Tồn kho dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp, tồn kho thường bao gồm nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hĩa chờ tiêu thụ. Tùy theo ngành nghề kinh doanh mà tỷ trọng các loại tài sản trên cĩ khác nhau. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu, nhiên liệu dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn. Trong các doanh nghiệp thương mại, tồn kho chủ yếu là hàng hĩa chờ tiêu thụ.
Việc quản trị tồn kho trong các doanh nghiệp là rất quan trọng, khơng phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ cĩ dự trữ đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp khơng bị gián đoạn trong kinh doanh, khơng bị thiếu sản phẩm hàng hĩa để bán, đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm, giảm chi phí tồn kho…
Mức tồn kho dự trữ của doanh nghiệp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào một số yếu tố cĩ bản sau:
- Quy mơ sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hố của doanh nghiệp thường bao gồm: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ.
- Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường.
- Thời gian vận chuyển hàng từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. - Xu hướng biến động giá cả hàng hĩa, nguyên vật liệu.
- Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm.
- Trình độ tổ chức sản xuất và khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. - Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm…
Quản trị tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động nhằm vào nguồn nguyên liệu và hàng hố đi vào, đi ra khỏi doanh nghiệp. Quản trị tồn
kho phải trả lời được các câu hỏi:
- Lượng hàng đặt là bao nhiêu để chi phí tồn kho là nhỏ nhất? - Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng?
3.4.2. Chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho cĩ liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán. Bởi vậy các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hĩa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập.
Các chi phí gắn liền với hàng tồn kho (gọi là chi phí tồn kho) bao gồm:
- Chi phí đặt hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh tốn. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định khơng phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. Trong mỗi kỳ kinh doanh chi phí đặt hàng thường tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên và chi phí đặt hàng do vậy cũng tăng lên và ngược lại.
- Chi phí lưu kho (hay chi phí bảo quản): Chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán, bao gồm chi phí đĩng gĩi hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hố, lãi vay... Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hĩa mua vào. Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại.
- Các chi phí khác:
+ Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Cĩ thể xem đây là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đĩ mà khách hàng cĩ nhu cầu. Doanh nghiệp cĩ thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đĩ. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển (nếu cĩ). Nếu khơng doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.
+ Chi phí mất uy tín với khách hàng: đây cũng được xem là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra.
+ Chi phí gián đoạn sản xuất…
Cần lưu ý rằng một số yếu tố chi phí liên quan đến việc ra quyết định về hàng tồn kho và quản lý hàng bán khơng tồn tại trong hệ thống kế tốn hiện hành. Chẳng hạn chi phí cơ hội là một yếu tố chi phí quan trọng nhưng khơng được ghi chép trong hệ thống kế tốn.