1.3.1. Khái quát chung về quản trị và các chức năng trong quản trị
a. Khái niệm quản trị
Quản trị là q trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt đƣợc những mục tiêu đã đặt ra.
b. Các chức năng trong quản trị
Quá trình quản trị bao gồm nhiều chức năng có mối liên hệ với nhau gọi là các chức năng của quản trị. Các chức năng cơ bản trong quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra.
• Lập kế hoạch (Hoạch định) bao gồm việc xác định các mục tiêu hoạt động, phƣơng án hoạt động và các yếu tố cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu.
• Tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức và cơ chế phối hợp giữa các bộ
phận hay vị trí cơng việc để thực hiện đƣợc các cơng việc đề ra.
• Lãnh đạo bao gồm việc tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hƣớng
họ đến việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
• Kiểm tra bao gồm việc đo lƣờng việc thực hiện các kế hoạch trong thực tế, phát
hiện các sai lệch và đƣa ra các biện pháp điều chỉnh.
1.3.2. Triển khai các chức năng quản trị trong quản lý bộ phận Buồng
Việc triển khai, áp dụng các chức năng quản trị trong hoạt động quản trị bộ phận Buồng đƣợc tiến hành căn cứ trên các chức năng, nhiệm vụ và vai trò của bộ phận này trong khách sạn. Việc triển khai này sẽ là căn cứ cho ngƣời quản lý bộ phận trong thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Các nội dung triển khai các chức năng quản trị trong bộ phận Buồng có thể khái quát nhƣ sau:
• Lập kế hoạch (Hoạch định) bao gồm việc xác định các mục tiêu về sự hài lòng
của khách hàng, việc đạt đƣợc các tiêu chuẩn vệ sinh và bảo dƣỡng đồ dùng và trang thiết bị trong lau dọn, việc đảm bảo các hạn mức chi phí, việc dự tốn số lƣợng cơng cụ dụng cụ và các vật tƣ tiêu hao cần thiết… Phƣơng án hoạt động và các yếu tố cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu bao gồm việc lập các lịch làm vệ sinh và lau dọn ở các khu vực khác nhau…
• Tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức và cơ chế phối hợp giữa vị trí
cơng việc trong bộ phận, ƣớc tính số lƣợng nhân viên cho từng vị trí, xác định các yêu cầu đối với nhân sự, phân ca và xếp lịch làm việc … để thực hiện đƣợc các cơng việc đề ra.
• Lãnh đạo bao gồm việc tác động lên các cá nhân trong bộ phận, hƣớng họ đến
việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra
• Kiểm tra bao gồm việc đo lƣờng việc thực hiện các kế hoạch trong thực tế thông qua xây dựng các tiêu chuẩn làm vệ sinh, định mức làm việc, định mức tiêu hao vật tƣ, định mức chi phí… để phát hiện các sai lệch và đƣa ra các biện pháp điều chỉnh phủ hợp.
1.3.3. Vai trò, trách nhiệm của người quản lý bộ phận Buồng trong khách sạn
Quản lý bộ phận Buồng trong khách sạn (Executive housekeeper) là ngƣời điều hành chỉ đạo và kiểm soát tất cả các hoạt động dọn buồng và các nhân viên của bộ phận. Phải phối hợp giữa các đội vệ sinh để kiểm tra các khu vực đƣợc phân công và đảm bảo tiêu chuẩn.
Ngƣời quản lý bộ phận Buồng quản lý các ƣu tiên và thiết lập và hoặc thực hiện các thủ tục và tiêu chuẩn hoạt động. Ngƣời quản lý bộ phận Buồng điều hành cũng hoàn thành các nhiệm vụ quản lý tài chính, chẳng hạn nhƣ thiết lập và tuân thủ ngân sách. Ngƣời quản lý cũng hỗ trợ nhân viên của họ và thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên Buồng khi đƣợc yêu cầu. Ngƣời quản lý bộ phận Buồng cũng cần có các kỹ năng quản lý nguồn nhân lực nhƣ tuyển dụng, đào tạo, lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm của mình.
Câu hỏi ơn tập:
Phân tích lý do nhân viên thực hiện cơng việc lau dọn khu vực cơng cộng có thể đƣợc xếp lịch đi làm vào lúc 6 giờ sáng trong khi nhân viên dọn buồng lại có thể đƣợc xếp lịch đi làm vào lúc 8 hoặc 9 giờ sáng?
Khảo sát bảng mô tả công việc của quản lý bộ phận Buồng trong các khách sạn khác nhau và đối chiếu với các nội dung quản trị và vận hành của bộ phận Buồng để rút ra các công việc ngƣời quản lý bộ phận cần làm theo các chức năng quản lý? Phân tích vai trị của bộ phận Buồng trong mối tƣơng quan với các hoạt động vận hành của khách sạn cũng nhƣ đóng góp vào sự thành cơng chung của khách sạn? Hãy cho biết 4 chức năng cơ bản của quản trị và việc áp dụng 4 chức năng này trong công tác quản trị bộ phận Buồng trong khách sạn?
Bộ phận Buồng có mối liên quan với các bộ phận nào trong khách sạn? Các bộ phận đó đƣợc phân loại thành nhóm những bộ phận nào? Nội dung cơ bản của các mối quan hệ và các phƣơng tiên sử dụng để duy trì liên lạc?
Hãy đƣa ra các phƣơng án sử dụng hoa trang trí trong phịng khách theo cách tiết kiệm chi phí nhất?
Tài liệu tham khảo chƣơng
1. Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội (2017), “Tiêu chuẩn kỹ năng nghề Quốc
gia – Phục vụ Buồng”,
2. Bộ Khoa học và Công nghệ (2015), Tiêu chuẩn TCVN 4391:2015 về Khách sạn
– Xếp hạng
3. PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền và cộng sự (2018), Giáo Trình Quản Lý Học – NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân
4. Nguyễn Khoa Khôi (2006), Quản trị học, NXB Lao động và xã hội,
5. VNAT – VTCB (2008), Tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch Việt Nam: “Nghiệp
vụ buồng,.
6. VNAT – VTCB (2013), Tiêu chuẩn nghề du lịch Việt Nam “Nghiệp vụ buồng”, 7. Louis E. Boone and David L. Kurtz (1981), Principles of Management (New
York: Random House,)
8. Paul Kirwin, (1990) “A Cost-Saving Approach to Housekeeping,” The Cornell
CHƢƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN BUỒNG
Mục tiêu chương:
Sau khi nghiên cứu chương 2, sinh viên cần có khả năng:
• Giải thích đƣợc khái niệm và các nguyên tắc cơ bản của hoạch định
• Liệt kê các hoạt động chính trong q trình lên kế hoạch cơng việc cho bộ phận Buồng
• Xây dựng đƣợc tiêu chuẩn cho việc thực hiện cơng việc lau dọn
• Thiết lập đƣợc định mức lao động (năng suất làm việc) cho một số vị trí cơng việc cơ bản trong bộ phận Buồng
Chƣơng này giới thiệu về các hoạt động hoạch định công việc cho bộ phận Buồng trong khách sạn bao gồm nền tảng kiến thức về hoạch định và các nguyên tắc chung trong hoạch định... Các kiến thức nền tảng và nguyên tắc này đƣợc sử dụng làm cơ sở cho việc thiết lập danh mục lau dọn để xác định bộ phận phải lau dọn và làm vệ sinh cái gì, chỗ nào theo trình tự ra sao và cần phải đạt tới chất lƣợng công việc thế nào trong thời gian bao lâu, cần tới các trang thiết bị và công cụ, dụng cụ nào với số lƣợng bao nhiêu.
Chƣơng này gồm các phần sau:
Tổng quan về hoạch định cho các hoạt động của bộ phận Buồng Lên kế hoạch công việc cho bộ phận Buồng
Thiết lập các tiêu chuẩn trong hoạt động.
2.1. Tổng quan về hoạch định cho các hoạt động của bộ phận Buồng