CHƢƠNG 5 : QUẢN LÝ ĐỒ DÙNG, VẬT DỤNG
5.2. Quản lý các loại đồ dùng không tiêu hao trong quá trình sử dụng
5.2.3. Quản lý hoạt động mua sắm
Với việc lập quản lý và lập kế hoạch mua sắm đồ vải và máy móc, ngƣời quản lý cần chú ý các vấn đề sau:
• Lên kế hoạch theo từng năm, thƣờng là vào tháng 10 của năm trƣớc
• Chia kế hoạch mua sắm theo từng thời điểm phù hợp trong năm, tránh tập trung mua sắm nhiều thứ trong cùng một thời điểm
• Cân đối với doanh thu dự kiến trong tháng/ quý/ năm
a. Quản lý hoạt động mua sắm đồ vải:
Đối với các loại đồ vải ngƣời quản lý cần lập danh mục các loại đồ vải cần dùng, xác định các tiêu chuẩn về đồ vải cần mua ví dụ nhƣ số lƣợng, kích cỡ, chất liệu, độ dày… Một trong những chú ý quan trọng với việc mua các loại đồ vải nói chung và các loại ga trải giƣờng, khăn trải bàn nói riêng là kích cỡ phải phù hợp với các bề mặt các loại đồ vải này che phủ và độ co của đồ vải trong q trình sử dụng. Ví dụ nhƣ với khăn
trải bàn cần đo kích cỡ bàn và độ rủ cần thiết để khăn trải bàn ít nhất cũng chạm tới mép ghế sau khi đã trải. Ga trải giƣờng cũng cần đảm bảo tƣơng thích với kích cỡ của giƣờng, đệm để đảm bảo che phủ kín tồn bộ đệm cũng nhƣ cịn chỗ để giắt dƣới đệm trong q trình tác nghiệp.
Mua đồ vài nói chung và các loại ga trải giƣờng, khăn trải bàn nói riêng nếu kích cỡ nhỏ hơn cần thiết sẽ không đạt yêu cầu thẩm mỹ trong khi sử dụng cũng nhƣ gây khó khăn cho nhân viên trong tác nghiệp vì việc điều chỉnh sẽ rất khó và mất thời gian. Ngƣợc lại, các đồ vải quá khổ vừa tạo sự vất vả cho nhân viên trong tác nghiệp khiến giảm năng suất lao động lại vừa tăng chi phí đầu tƣ ban đầu cũng nhƣ chi phí giặt là các loại đồ vải.
Có thể lấy ví dụ nhƣ sau: Nếu kích cỡ giƣờng là 130cm x 190cm và đệm có kích cỡ vừa khít với giƣờng và phải đảm bảo độ dày là 20cm thì ga trải giƣờng phải phủ kín mặt trên của đệm, che kín độ dày của đệm ở mỗi cạnh và cũng cần dƣ thêm một đoạn có độ dài bằng với độ dày của đệm ở mỗi cạnh để có thể giắt dƣới đệm nhằm cố định đƣợc ga. Nhƣ vậy, mỗi chiều của ga cần có thêm một khoảng có độ dài bằng 4 lần độ dày của đệm trong trƣờng hợp này ga cần có kích cỡ tối thiểu: (130cm + (4x20cm)) x (190 + (4x20cm) = 210cm x 270cm
Bảng 5.3. Kích cỡ tiêu chuẩn của một số loại giường
Bảng này cho thấy kích cỡ của cá loại giường theo các khu vực khác nhau. Đây là căn cứ cho việc đặt mua các loại giường phù hợp với các thị trường khách, mua đệm và tính kích cỡ ga trải giường cần thiết.
Các thông tin này sẽ đƣợc gửi tới bộ phận chuyên trách mua hàng. Trong một vài trƣờng hợp ngƣời quản lý bộ phận có thể đƣợc yêu cầu trực tiếp tham gia vào quá trình lựa chọn các nhà cung cấp cho khách sạn. Trong trƣờng hợp này các tiêu chí để lựa chọn các nhà cung cấp là:
• Sự đa dạng và sẵn có của các loại đồ vải để có thể mua đƣợc tất cả các loại đồ vải cần thiết trong một hợp đồng
• Giá và chế độ thanh tốn
• Chế độ giao hàng, bảo hành, bảo trì và các hoạt động hậu mãi khác • Tuổi thọ của đồ vải
• Chi phí sử dụng đồ vải
Số lƣợng mua sắm đƣợc tính tốn dựa trên việc so sánh giữa số lƣợng đồ vải cần duy trì với số lƣợng đồ vải thực có trong tay theo kết quả của việc kiểm kê. Các bƣớc tiến hành cụ thể nhƣ sau:
• Kiểm kê đồ vải vào cuối các tháng (hoặc quý) • Xác định số lƣợng hỏng rách trong tháng • Đánh giá lại hệ số dự trữ
• Tham khảo lƣợng khách dự kiến trong các tháng tới • Lên kế hoạch mua sắm
b. Quản lý hoạt động mua sắm trang thiết bị và công cụ, dụng cụ:
Cũng tƣơng tự nhƣ với đồ vải, ngƣời quản lý cần lập danh mục các trang thiết bị, công cụ dụng cụ và xác định các tiêu chuẩn cụ thể cho từng đồ cần mua. Các thông tin này sẽ đƣợc gửi tới bộ phận chuyên trách mua hàng. Trong một vài trƣờng hợp ngƣời quản lý bộ phận có thể đƣợc yêu cầu trực tiếp tham gia vào quá trình lựa chọn các nhà cung cấp cho khách sạn với các tiêu chí giống nhƣ với đồ vải.
Số lƣợng các trang thiết bị, công cụ dụng cụ đƣợc mua cũng dựa trên số lƣợng còn sử dụng đƣợc so với số lƣợng cần có. Các bƣớc tiến hành cụ thể nhƣ sau:
• Theo dõi tình trạng, tần suất hỏng hóc, sửa chữa thay thế • Tham khảo tình hình hoạt động của KS trong thời gian tới
• Tham khảo ý kiến của bộ phận bảo trì bảo dƣỡng hoặc nhà cung cấp • Lên kế hoạch mua sắm.