ra cỏc nhúm cỏc sản phẩm để chào hàng cho khỏch hàng Mỹ dễ dàng lựa chọn theo đỳng mục đớch sử dụng.
3.3.4.2 Chủ động thường xuyờn hỏi thăm khỏch hàng cũ và chào hàng cho
cỏc khỏch hàng cũ và mới
Để tăng kim ngạch xuất khẩu vào thị trường Mỹ, hoạt động thường xuyờn nhất cần thực hiện đú là duy trỡ và phỏt triển quan hệ với khỏch hàng cũ, đồng thời tỡm kiếm thờm cỏc khỏch hàng mới. Việc tỡm cỏc khỏch hàng thực sự cú nhu cầu là rất khú. Kờnh xỳc tiến thụng dụng và hiệu quả nhất vẫn là tham gia cỏc hội chợ quốc tế chuyờn ngành để tỡm hiểu nguồn khỏch hàng, tuy nhiờn chi phớ rất đắt, tham gia một hội chợ cú khi chỉ tỡm được một đến hai khỏch hàng ký kết giao thương hợp đồng.
Do đú, Hapro phải tận dụng mọi hỡnh thức xỳc tiến cú sẵn, bằng cỏch chủ động thường xuyờn hỏi thăm khỏch hàng, xem lại cỏc hồ sơ khỏch hàng cũ đó đặt hàng và hiện tại ngừng giao dịch (từ thị trường Mỹ), tỡm kiếm cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh kinh doanh và nhu cầu của họ; tỡm hiểu cỏc thụng tin cơ bản của khỏch hàng đó vào thăm gian hàng của Hapro tại cỏc Hội chợ quốc tế thụng qua cỏc trang web, nếu cú thể thỡ tỡm hiểu cả nhưng cỏc đối tỏc cung cấp hàng hoỏ thường xuyờn cho họ. Qua đú, Hapro đề ra phương hướng cụ thể, hiệu quả chào bỏn cỏc mặt hàng phự hợp với nhu cầu, mục đớch kinh doanh của cỏc khỏch hàng. Đồng thời, Hapro cũng nờn tỡm kiếm cỏc khỏch hàng Mỹ mới như truy cập vào cỏc trang web thương mại như alibaba.com.
Ngoài ra, Hapro cũng cần chủ động hơn trong việc chào bỏn tất cả cỏc mặt hàng cú khả năng cung cấp. Cỏc cỏn bộ giao dịch luụn luụn phải tỡm hiểu cỏc mặt hàng được khỏch hàng hiện tại và tiềm năng quan tõm, chào bỏn hàng kịp thời khi cú sản phẩm mới, mẫu mó mới hoặc khi giỏ cả hàng húa giảm xuống. Bờn cạnh đú, Hapro nờn thường xuyờn duy trỡ việc gửi catalogue và e-catalogue mới tới cỏc nhà nhập khẩu Mỹ trong cựng một lĩnh vực kinh doanh để giới thiệu quảng bỏ cỏc sản phẩm thủ cụng mỹ nghệ mới cũng như hỡnh ảnh của Tổng cụng ty.
Hiện nay, việc trao đổi giao dịch, marketing với khỏch hàng Mỹ qua email và website đó trở nờn phổ biến trong kinh doanh. Tuy nhiờn với bạn hàng Mỹ, phương phỏp này khụng hoàn toàn đơn giản mà đũi hỏi sự tinh tế trong việc tiếp cận. Theo nghiờn cứu, người Mỹ chỉ dành tối đa 7 giõy để đọc một email, và theo thống kờ, 97%
thư chào hàng bị nộm vào thựng thư rỏc. Do đú, để gõy ấn tượng tốt với khỏch hàng đũi hỏi cỏn bộ giao dịch của Hapro phải nghiờn cứu việc soạn thảo nội dung thư chào hàng, thư giao dịch sao cho thật ngắn gọn, xỳc tớch, nhưng vẫn đầy đủ nội dung quan trọng như giới thiệu về sản phẩm khỏch hàng quan tõm, tớnh nổi trội của hàng húa, giới thiệu giỏ cả, quy cỏch kỹ thuật và giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm thủ cụng của mỡnh và những cam kết của Tổng cụng ty về cỏc điều kiện giao hàng khi thực hiện đơn hàng...
3.3.4.3. Biện phỏp quản lý hồ sơ của khỏch hàng
Khỏch hàng là nhõn tố quyết định đến sự sống cũn của doanh nghiệp. Nếu quản lý khụng chặt yếu tố này, doanh nghiệp sẽ nhanh chúng mất nguồn thu và sớm thất bại.
Hiện tại, Hapro đang quản lý hồ sơ khỏch hàng theo tiờu chuẩn ISO 9001-2000, tất cả cỏc thụng tin giao dịch, hợp đồng, chứng từ đi của cỏc khỏch hàng lưu trữ phải được lưu vào hồ sơ theo thứ tự ngày thỏng từ dưới lờn trờn, đỏnh số thứ tự để dễ nhận thấy, khỏ khoa học, và bài bản. Mỗi năm, Hapro đều thành lập đoàn ISO kiểm tra chộo cỏc đơn vị và đỏnh giỏ. Đõy là tiờu chuẩn tốt giỳp doanh nghiệp dễ dàng quản lý khỏch hàng của mỡnh.
Muốn quản lý khỏch hàng, Hapro phải tiếp tục thực hiện đỳng quy trỡnh ISO, trong quỏ trỡnh thực hiện nếu thấy khụng hợp lý, khú cú thể đạt được tiờu chuẩn phải đưa ra những ý kiến nhận xột để điều chỉnh kịp thời. Bờn cạnh đú, điều cũng hết sức quan trọng đú là phải quản lý chặt hồ sơ khỏch hàng, trỏnh lộ thụng tin khỏch hàng ra bờn ngoài, bao gồm thụng tin về tờn, địa chỉ, cỏc mặt hàng quan tõm và phương thức giao dịch. Ngoài ra, trong quỏ trỡnh giao dịch, cỏc cỏn bộ đối ngoại cần phải đỏnh giỏ khỏch hàng về năng lực tài chớnh, khả năng cung vốn, thanh toỏn khi thực hiện xong mỗi đơn hàng, và khả năng bỏn hàng để phõn loại cỏc khỏch hàng lớn, nhỏ cú những chớnh sỏch ưu tiờn chào bỏn hàng một cỏch linh hoạt để giữ khỏch hàng lõu dài và hiệu quả. Những chi tiết nhỏ đú cũng phải được ghi vào thụng tin để trong quỏ trỡnh giao thương, nếu cú sai sút, hoặc thay đổi người giao dịch, người kế tiếp vẫn cú thể theo dừi nắm được thụng tin và giao dịch với khỏch cú kết quả. Đõy là một yếu tố rất quan trọng,
bởi bạn hàng Mỹ là những người làm việc rất logic, bài bản, khụng muốn một vấn đề được xỏc nhận nhiều lần. Nếu đơn hàng đó giao, khỏch đặt lại yờu cầu giao đỳng như lần đặt hàng trước, thỡ người giao dịch dự mới cũng khụng nờn hỏi lại, khỏch trỏnh mất sự tin tưởng của họ vào cỏch làm việc của Hapro.
3.3.4.4 Tăng cường cụng tỏc nghiờn cứu thị trường
Trong hoạt động xuất khẩu, vấn đề tỡm kiếm thị trường và khỏch hàng tiờu thụ giữ vai trũ quan trọng hàng đầu, vỡ thành cụng trong việc phỏt triển thị trường sẽ đồng nghĩa với việc đảm bảo lợi nhuận. Đối với mặt hàng thủ cụng mỹ nghệ, để mở rộng thị trường xuất khẩu, cỏc cỏn bộ đối ngoại của Tổng cụng ty phải thực sự hiểu rừ về hàng húa mà mỡnh đang cung cấp, hiểu rừ nhu cầu về chủng loại, số lượng, chất lượng, cỏc đối thủ cạnh tranh, cỏc quy định phỏp lý của thị trường. Nghiờn cứu cỏc yếu tố từ mụi trường khỏch quan này sẽ quyết định đến sự tồn tại và phỏt triển của Tổng cụng ty.
Nghiờn cứu cho thấy nhu cầu hàng thủ cụng mỹ nghệ của Mỹ cú xu hướng tăng lờn cựng với sự tiến bộ phỏt triển của xó hội, hàng thủ cụng mỹ nghệ được vừa phải thỏa món nhu cầu thưởng thức cỏi đẹp, vừa phải đỏp ứng nhu cầu tiờu dựng. Do đú cỏc loại sản phẩm, số lượng sản phẩm tiờu thụ được sẽ phụ thuộc vào trào lưu, xu hướng tiờu dựng. Hapro cần thiết phải nghiờn cứu thị trường và chỉ ra được thị hiếu, nhu cầu tiờu dựng của người dõn ở từng bang, vựng miền, về sản phẩm, kiểu dỏng và hoa văn trang trớ để cú những điều chỉnh về sản phẩm cho phự hợp.
Phục vụ lễ hội cũng là một hướng quan trọng để Hapro thỳc đẩy xuất khẩu hàng thủ cụng mỹ nghệ. Tại Mỹ, cú rất nhiều cỏc lễ hội lớn (Halloween, Lễ Tạ ơn, Giỏng sinh,...) và mỗi dịp chớnh là cơ hội để tiờu thụ cỏc loại hàng húa. Theo cục xỳc tiến thương Mại của Mỹ, nước này hàng năm nhập khoảng 300 triệu USD cỏc sản phẩm phục vụ riờng cho mựa Giỏng sinh, trong đú tỷ lệ hàng mõy tre đan chiếm khoảng 30%, hàng gốm sứ chiếm 40% (nguồn: Bộ Cụng Thương). Điều này cho thấy nếu như Hapro hiểu rừ thời vụ bỏn hàng của sản phẩm, tổ chức tốt cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, nắm bắt được nhu cầu, cung ứng được những sản phẩm phự hợp với từng lễ hội (đú là cỏc sản phẩm thủ cụng mỹ nghệ làm vật lưu niệm, đồ trang trớ...) để chào bỏn cho khỏch
hàng vào từng dịp lễ trong năm thỡ khả năng xuất khẩu và tiờu thụ cỏc mặt hàng thủ cụng mỹ nghệ tại thị trường Mỹ là rất lớn.
Đối với cỏc sản phẩm thủ cụng mỹ nghệ dựng phục vụ nhu cầu trong gia đỡnh như bàn ghế, tủ, thảm, giỏ, lẵng thỡ việc nghiờn cứu nhu cầu thị trường cần tập trung vào cỏc tầng lớp xó hội, điều kiện sống của cỏc gia đỡnh. Trong đú, đặc biệt chỳ ý đến vai trũ của người phụ nữ chịu trỏch nhiệm chi tiờu mua sắm và thường là người quyết định.
Để nghiờn cứu thị trường được tốt, Tổng cụng ty cũng cần nghiờn cứu khả năng cạnh tranh của cỏc doanh nghiệp khỏc, xỏc định khả năng cung ứng sản phẩm với chất lượng, giỏ cả, thị phần, cỏc biện phỏp cạnh tranh mà họ đang sử dụng. Đối với cỏc doanh nghiệp Việt Nam, sản phẩm của họ tương tự như Harpo về chất lượng và mẫu mó, do đú Hapro phải chỳ trọng cạnh tranh về giỏ và dịch vụ. Đối với cỏc đối thủ nước ngoài, Hapro cần chỳ ý đến cỏc doanh nghiệp đến từ Trung Quốc, Philipine, Thỏi Lan, Indonesia (bốn quốc gia xuất khẩu hàng thủ cụng với khối lượng lớn), hàng húa của Hapro khụng thua kộm về chất lượng, nhưng phải chỳ ý cải tiến mẫu mó, giỏ bỏn sản phẩm thấp để tăng khả năng cạnh tranh. Hapro nờn thành lập một bộ phận phỏt triển sản phẩm và kết hợp với cỏc làng nghề truyền thống để nghiờn cứu, thiết kế và sản xuất mẫu mới cho hàng thủ cụng mỹ nghệ để luụn bắt kịp với sự thay đổi của thị trường và phự hợp với tỡnh hỡnh và khả năng sản xuất tại Việt Nam.
Hiện nay, Tổng cụng ty mới chỉ cắt cử mỗi người nghiờn cứu một thị trường rồi từ đú tự tổng hợp và đỏnh giỏ, thụng tin được đưa ra thường khụng chuẩn xỏc, mang