4.2. Quản lý hoạt động làm vệ sinh khu vực công cộng
4.2.1. Khái quát về công tác lau dọn và làm vệ sinh khu vực công cộng
Sự sạch sẽ và gọn gàng của các khu vực chung là rất quan trọng vì chúng là yếu tố tạo nên ấn tƣợng đầu tiên của khách và là cách họ đánh giá khách sạn. Tình trạng của các khu vực chung là một tuyên bố mạnh mẽ về phần cịn lại của khách sạn.
Các khu vực cơng cộng bao gồm lối vào, hành lang, hành lang, thang máy, phòng vệ sinh, cơ sở y tế, phòng chức năng ... Việc vệ sinh các khu vực này liên quan đến các loại đồ đạc, trang trí, thảm, sàn nhà ... đòi hỏi các kỹ thuật và quy trình khác nhau. Thách thức đối với việc lau dọn các khu vực công cộng là ở chỗ các khu vực này có lƣu lƣợng giao thơng cao nên rất chóng bị bẩn và phải dọn thƣờng xun nhƣng khơng đƣợc gây bất tiện cũng nhƣ nguy hiểm cho khách.
Với từng khu vực công cộng ngƣời quản lý phải quyết định việc áp dụng các biện pháp lau dọn và làm vệ sinh phù hợp, tần suất phù hợp cũng nhƣ thời gian tiến hành phù hợp. Nếu nhƣ biện pháp và tần suất đã đƣợc xác định khi xây dựng danh mục lau dọn thì thời gian tiến hành cân phải căn cứ vào thực tế tình hình khách lƣu trú tại khách sạn, các sự kiện diễn ra tại khách sạn cũng nhƣ lƣu lƣợng khách sử dụng các khu vực công cộng ở các khung giờ khác nhau. Các kỹ thuật và phƣơng pháp lau dọn và làm vệ sinh khu vực cơng cộng đã đƣợc trình bày trong giáo trình về nghiệp vụ khách sạn nên sẽ không nêu chi tiết ở đây.
4.2.2. Công tác chuẩn bị và điều phối nhân lực làm vệ sinh khu vực công cộng
Công tác chuẩn bị và điều phối nhân lực làm vệ sinh khu vực công cộng bao gồm việc xác định các mốc thời gian cho các hoạt động lau dọn tại từng khu vực. Nếu nhƣ việc lau dọn và làm vệ sinh khu vực buồng khách thƣờng giới hạn vào những thời điểm khách ít có mặt tại buồng (8 tới 16 giờ) thì cơng tác lau dọn và làm vệ sinh khu vực công cộng diễn ra trong suốt cả ngày.
Vào các thời điểm lƣu lƣợng khách sử dụng các khu vực công cộng cao việc lau dọn đƣợc tiến hành với các phƣơng pháp hƣớng tới mục tiêu đảm bảo sự sạnh sẽ, vệ sinh và tính thẩm mỹ và thuận tiện cho khách.
Các thời điểm lƣu lƣợng khách sử dụng các khu vực cơng cộng ít sẽ đƣợc ƣu tiên cho việc thực hiện các chƣơng trình lau dọn lớn, tổng vệ sinh từng khu vực. Việc thực hiện công tác làm vệ sinh khu vực cơng cộng cũng có thể đƣợc tiến hành theo mơ hình dọn độc lập hoặc theo nhóm. Việc dọn vệ sinh độc lập thích hợp với các khu vực nhỏ, hẹp ví dụ nhƣ cầu thang máy, hành lang khu vực buồng ngủ, nhà vệ sinh công cộng… Việc dọn vệ sinh theo nhóm thích hợp với các khu vực rộng, có nhiều đồ vật nặng cần di chuyển trong quá trình lau dọn và làm vệ sinh cũng nhƣ có nhiều đồ vật ở trên cao.
4.2.3. Công tác truyền đạt thông tin và giao nhiệm vụ
Cũng giống nhƣ việc truyền đạt thông tin và giao nhiệm của nhân viên dọn buồng, cuộc họp đầu ca của nhân viên dọn các khu vực công cộng cũng bắt đầu tại buồng để đồ vải hoặc văn phịng chính của bộ phận. Tại đây nhân viên sẽ nhận bảng phân công khu vực cùng với các hƣớng dẫn cụ thể khác từ ngƣời quản lý. Căn cứ trên các thông tin nhận đƣợc nhân viên bắt đầu tiến hành chuẩn bị xe đẩy. Việc truyền đạt thông tin cũng đƣợc triển khai ngắn gọn nhƣng đầy đủ, với việc phát huy tối đa các kênh giao tiếp nhƣ bằng lời, bằng văn bản. Cũng cần lƣu ý rằng hoạt động lau dọn khu vực công cộng bắt đầu ngay từ sáng sớm trƣớc thời điểm làm việc của nhân viên dọn buồng nên việc truyền đạt thông tin và giao nhiệm vụ cần hết sức linh hoạt để nhân viên không bị phụ thuộc quá nhiều vào cuộc họp chung.
Các thông tin cần truyền đạt trong buổi họp đầu ca thƣờng bao gồm: • Các lời khen ngợi với nhân viên
• Thơng tin chung về tình hình cơng việc của khách sạn trong ngày • Các sự kiện quan trọng và các khách quan trọng (nếu có)
• Các khách, buồng, khu vực cần chú ý đặc biệt và lý do • Các chú ý đặc biệt về lau dọn
• Các lỗi, vấn đề cần khắc phục (nếu có)
• Các nhắc nhở khác và các phản hồi của nhân viên • Chúc nhân viên có ngày làm việc hiệu quả và vui vẻ Các kênh truyền đạt thơng tin có thể bao gồm:
• Trao đổi miệng
• Bảng phân cơng dọn buồng, các phiếu giao việc • Bảng tin của bộ phận
• Thơng báo nội bộ (Memo) • Nhóm trên mạng xã hội
4.2.4. Cơng tác kiểm tra kết quả lau dọn và làm vệ sinh khu vực công cộng
Cũng giống nhƣ việc kiểm tra buồng khách, việc kiểm tra các khu vực công cộng thƣờng do giám sát viên thực hiện để đảm bảo các khu vực công cộng đƣợc dọn và làm vệ sinh theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn. Do đặc thù của việc sử dụng các khu vực công cộng nên việc kiểm tra các khu vực này thƣờng có tính nhắc lại để đảm bảo nhân viên làm vệ sinh thực hiện đủ tần suất lau dọn và làm vệ sinh đƣợc giao và các khu vực công cộng luôn đạt đƣợc tiêu chuẩn tốt nhất về thẩm mỹ và vệ sinh.
Cũng giống nhƣ kiểm tra buồng việc kiểm tra các khu vực cơng cộng cũng theo trình tự từ trên xuống dƣới, theo vịng (có thể ngƣợc hoặc thuận chiều kim đồng hồ). Việc sử dụng các danh mục kiểm tra rất hữu dụng để đảm bảo không khu vực nào bị bỏ qua.