CƠ CẤU TỔ CHỨC, VĂN HÓA TỔ CHỨC, THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC
7.1.2. Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức
trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.
• Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức
Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý các hoạt động của tổ chức. Thông qua cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có thể kiểm sốt hành vi của người lao động.
7.1.2. Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức chức
• Chun mơn hố cơng việc
Chun mơn hố cơng việc hoặc phân công lao động để chỉ mức độ ở đó các cơng việc trong tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau.
Chun mơn hố cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả. Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại. Mặt khác, hiệu quả và năng suất lao động của người lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc.
Một trong những yêu cầu khi thiết kế cơ cấu của tổ chức là cơ cấu đó phải phối hợp những nhiệm vụ và công việc để đạt được mục tiêu mà tổ chức mong muốn. Để phối hợp những nhiệm vụ cơng việc đó, nhà quản lý cần phải quan tâm đến các yếu tố then chốt sau: bộ phận hóa, phạm vi quản lý và hệ thống điều hành. Những yếu tố này tập trung vào việc nhóm những nhiệm vụ, công việc sao cho phù hợp, thiết lập qui mô quản lý và hệ thống quan hệ báo cáo giữa những người lao động trong tổ chức.
Hầu hết các nhà quản lý ngày nay nhận thấy lợi ích của chun mơn q trong một số cơng việc nhất định và cả những rắc rối nếu bị lạm dụng.
• Bộ phận hóa Khái niệm
Sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn hoá, việc tập hợp những cơng việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp với nhau gọi là bộ phận hoá
82
Các phương pháp bộ phận hóa
Bộ phận hố theo chức năng là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công
việc dựa trên các chức năng kinh doanh như marketing, sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính,... Bộ phận hố thơng qua chức năng có thể được áp dụng ở mọi dạng tổ chức.
Bộ phận hoá theo sản phẩm: Các nhiệm vụ cũng có thể được bộ phận hoá dựa trên các loại sản phẩm dịch vụ của tổ chức.
Theo phương pháp bộ phận hoá theo sản phẩm hay dịch vụ, những người lao động cùng làm việc với một loại sản phẩm hay dịch vụ sẽ là những thành viên của cùng một bộ phận mà không quan tâm đến chức năng kinh doanh của họ.
Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý.
Phương pháp bộ phận hoá cuối cùng căn cứ vào loại khách hàng cụ thể mà tổ chức hướng tới.
Những tổ chức lớn hay các cơng ty liên doanh hiện nay có thể áp dụng tất cả các hình thức bộ phận hố vừa mơ tả ở trên.
• Phạm vi quản lý (phạm vi kiểm soát hay tầm hạn kiểm soát) Khái niệm
Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp mà một người quản lý có thể điều hành một cách hiệu quả. Câu hỏi về phạm vi kiểm soát là rất quan trọng bởi nó xác định cấp thứ bậc và số người quản lý của tổ chức, nếu tất cả mọi thứ như nhau, phạm vi càng rộng lớn thì tổ chức ngày càng có hiệu quả.
Phạm vi quản lý rộng và hẹp
Phạm vi quản lý là rộng khi có số lượng lớn nhân viên chịu sự giám sát trực tiếp của một người quản lý. Ngược lại, phạm vi quản lý là hẹp khi một nhà quản lý điều hành một số lượng nhỏ nhân viên dưới quyền.
Xu hướng trong những năm gần đây là mở rộng phạm vi quản lý. Phạm vi quản lý rộng phù hợp với việc đẩy mạnh giảm chi phí, tăng tốc độ ra quyết định, nâng cao tính linh hoạt, gần gũi hơn với khách hàng và trao quyền cho nhân viên của các công ty. Nhằm đảm bảo các hoạt động của mình khơng bị suy yếu do mở rộng phạm vi quản lý, các tổ chức đã đầu tư đáng kể vào công tác đào tạo nhân viên.
Những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi quản lý
tố sau đây:
Mức độ phức tạp của các công việc và phạm vi trách nhiệm gắn với từng công việc trong tổ chức.
Khả năng của các cán bộ quản lý trong tổ chức.
Lượng thời gian mà nhà quản lý có thể sắp xếp để trao đổi với nhân viên dưới quyền mình.
Khả năng, động lực, tinh thần tự giác của các nhân viên dưới quyền. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công nghệ của tổ chức.
• Hê thống điều hành
Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ
cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức.
Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý, đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành. Nhằm tạo điều kiện cho phối hợp hoạt động, các tổ chức trao cho mỗi vị trí quản lý một chỗ đứng trong hệ thống điều hành và trao cho một người quản lý một mức độ quyền lực để người đó thực hiện trách nhiệm của mình.
Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý. Phạm vi quản lý có thể ảnh huởng tới số lượng cấp bậc quyền lực trong tổ chức.
Một số khía cạnh quan trọng của cơ cấu tổ chức không thể hiện trên sơ đồ cơ cấu tổ chức, đó là những chính sách cơ cấu ảnh hưởng tới những hoạt động và hành vi của của người lao động trong tổ chức thể hiện qua các yếu tố: tập quyền và phân quyền, sự chính thức hóa trong tổ chức.
• Tập quyền, tập trung hóa và phân quyền
Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức. Tập quyền gắn với việc những người quản lý cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của tổ chức với sự khơng tham gia hoặc tham gia rất ít của các thuộc cấp trong tổ chức.
Trái lại, một tổ chức có tính phân quyền cao là tổ chức mà ở đó các quyết định của tổ chức đều có sự tham gia, đóng góp ý kiến của các nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức. Điều này có tác dụng tăng sự thoả mãn trong công việc của người lao động nhưng mặt khác ít nhiều cũng gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc phối hợp và kiểm soát sự tuân thủ của người lao động. Phân quyền chính thức là một cách khuyến khích người lao động ở mọi cấp trong tổ chức tham gia vào quá trình ra quyết định trong khi đó vẫn có thể kiểm sốt và dự đốn được hành vi của họ.