CHƢƠNG 5 : QUẢN LÝ ĐỒ DÙNG, VẬT DỤNG
5.1. Nguyên tắc trong quản lý và phân loại các loại đồ dùng, vật dụng
5.1.1. Nguyên tắc quản lý các loại đồ dùng vật dụng
a. Nguyên tắc đủ số lượng
Nhƣ đã nêu ở các chƣơng đầu, ngƣời quản lý bộ phận Buồng phải đảm bảo nhân viên có đủ số đồ dùng vật dụng cần thiết để có thể thực hiện đƣợc công việc theo tiêu chuẩn chất lƣợng và năng suất lao động mà khách sạn đề ra. Tuy nhiên bên cạnh việc bảo
đảm có đủ số lƣợng đồ dùng vật dụng cần thiết, ngƣời quản lý bộ phận Buồng cịn phải đảm bảo lƣợng mua về khơng q nhiều để ảnh hƣởng tới chi phí của bộ phận.
b. Nguyên tắc đúng chủng loại
Ngƣời quản lý bộ phận Buồng có thể trực tiếp tham gia vào việc mua sắm đồ dùng, vật dụng cho khách sạn hoặc tƣ vấn hay thiết lập các yêu cầu về mua sắm đồ dùng, vật dụng cho bộ phận của mình. Và do vậy ngƣời quản lý cần phải đảm bảo những gì mình tƣ vấn, yêu cầu hoặc mua về phải phát huy hiệu quả trong sử dụng, hỗ trợ cho cơng tác kiểm sốt chi phí, đảm bảo đáp ứng các mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận. Nguyên tắc này ảnh hƣởng tới việc theo dõi mức hiệu quả của các loại trang thiết bị, công cụ dụng cụ, hóa chất… đƣợc mua về để đánh giá mức độ hiệu quả của các đồ dùng để có các tƣ vấn góp ý kịp thời cho lần mua sắm kế tiếp. Ví dụ nếu mua loại ga trải giƣờng khơng đủ lớn sẽ khiến nhân viên khó có thể trải giƣờng đẹp, trong khi mua loại ga quá lớn sẽ tăng thêm độ vất vả cho nhân viên đồng thời làm gia tăng thêm chi phí giặt là cũng nhƣ chi phí đầu tƣ ban đầu.
c. Nguyên tắc cung ứng kịp thời
Một nguyên tắc cần đảm bảo nữa là phải đảm bảo cung ứng kịp thời các trang thiết bị và đồ dùng, vật dụng cho hoạt động lau dọn và làm vệ sinh cũng nhƣ cho các hoạt động phục vụ khách. Nguyên tắc này có ảnh hƣởng rất lớn tới việc tính tốn số lƣợng dự trữ cũng nhƣ các thời điểm mua hàng thích hợp
d. Nguyên tắc đảm bảo tính kinh tế:
Bên cạnh việc đảm bảo đủ số lƣợng đồ dùng vật dụng ngƣời quản lý cần đảm bảo tính kinh tế trong quản lý các đồ dùng vật dụng. Tính kinh tế đƣợc hiểu là đảm bảo mức hao phí hay chi phí thấp nhất trong quá trình mua và sử dụng các loại đồ dùng, vật dụng trang thiết bị. Với nguyên tắc này ngƣời quản lý phải theo dõi các loại đồ dùng vật dụng từ giai đoạn mua, các trƣờng hợp sửa chữa, bảo dƣỡng, tuổi thọ của trang thiết bị để đảm bảo hiệu quả cao nhất trong sử dụng.
5.1.2. Phân loại các loại đồ dùng, vật dụng
Các loại đồ dùng vật dụng có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau nhƣ mức độ tiêu hao, công năng sử dụng, vị trí sử dụng, thời gian sử dụng… Tuy nhiên mức độ tiêu hao của các lọai đồ dùng vật dụng ảnh hƣởng tới hoạt động quản lý của các loại đồ dùng vật dụng đó nhƣ số lƣợng, khối lƣợng đầu tƣ ban đầu, lƣợng lƣu kho cần thiết, tần suất mua hàng, cơng tác bảo trì bảo dƣỡng, các chi phí phát sinh v.v.
Vì vậy việc phân loại các đồ dùng vật dụng sẽ đƣợc thực hiện theo tiêu chí về mức độ tiêu hao trong quá trình sử dụng. Dựa theo têu chí này đồ dùng vật dụng có thể đƣợc phân loại thành các đồ dùng đƣợc nhiều lần hay là các loại đồ dùng không tiêu hao
trong quá trình sử dụng và các đồ chỉ dùng đƣợc một lần hay còn gọi là các loại đồ dùng tiêu hao trong q trình sử dụng.
a. Nhóm các đồ dùng khơng tiêu hao trong quá trình sử dụng
Đây là những đồ có thể sử dụng đƣợc trong một thời gian dài nhƣ các loại đồ vải, xe đẩy của nhân viên, máy hút bụi, cây lau nhà,... Nhóm đồ này lại có thể đƣợc phân thành hai nhóm nhỏ hơn là các loại đồ vải và nhóm trang thiết bị, cơng cụ, dụng cụ cho nhân viên và đồ cho khách mƣợn.
b. Nhóm các loại đồ dùng tiêu hao trong quá trình sử dụng
Đây là những loại đồ dùng bị tiêu hao ngay trong quá trình sử dụng nhƣ: các loại chất tẩy rửa, các loại đồ đặt trong phòng cho khách (xà phòng, dầu gội đầu, kem đánh răng...).
5.2. Quản lý các loại đồ dùng khơng tiêu hao trong q trình sử dụng
5.2.1. Xác định số lượng cần trang bị và dự trữ
a. Xác định số lượng cần trang bị và dự trữ cho các loại đồ vải:
Chi phí đồ vải là một khoản chi phí lớn và thƣờng chỉ đứng sau chi phí nhân cơng của bộ phận. Đồ vải gồm:
• Đồ vải dùng trong phịng ngủ: ga trải giƣờng, vỏ gối, miếng che đệm, chăn và phủ giƣờng
• Đồ vải dùng trong phịng tắm: khăn tắm, khăn tay, khăn mặt và khăn chùi chân • Khăn dùng cho bàn ăn: Khăn trải bàn và khăn ăn, váy quây bàn.
Để tính đƣợc xem với mỗi loại đồ vải số lƣợng khách sạn cần phải có là bao nhiêu thì chúng ta cần phải tính ra số bộ.
Một bộ của một loại đồ vải nào đó là số lƣợng đồ vải đủ cho khách sạn dùng trong một lần. Để đảm bảo cho hoạt động hàng ngày đƣợc suôn sẽ khách sạn cần dự trữ một số lƣợng bộ đồ vải nhất định.
Để tính ra đƣợc số lƣợng đồ vải cần có là bao nhiêu ngƣời quản lý cần phải cân nhắc các yếu tố sau:
• Chu trình giặt là: Nếu khách sạn tự giặt là lấy thì số bộ sẽ ít hơn là thuê giặt là bên ngồi.
• Lƣợng đồ vải để thay thế: Qua q trình sử dụng đồ vải có thể bị cũ, hỏng hay mất cắp và cần phải có lƣợng thay thế. Theo kinh nghiệm các khách sạn hay tính lƣợng thay thế bằng ½ bộ/năm.
• Dự phịng cho các tình huống khẩn cấp: ví dụ nhƣ thiết bị giặt là hỏng, mất điện, lụt lội, khách có yêu cầu thêm.
Trong ngành khách sạn lƣợng dự trữ thƣờng gặp đối với đồ vải là 3,5 bộ (hay hệ số 3,5) với cách tính tốn nhƣ sau:
• 1 bộ để dùng trong phịng khách • 1 bộ thay ra từ phịng khách • 1 bộ chuẩn bị dùng cho hơm sau • 0,5 bộ dùng để dự phịng và thay thế.
Hình 5.1. Vịng quay của đồ vải
Mỗi khách sạn khác nhau sẽ có lƣợng dự trữ khác nhau tùy vào điều kiện của từng khách sạn. Ví dụ khách sạn ở gần biển sẽ cần số lƣợng dự trữ cao hơn do tỷ lệ sử dụng và độ hƣ hại của đồ vải cao hơn so với các khách sạn có cùng số lƣợng buồng và cơng suất sử dụng buồng ở trong thành phố. Khách sạn có cơng suất buồng cao hơn và đều hơn giữa các mùa đƣơng nhiên sẽ cần số bộ hay hệ số dự trữ cao hơn. Khách sạn gửi giặt là bên ngồi sẽ có lƣợng dự trữ cao hơn do phát sinh thời gian chờ gửi và nhận đồ vải.
Bên cạnh đó mức độ sử dụng của các loại đồ vải cũng góp phần vào sự gia tăng của số bộ cần tới. Ví dụ khăn tắm sẽ có hệ số dự trữ cao hơn ga trải giƣờng, ruột chăn hay phủ đệm hay cái bảo vệ đệm (mattress pad) có hệ số thấp hơn rất nhiều do không phải thay thƣờng xuyên. Dƣới đây là gợi ý về hệ số cho một số loại đồ vải thông dụng: Đồ vải thay giặt thƣờng xuyên:
Ga trải giƣờng: 2.5 ~ 3,5
Vỏ chăn: 2.5 ~ 3,5
Các loại khăn: 3.5 ~ 4.5
Vỏ gối: 3.5 ~ 4,5
Đồ vải không thay thƣờng xuyên:
Ruột chăn: 1.1 ~ 1.2
Bảo vệ đệm: 1.1 ~ 1.2
Dựa trên hệ số này ngƣời quản lý có thể tính tốn đƣợc số lƣợng đồ vải cần có. Chúng ta cùng xem xét ví dụ dƣới đây.
Tính số lƣợng ga trải giƣờng cho một khách sạn có 200 buồng biết rằng số bộ cần có trong kho là 4 bộ. Mỗi giƣờng sử dụng 01 ga trải giƣờng. Các loại buồng và số lƣợng
nhƣ sau: Twin: 80 Deluxe Queen 120
Phân tích loại buồng ta thấy
• Có 80 buồng dùng 2 giƣờng đơn (Twin room) tƣơng đƣơng với cần 2 giƣờng x 01 ga đơn = 2 ga đơn/buồng
• Có 120 buồng dùng 01 giƣờng Queen size tƣơng đƣơng với 1 giƣờng x 01 ga = 01 ga cho giƣờng Queen size/buồng
Vậy ta có số lƣợng 01 bộ là:
• Ga đơn = 80 buồng x 2 ga = 160 ga • Ga Queen size = 120 buồng x 1 ga = 120 ga
Với hệ số 4 ta có số lƣợng cần đầu tƣ ban đầu và lƣu trữ trong kho là: • Ga đơn = 160 x 4 bộ = 640 ga
• Ga Queen size = 120 x 4 bộ = 480 ga
b. Xác định số lượng cần trang bị và dự trữ cho nhóm trang thiết bị, cơng cụ, dụng cụ cho nhân viên:
Cũng tƣơng tự nhƣ với các loại đồ vải, số lƣợng các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ đƣợc tính theo số bộ đủ dùng cho một lần và lƣợng dự trữ. Vì các cơng cụ, dụng cụ và trang thiết bị nói chung khơng cần phải thay thƣờng xun và cũng cần diện tích kho bảo quản nên số bộ cần có hay hệ số áp dụng là 1,1.
Ngƣời quản lý phải căn cứ vào các công việc lau dọn và làm vệ sinh của khách sạn để lập danh mục các công cụ, dụng cụ và trang thiết bị cần thiết cho các cơng việc đó. Trên cơ sở danh mục đã có, ngƣời quản lý sẽ tính tốn số lƣợng cần thiết cho 1 bộ. Thách thức lớn nhất đối với ngƣời quản lý là tính tốn số lƣợng đồ dùng cho 1 bộ. Thông thƣờng tiếp cận hay dùng đến là theo lƣợng công việc và số lƣợng công viên với lập luận rằng mỗi một nhân viên khi vào ca cần có đồ dùng sẵn sàng cho hoạt động của mình.
Giả sử khách sạn có 150 buồng và mức năng suất lao động thiết lập cho 1 nhân viên dọn buồng là 15 buồng vào thời điểm đông nhất (cơng suất đạt 100%) khách sạn cần bố trí 150 : 15 = 10 nhân viên buồng đi dọn buồng, 4 nhân viên đi lau dọn khu vực cơng cộng trong đó 2 nhân viên lau dọn khu vực công cộng cần dùng tới máy hút bụi thơng thƣờng trong cơng việc thì tổng số máy hút bụi thơng thƣờng cần có sẽ là 10 + 2 = 12. Trong đó 10 máy là chuyên dụng cho hoạt động dọn buồng (và đƣợc ký hiệu riêng, để ở khu vực kho của nhân viên dọn buồng ở các tầng). Với hệ số áp dụng là 1,1 thì khách sạn sẽ cần thêm 12 x 1,1 = 1,3 = 1 máy hút bụi dự phòng.
Tiếp cận này cũng đƣợc áp dụng để tính số lƣợng cơng cụ, dụng cụ sử dụng cá nhân khác nhƣ xe đẩy của nhân viên, cây lau nhà, gạt kính, làn xách tay (caddy). Tuy nhiên với những công cụ dụng cụ không sử dụng thƣờng xuyên hoặc dùng chung cho những khơng gian lớn ví dụ máy chà sàn cỡ lớn, máy hút nƣớc, máy thổi khơ, máy giặt thảm extraction thì việc tính tốn sẽ có thể phải dựa trên diện tích các khu vực, tần suất tiến hành lau dọn lớn và các dự án lau dọn hoặc chính sách tự làm hay thuê các dịch vụ bên ngoài. Trong trƣờng hợp này ngồi việc tự tính tốn, ngƣời quản lý có thể lấy ý kiến của các cơng ty tƣ vấn hoặc chính các cơng ty cung cấp các trang thiết bị.
Dƣới đây là danh mục một số đồ dùng cơ bản cho công tác lau dọn và làm vệ sinh tại bộ phận Buồng trong khách sạn:
Thiết bị làm sạch thủ công: Nhƣ tên cho thấy, chúng đƣợc sử dụng thủ công để giữ cho bề mặt sạch sẽ. Một số thiết bị thủ công thƣờng đƣợc sử dụng là:
• Đồ mài mòn (Abrasives) - Chúng là đá mài hoặc giấy mài đƣợc sử dụng để đánh bóng bề mặt kim loại hoặc gỗ. Có nhiều loại hạt mài khác nhau tùy thuộc vào kích thƣớc hạt sạn và độ bám dính của hạt sạn trên giấy.
• Chổi quét (Brushes)- Chúng là loại chổi phẳng cầm tay có lơng để qt bụi bề mặt đồng bằng cũng nhƣ các góc. Chúng đi kèm với tay cầm chống trƣợt và lông cứng không trầy xƣớc. Chúng giúp loại bỏ bụi cứng đầu.
• Xe đẩy cho nhân viên dọn buồng (Chambermaid‟s Trolley / Housekeeping Trolley) - Xe đẩy này đủ lớn để giữ tất cả đồ dùng trong phòng và phịng tắm của khách một cách có tổ chức. Nó giúp tạo sự thuận tiện cho nhân viên dọn có
thể mang theo số lƣợng lớn đồ trong một lần trong q trình dọn dẹp phịng của khách.
• Thùng rác (Dust bin) - Chúng đƣợc sử dụng để thu gom rác thải hàng ngày đƣợc tạo ra trong khách sạn.
• Vải lau bụi (Dusting cloth) - Là loại vải mềm dùng để lau bụi trên bề mặt.
• Xẻng thu rác (Dustpan) - Chúng đƣợc sử dụng để thu gom bụi và rác trên sàn nhà và cho vào thùng rác.
• Xe đẩy của nhân viên vệ sinh (Janitor‟s trolley) - Là loại xe đẩy lƣu trữ các vật dụng làm sạch nhƣ chất tẩy rửa, bình xịt, thùng rác, cây lau nhà và khăn lau bụi, tất cả đều có kích thƣớc nhỏ gọn. Nó có thể đƣợc di chuyển xung quanh một cách dễ dàng. Nó đáp ứng thách thức của cơng việc dọn phịng hiện đại trong các khách sạn.
• Cây lau nhà (Mop) - Có nhiều loại cây lau nhà khác nhau nhƣ cây lau dây, cây lau nhà, cây lau bụi và cây lau nhà tổng hợp. Lau thƣờng đƣợc làm bằng dây bông phẳng hoặc bọt biển nặng đƣợc cố định trên khung kim loại. Cây lau nhà bằng bơng có khả năng thấm hút cao nhƣng cần đƣợc chăm sóc nhiều hơn, không giống nhƣ cây lau nhà tổng hợp có khả năng thấm hút gần nhƣ bằng khơng và rất ít phải bảo dƣỡng.
• Xe đẩy cây lau nhà (Mop Wringer trolley) - Xe đẩy xô lau (hoặc xe đẩy cây lau nhà) là một chiếc xơ có bánh xe cho phép ngƣời sử dụng vắt cây lau ƣớt mà không làm bẩn tay. Cây lau đƣợc vắt giữa hai bề mặt để loại bỏ nƣớc bẩn trong đó.
• Máy làm sạch (Scarifying machine) - Nó đƣợc sử dụng để giữ sân vƣờn, sân gôn và bãi cỏ trong khn viên khách sạn. Nó cắt qua cỏ, và loại bỏ rêu và cỏ chết. Nó giúp phát triển bãi cỏ xốp. Máy nạo có gắn các lƣỡi dao cố định vào trụ quay. Chúng cắt ngang lớp cỏ mà theo đó các nhánh con đƣợc tách ra thành nhiều cây riêng lẻ. Điều này giúp lớp cỏ dày hơn và cải thiện sức khỏe của nó. • Bình xịt (Spay bottles) - Dùng để xịt nƣớc hoặc dung dịch hóa chất lên bề mặt
cần làm sạch. Chúng cũng đƣợc sử dụng để phun nƣớc lên hoa hoặc lá mỏng manh của hoa.
Hình 5.2. Một số trang thiết bị làm sạch thủ công cho nhân viên trong bộ phận Buồng
Thiết bị làm sạch chạy điện: Nhƣ tên mô tả, các thiết bị này yêu cầu năng lƣợng điện
để hoạt động. Chúng đƣợc vận hành bằng nguồn xoay chiều hoặc bằng pin. Một số thiết bị điện quan trọng là:
• Box Sweeper - Là loại máy quét điện bao gồm một chổi ma sát. Bàn chải thƣờng phù hợp để quay theo chiều dọc hoặc chiều ngang, khi thiết bị di chuyển trên bề mặt. Nó có thể làm sạch sàn nhà cũng nhƣ thảm. Càng rộng càng tốt là chổi quét hộp.
• Máy hút bụi (Vacuum Cleaner) - Nó lại là một thiết bị đƣợc sử dụng chủ yếu trong công việc dọn phịng của khách sạn. Nó đi kèm với một động cơ hút phù hợp trong một hộp, một ống và các phụ kiện khác nhau cho các yêu cầu làm sạch tinh tế cũng nhƣ khó khăn.
• Máy đánh bóng sàn (Polishing Machine) - Chúng đƣợc sử dụng để tăng thêm độ sáng bóng cho sàn của những khu vực thƣờng xuyên lui tới nhất của khách sạn. • Máy chà sàn (Scrubber )- Là phụ kiện chăm sóc sàn đi kèm với máy chà sàn
hoạt động bằng điện cầm tay. Nó đƣợc sử dụng khi chỉ lau thơi là khơng đủ. Nó