Hình 1 .3 Cơ cấu tổ chức bộ phận Buồng tại khách sạn cỡ lớn
Hình 1.10 Liên lạc bằng bộ đàm giữa nhân viên Buồng và Lễ tân
Nhân viên Buồng dùng bộ đàm thơng báo về tình trạng buồng và kết quả kiểm tra buồng cho nhân viên Lễ tân khi khách làm thủ tục trả buồng. Việc truyền đạt bằng bộ đàm bảo đảm tính tức thời của thơng tin nhưng khách có thể nghe được thơng điệp đang được truyền đi. Do vậy cần có các hướng dẫn cần thiết về truyền thơng điệp cũng cách sử dụng bộ đàm để bảo đảm tính riêng tư, bảo mật của thông tin cũng như sự thoải mái cho khách hàng.
b. Bộ phận Dịch vụ Ẩm thực
Bộ phận Buồng phải phối hợp với bộ phận Dịch vụ Ẩm thực để phân chia các công việc làm vệ sinh và thời điểm làm vệ sinh hợp lý. Thông thƣờng các công tác làm vệ sinh thƣờng nhật là một phần công việc hàng ngày của bộ phận Dịch vụ Ẩm thực cịn các cơng việc lau dọn, làm vệ sinh lớn tại các cơ sở của bộ phận Dịch vụ Ẩm thực trong khách sạn sẽ do bộ phận Buồng đảm nhận và thƣờng tiến hành vào các thời điểm các cơ sở kinh doanh này đóng cửa.
Ngồi việc phối hợp trong lau dọn bộ phận Buồng còn giúp đỡ bộ phận phục vụ Ẩm thực trong quản lý đồng phục và các loại khăn nhƣ khăn trải bàn, khăn ăn... Hai bên phải thƣờng xuyên liên lạc để đảm bảo ln có đủ các loại đồ vải phục vụ cho hoạt động hàng ngày của khách sạn và đặc biệt là các sự kiện hay bữa tiệc lớn.
c. Bộ phận kinh doanh
Trong quá trình tìm kiếm khách hàng và đối tác cho khách sạn việc tiến hành các tour tham quan khách sạn để giới thiệu về sản phẩm là một công việc hết sức quan trọng. Việc giữ cho khách sạn luôn sạch sẽ và đặc biệt vào các dịp có khách tới tham quan có ảnh hƣởng lớn tới sự thành cơng của việc bán phịng và các dịch vụ trong khách sạn. Mặt khác bộ phận Buồng cũng có thể góp phần tƣ vấn cho bộ phận kinh doanh biết về tác động của các đối tƣợng hay nhóm khách khác nhau tới hoạt động của khách sạn ví dụ nhƣ sự ồn ào, sự bừa bãi hay sự không cẩn thận dẫn tới làm hƣ hại nhiều tài sản của
khách sạn, tần suất làm mất hay lấy đồ của khách sạn do một số đối tƣợng khách nào đó cần đƣợc thơng báo tới bộ phận kinh doanh để bộ phận này cân nhắc giữa lợi ích và chi phí khi tiếp thị tới các đối tƣợng hay thị trƣờng đó.
Bên cạnh đó để có thể bán hàng hiệu quả, các nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh cũng cần có các hiểu biết sâu sắc về sản phẩm của khách sạn. Bộ phận Buồng có thể giúp trong công tác đào tạo về sản phẩm lƣu trú của khách sạn.
1.2.2. Quan hệ giữa bộ phận Buồng với các bộ phận bổ trợ khác
a. Bộ phận An ninh
Với đặc thù công việc của mình bộ phận Buồng cũng có thể trở thành tai, mắt của bộ phận An ninh trong việc phát hiện ra các điều kiện khơng an tồn hay các nguy cơ về an ninh trong khách sạn cho khách lƣu trú, cho nhân viên trong khách sạn cũng nhƣ các tài sản của khách sạn nói chung.
Trong q trình lau dọn buồng khách nhân viên buồng có thể phát hiện dững dấu hiệu khả nghi về số lƣợng ngƣời lƣu trú trong buồng khi so sánh với thông tin trên danh sách buồng đƣợc giao dọn, dấu hiệu khả nghi về các loại đồ đạc bất thƣờng của khách hàng có thể dẫn tới các nguy cơ về an ninh và an tồn. Trong q trình lau dọn các khu vực công cộng và các khu vực khác thuộc khuôn viên của khách sạn nhân viên của bộ phận Buồng có thể phát hiện các nhƣợc điểm có thể tạo ra sự mất an toàn và an ninh nhƣ chỗ hổng ở hàng rào, tƣờng, ánh sáng khơng đảm bảo, khóa cửa khơng hoạt động, khu vực tối hoặc trơn dễ gây ra tai nạn hay các dấu hiệu về việc an ninh bị xâm phạm nhƣ khóa bị cạy phá, rào và tƣờng bị phá…
Để đảm bảo an ninh và an toàn cho khách sạn và cho khách nghỉ bộ phận Buồng cũng phải làm tốt cơng tác quản lý chìa khóa, đảm bảo việc kiểm soát ngƣời ra vào buồng khách trong quá trình lau dọn và đảm bảo tất cả các cửa phải đƣợc đóng chặt sau khi tiến hành lau dọn.
b. Bộ phận kỹ thuật:
Bộ phận Buồng có vai trị rất lớn đối với việc trợ giúp bộ phận kỹ thuật (Bảo dƣỡng và sửa chữa) trong việc sửa chữa và bảo dƣỡng các trang thiết bị của khách sạn. Thông thƣờng để đảm bảo các trang thiết bị đƣợc hoạt động tốt thì ngồi việc tiến hành bảo dƣỡng định kỳ việc phát hiện các trục trặc nhỏ và chữa ngay sẽ giúp trách đƣợc các hỏng hóc lớn và kéo dài đƣợc tuổi thọ của các loại trang thiết bị, đồ dùng và máy móc. Tuy nhiên việc kiểm tra thƣờng xuyên tất cả các thứ trên địi hỏi phải có nhiều nhân lực và thời gian.
Với đặc thù cơng việc phải có mặt ở mọi nơi, mọi lúc bộ phận Buồng trở thành cánh tay phải của bộ phận Kỹ thuật trong hoạt động này. Để đảm bảo đƣợc tính hiệu quả của sự trợ giúp này thì việc quan sát và phát hiện hỏng hóc phải trở thành một trong những trách nhiệm trong quá trình lau dọn của nhân viên bộ phận Buồng.