3.6. Xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận Buồng
3.6.1. Nguyên tắc chung và các công cụ hỗ trợ cho hoạt động xếp lịch cho nhân viên
viên trong bộ phận Buồng
Với số lƣợng nhân viên đông đảo việc xếp lịch làm việc sao cho công bằng, hiệu quả là một công việc khá phức tạp. Một mặt ngƣời quản lý phải đảm bảo khơng nhân viên nào có lợi về lịch làm việc hay nghỉ làm so với nhân viên khác. Mặt khác, ngƣời quản lý cũng phải đảm bảo số lƣợng nhân viên đƣợc xếp đi làm vừa đủ với yêu cầu công việc. Nếu xếp thừa ngƣời đi làm so với yêu cầu sẽ gây lãng phí nhân cơng cịn nếu xếp thiếu ngƣời đi làm có thể dẫn tới sự khơng hài lịng của khách do chất lƣợng công việc kém hoặc khơng kịp hồn thành cơng việc theo u cầu.
Hai công cụ hữu dụng cho việc xếp lịch là dự báo công suất buồng và bảng tính sẵn số lƣợng nhân cơng.
a. Dự báo cơng suất sử dụng buồng:
Thông thƣờng lịch làm việc thƣờng đƣợc lên cho một khoảng thời gian ít nhất là 7 ngày cho tuần làm việc kế tiếp. Để có thể tính trƣớc xem với mỗi ngày của tuần kế tiếp
cần tới bao nhiêu nhân viên ngƣời làm công tác xếp lịch phải dựa vào dự báo về công suất sử dụng buồng. Với bộ phận Buồng, số lƣợng nhân viên dọn buồng (chiếm đa số trong tổng số nhân viên) cần có cho một ngày làm việc đƣợc tính bằng số lƣợng buồng có khách của đêm ngày hôm trƣớc chia cho năng suất làm việc. Nói chung số lƣợng buồng có khách của đêm ngày hơm trƣớc càng cao thì tổng số nhân viên của bộ phận Buồng cần có trong ngày càng cao. Tuy nhiên với một số vị trí cơng việc nhƣ nhân viên dọn dẹp, nhân viên lau dọn khu vực cơng cộng có thể khơng ln tuân theo nhận định trên do ảnh hƣởng của các hoạt động khác trong khách sạn.
Thông thƣờng dự báo về công suất sử dụng buồng sẽ do bộ phạn Lễ tân thực hiện và chuyển cho bộ phận Buồng để làm căn cứ cho việc xếp lịch. Việc xây dựng các loại dự báo đƣợc nêu trong môn Quản trị Lễ tân nên sẽ không đƣợc đề cập ở đây..
b. Bảng tính sẵn số lượng nhân viên:
Bảng tính sẵn số lƣợng nhân viên là công cụ cho phép ngƣời quản lý bộ phận biết đƣợc tổng số nhân viên (và giờ công lao động) và dự kiến về chi phí nhân cơng cho bộ phận tại từng mức cơng suất phịng. Khi có bảng tính sẵn ngƣời quản lý chỉ cần nhìn vào dự báo cơng suất phịng cho từng ngày sẽ biết ngay đƣợc ngày kế tiếp số lƣợng nhân viên cần tới là bao nhiêu.
Dƣới đây là các bƣớc tính tốn để lập bảng tính sẵn số lƣợng nhân cơng:
• Tính số nhân viên cần có bằng cách lấy số phịng có khách chi cho năng suất làm việc.
• Tính chi phí nhân cơng bằng cách lấy số nhân viên tại từng vị trí nhân với mức lƣơng trả theo ngày của từng vị trí.
Chúng ta hãy xem xét ví dụ về bảng tính sẵn dƣới đây:
Khách sạn có 300 buồng, các mức năng suất và mức lƣơng nhƣ sau:
• Nhân viên dọn buồng ca sáng mất 30 phút dọn một buồng và có thể dọn đƣợc 15 buồng trong một ca. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên dọn buồng ca chiều: cứ 50 buồng cần 1 nhân viên. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên dọn khu vực cơng cộng ca sáng: cứ 150 buồng có khách cần tới 1 ngƣời. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên dọn khu vực cơng cộng ca chiều: cứ 150 buồng có khách cần tới 1 ngƣời. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên dọn đồ ca sáng: cứ 90 buồng có khách cần tới 1 ngƣời. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên dọn khu vực công cộng ca chiều: cứ 120 buồng có khách cần tới 1 ngƣời. Ngƣời này đƣợc trả 200Kca
• Nhân viên kiểm tra buồng: cứ 150 buồng có khách cần tới 1 ngƣời. Ngƣời này đƣợc trả 300Kca
Với các thơng số trên chúng ta có kết quả bảng tính sẵn số nhân cơng nhƣ dƣới đây:
Công suất buồng % 100% 95% 90% 85% 80% ...
Số buồng có khách 300 285 270 255 240 ... Nv dọn buồng (sáng) Số ngƣời 20 Chi phí 4000K Nv dọn buồng (chiều) Số ngƣời 6 Chi phí 1200K Nv khu công cộng (sáng) Số ngƣời 2 Chi phí 400K
Nv khu cơng cộng (chiều)
Số ngƣời 2 Chi phí 400K Nv dọn đồ (sáng) Số ngƣời 3 Chi phí 600K Nv dọn đồ (chiều) Số ngƣời 3
Chi phí 600K
Nv kiểm tra buồng
Số ngƣời 2
Chi phí 600K
Tổng số nhân viên 38
Tổng chi phí 7800K
Viêc tính hết các cột trong bảng sẽ mất nhiều thời gian. Ngày nay với sự trợ giúp của máy tính với các phần mềm có trang bảng tính rộng nhƣ Excel việc này trở nên dễ dàng hơn và thậm chí với các hàm đƣợc lập trƣớc khi nhập số phòng có khách ngƣời nhập có thể nhận ngay đƣợc kết quả về số lƣợng nhân viên cũng nhƣ chi phí cho từng ngày mà không cần mất nhiều thời gian đối chiếu với bảng tính sẵn. Tuy nhiên giá trị của bảng tính sẵn này vẫn cịn giá trị bởi nó cung cấp định hƣớng cho việc hoạch định số lƣợng nhân viên cũng nhƣ công cụ cho việc kiểm sốt chi phí. Việc kiểm sốt chi phí trong trƣờng hợp này đƣợc tiến hành bằng cách so sánh số nhân viên đƣợc bố trí đi làm cho từng ngày thực tế thông qua bảng chấm cơng, số chi phí nhân công thực tế phát sinh với với số lƣợng nhân viên dự tính và chi phí nhân cơng dự tính theo bảng tính sẵn ở đây.