3.1.1. Khái niệm và các hoạt động chính trong cơng tác tổ chức.
Cơng tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu, là việc giao mỗi nhóm cho một ngƣời quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và liên kết dọc trong cơ cấu tổ chức.
Công tác tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi ngƣời, mỗi bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động với nhau sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức.
Công tác tổ chức gồm những nội dung chủ yếu:
• Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị bao gồm việc phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau và xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận.
• Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã đƣợc đề ra.
• Thiết kế q trình thực hiện cơng việc, làm cho cơ cấu quản lý đƣợc xây dựng có thể vận hành đƣợc trong thực tế thông qua việc xây dựng nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ.
• Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên mơn, nhiệt tình và trách nhiệm trong cơng tác, đồn kết gắn bó và giúp đỡ nhau hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Để cơng tác tổ chức thực hiện tốt vai trị của mình thì tổ chức phải đƣợc thiết lập đảm bảo các yêu cầu đó là: Khoa học, hiệu quả, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trƣớc mắt và lâu dài, kết hợp quyền lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm.
Các hoạt động chính trong cơng tác tổ chức bao gồm: • Tuyển mộ
• Lựa chọn • Ký hợp đồng
• Định hƣớng cơng việc
• Đào tạo và phát triển nhân viên • Xếp lịch làm việc
• Đánh giá nhân viên • Khen thƣởng và kỷ luật
3.1.2. Nguyên tắc chung trong công tác tổ chức
Nguyên tắc một thủ trƣởng: hay còn gọi là nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Theo nguyên tắc này, mỗi ngƣời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngƣời lãnh đạo. Điều này giúp cho ngƣời nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh tình trạng “trống đánh xi kèn thổi ngƣợc”.
Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong mơ hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.
Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên ngun tắc giảm chi phí một cách có hiệu quả.
Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của mơi trƣờng bên ngồi và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
Kết quả chính của cơng tác tổ chức là hình thành nên một cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống gồm nhiều bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau đƣợc phân theo từng khâu, từng cấp với những chức năng, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các nhiệm vụ chung của tổ chức.
3.1.3. Nội dung chính trong tổ chức nhân sự cho hoạt động của bộ phận Buồng
Cũng giống nhƣ các hoạt động trong chức năng tổ chức nói chung, các nội dung chính trong tổ chức nhân sự cho bộ phận buồng mà ngƣời quản lý bộ phận buồng cần thực hiện bao gồm:
• Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện để xây dựng các vị trí cơng việc tƣơng ứng và thiết lập sơ đồ tổ chức cho bộ phận buồng
• Xác định các kỹ năng, kiến thức, thái độ cũng nhƣ các phẩm chất cần có đối với từng vị trí cơng việc trong bộ phận để xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí theo mẫu hay những nội dung cứng theo yêu cầu của quản lý khách sạn hoặc bộ phận Nhân sự
• Xác định số lƣợng nhân viên cần duy trì cho từng vị trí căn cứ theo quy mơ của khách sạn, cơng suất sử dụng buồng dự kiến
• Xác định cơ cấu nhân viên chính thức và làm thời vụ hợp lý
• Xác định các nguồn tuyển mộ và tham gia vào quá trình tuyển mộ nhân viên cùng bộ phận Nhân sự trong khách sạn
• Tổ chức đào tạo cho nhân viên theo mô tả công việc và các tiêu chuẩn thực hiện công việc và tiêu chuẩn về năng suất làm việc
• Tiến hành phân ca và xếp lịch làm việc cho nhân viên • Tiến hành khích lệ và tạo động lực làm việc cho nhân viên
• Tham gia vào việc đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận cùng với phòng Nhân sự
Một số vấn đề về tổ chức và nhân sự đƣợc thảo luận ở các môn học khác ở mức độ sâu, do vậy trong phạm vi tài liệu này các vấn đề chính đặc thù sau sẽ đƣợc thảo luận:
• Tuyển mộ nhân viên • Lựa chọn và ký hợp đồng • Đào tạo nhân viên
• Xếp lịch làm việc cho nhân viên