3.6. Xếp lịch làm việc cho nhân viên bộ phận Buồng
3.6.2. Phân ca và xếp lịch làm việc cho nhân viên trong bộ phận Buồng
a. Phân ca làm việc:
Việc phân ca làm việc cho nhân viên trong bộ phận Buồng đƣợc căn cứ trên hoạt động của bộ phận, các yêu cầu của luật lao động cũng nhƣ hành vi của khách lƣu trú và đặc thù của từng vị trí cơng việc.
Với các vị trí nhân viên lau dọn khu vực công cộng, để đảm bảo việc lau dọn đƣợc diễn ra thƣờng xuyên liên tục nhằm giữ cho khách sạn luôn ở trong trạng thái sạch và có vẻ đẹp thẩm mỹ tốt nhất mỗi khi khách nhìn thấy thì các ca làm việc đƣợc rải đều trong ngày với các ca nhƣ sau:
• Ca sáng từ 6h – 14 h • Ca chiều từ 14h – 22h
• Ca đêm từ 22h - 6h sáng ngày kế tiếp
Với các vị trí dọn buồng, thơng thƣờng ca làm việc phổ biến kéo dài từ 8 – 16h để thích hợp với khoảng thời gian khách lƣu trú khơng có mặt ở trong phịng. Tuy nhiên
để bổ trợ cho các hoạt động lau dọn, đặc biệt là khi khách sạn tiến hành làm dịch vụ chỉnh trang buồng buổi tối thì khách sạn có thể bố trí cho nhân viên dọn buồng đi làm việc ca chiều từ 14h tới 22h
Với các vị trí ở bộ phận giặt là thì đa số sẽ đi làm theo giờ hành chính từ 8 tới 16h hoặc theo các khung giờ khác tùy theo thiết kế hoạt động của khu vực giặt là.
b. Xếp lịch làm việc:
Khi đã có bảng tính sẵn số lƣợng nhân viên công việc xếp lịch trở nên đỡ phức tạp hơn. Ngƣời quản lý chỉ việc nhìn vào số phịng cần dọn cho từng ngày (số phịng có khách của đêm ngày hôm trƣớc) và đối chiếu với bảng tính sẵn để xác định xem mỗi ngày sẽ cần tới bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí trong bộ phận. Vấn đề cịn lại là phải tính tốn xem ai đi làm và ai nghỉ sao cho đảm bảo đƣợc số ngày nghỉ của mỗi ngƣời theo luật định và số lƣợng ngày nghỉ là đều nhau cho mỗi ngƣời trong bộ phận. Lịch làm việc phải đƣợc thơng báo ít nhất 3 ngày trƣớc tuần làm việc kế tiếp để nhân viên cịn bố trí xắp xếp các cơng việc cá nhân.
Cũng cần lƣu ý rằng lịch đƣợc xếp dựa trên dự báo và nếu có sự điều chỉnh về số lƣợng phịng thì số lƣợng nhân viên cũng bị thay đổi theo. Do đó ngƣời xếp lịch cần có sự linh hoạt và cần chuẩn bị cho các tình huống khác nhau. Bên cạnh đó nhân viên cũng phải xem lịch trƣớc khi ra về để cập nhật thơng tin về các thay đổi vào phút chót. Để dự phịng cho các trƣờng hợp khẩn cấp ngƣời quản lý cũng cần có danh sách của tất cả các nhân viên làm chính thức, bán thời gian, nhân viên đã nghỉ việc nhƣng có thể gọi đi làm... cùng với các số liên lạc và thời gian họ có thể làm việc đƣợc.
Các bƣớc trong quá trình xếp lịch nhƣ sau:
Nghiên cứu dự báo công suất buồng của tuần kế tiếp theo dự báo 10 ngày của Lễ tân cung cấp
Sử dụng bản tính sẵn số lƣợng nhân cơng để xác định số lƣợng nhân viên cần có mặt của từng ngày theo cơng thức:
Số nhân viên = số buồng có khách của đêm hơm trƣớc : năng suất làm việc Bố trí số ngƣời đi làm theo từng ngày đảm bảo tổng số nhân viên đƣợc xếp đi
làm theo từng ngày bằng tổng số nhân viên cần thiết có mặt, số ngày nghỉ hoặc làm thêm giờ đƣợc phân bổ đồng đều
Công bố lịch cho nhân viên
Tiến hành điều chỉnh dựa trên các phản hồi hợp lý và hợp lệ của nhân viên và các cán bộ giám sát
Chúng ta hãy cũng xem xét xếp lịch làm việc cho nhân viên dọn buồng ca sáng của một khách sạn có 126 phòng, năng suất làm việc 14 buồng/nhân viên với dự báo sau: Dự báo công suất sự dụng buồng cho 10 ngày đƣợc trích từ phần mềm quản lý khách sạn và lịch làm việc đƣợc xếp theo kết quả dự báo công việc:
Date 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Day FR I SAT SU N MO N TUE WE D THU FRI SA T SU N Total Departure 61 18 65 33 25 37 40 29 36 77 421 ... ... ... ... ... ... ... ... .... .... .... ... Total room night 120 126 103 126 126 126 126 126 126 97 1202
Occupancy % 95 100 82 100 100 100 100 100 100 77 95 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... LỊCH LÀM VIỆC NGÀY 18 19 20 21 22 23 24 STT TÊN NV Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 CN Số nv cần 7 9 9 9 9 9 9 1. LAN X X X X X X X 2. DUNG X X X X X X NGHỈ 3. MINH X X X X X NGHỈ X 4. HA X X X X NGHỈ X X 5. BAC X X X NGHỈ X X X 6. LINH X X NGHỈ X X X X 7. QUANG X NGHỈ X X X X X 8. TAN NGHỈ X X X X X X 9. TIEP NGHỈ X X X X X X 10. BAO NGHỈ X X X X X X
Ở đây chúng ta thấy, nếu theo bảng tính sẵn số lƣợng nhân cơng chúng ta sẽ cần tới 61 ngày công và trong tay chúng ta có 10 nhân viên, mỗi nhân viên có thể làm việc 6 ngàytuần theo quy định tƣơng đƣơng với 60 ngày cơng.
Nhƣ vậy có thể thấy rằng sự thiếu hụt sẽ là 61 – 60 = 1 ngày công. Trong trƣờng hợp chúng ta không sử dụng thêm nhân viên bán thời gian thì sẽ có 01 nhân viên phải làm 7 ngàytuần (làm ngồi giờ). Trong ví dụ ở trên là nhân viên số 1 (Lan)
Với ví dụ ở trên chúng ta mới làm quen với việc xếp lịch cho nhân viên dọn buồng ca sáng và họ đều đến cùng một lúc. Tuy nhiên khi xếp lịch chúng ta phải xếp lịch cho toàn bộ phận và trong nhiều trƣờng hợp nhân viên trong cùng một ca sẽ phải đến vào các thời điểm khác nhau. Điều nay xảy ra khi có nhiều nhóm khách trả phịng vào nhiều thời điểm khác nhau nên nếu đƣa tất cả nhân viên tới cùng một lúc sẽ không hiệu quả về thời gian dọn phịng.
Ngồi ra khi xếp lịch cũng cần phải tính đến việc thực hiện các hoạt động lau dọn lớn hoặc các hoạt động khác xảy ra trong khách sạn.
Trong các ví dụ kể trên chúng ta mới xếp lịch cho thời gian 1 tuần. Tuy nhiên làm nhƣ vậy khó có đƣợc cái nhìn tổng qt để đảm bảo sự công bằng về ngày nghỉ cho nhân viên cũng nhƣ tốn khá nhiều thời gian. Để tạo sự công bằng cũng nhƣ tiết kiệm thời gian ngƣời quản lý có thể áp dụng mơ hình nghỉ ln phiên nhƣ sau.
Đây là mơ hình áp dụng cho các nhân viên làm chính thức và ổn định. Mơ hình này áp dụng cho khoảng thời gian là một năm. Mơ hình này chạy theo chu kỳ là 7 tuần. Theo mơ hình này nhân viên luôn làm việc một mạch 5 ngàytuần và có đƣợc 2 ngày nghỉ liên tiếp (đơi khi là 3 nếu tính gối sang tuần kế tếp). Các ngày nghỉ đựoc tịnh tiến qua mỗi tuần để đảm bảo ngày nghỉ của mỗi nhân viên đƣợc phân bố đều vào tất cả các ngày trong tuần. Mơ hình đó nhƣ sau:
1 2 3 4 5 6 7
MTWT’FSS ’ M TWT’FSS’ MTWT’FSS’ MTWT’FSS’ MTWT’FSS’ MTWT’FSS’ MTWT’FSS’
Chú thích: các ngày đƣợc gạch chân là ngày nhân viên đƣợc xếp nghỉ. Các chữ cái là
viết tắc các ngày trong tuần:
M = Thứ 2 T = Thứ 3 W = Thứ 4 T‟ = Thứ 5
F = Thứ 6 S = Thứ 7 S‟ = Chủ nhật
Theo mơ hình này sau khi kết thúc 7 tuần làm việc, ngày nghỉ đƣợc lặp lại và do vậy nếu nhân viên làm việc trong thời gian đủ dài thì sẽ đƣợc nghỉ lần lƣợt qua hết các ngày trong tuần. Bên cạnh đó nhân viên cũng biết trƣớc đƣợc các ngày nghỉ để dễ hoạch định các kế hoạch cá nhân từ trƣớc. Trong trƣờng hợp phát sinh ngày nghỉ đột xuất thì việc nhân viện tự dàn xếp để đổi ngày nghỉ với ngƣời khác cũng tiện hơn.
Cũng cần lƣu ý thêm rằng, lịch này chỉ áp dụng cho nhân viên làm chính thức, lâu dài. Trong những trƣờng hợp đã xếp nghỉ nhƣng phát sinh công việc ngƣời quản lý cần cân nhắc tới việc sử dụng các nhân viên làm bán thời gian bù đắp vào trƣớc khi đi tới quyết định yêu cầu nhân viên làm thêm giờ (hủy ngày nghỉ).
3.6.3. Xếp lịch tại khách sạn nghỉ dưỡng và xếp thiếu nhân viên đi làm:
a. Xếp lịch tại khách sạn nghỉ dưỡng:
Việc xếp lịch và phân công cơng việc tại các khách sạn nghỉ dƣỡng có một vài điểm khác biệt so với các khách sạn thông thƣờng.
Thứ nhất các khách sạn nghỉ dƣỡng thƣờng chịu nhiều ảnh hƣởng của tính mùa với sự chênh lệch rõ rệt về cơng suất sử dụng phịng giữa mùa vắng khách và mùa đông khách. Do vậy vào mùa vắng khách sẽ khơng có đủ lƣợng cơng việc cần thiết cho nhân viên làm. Để giải quyết tình trạng thừa nhân viên ngƣời quản lý bắt buộc phải cho một số ngƣời nghỉ việc hoặc làm dãn công. Quyết định cho ai nghỉ việc là một quyết định khó khăn và thƣờng đƣợc dựa trên thâm niên hoặc năng suất làm việc của nhân viên. Thứ hai, tại các khách sạn nghỉ dƣỡng thƣờng khách sẽ dậy muộn do đó thời gian làm việc của nhân viên cũng cần đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với thời gian nghỉ ngơi của khách và thƣờng ngày làm việc của nhân viên buồng bắt đầu từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều. Thậm chí một vài nhân viên có khi cịn phải đi làm vào lúc 10 giờ sáng.
Các phòng nghỉ ở khu nghỉ dƣỡng thƣờng rộng và có nhiều tiện nghi ở trong. Vì vậy thời gian dọn một phòng sẽ lâu hơn. Hơn nữa nhiều khu nghỉ dƣỡng các phịng đƣợc bố trí theo kiểu và nằm rải rác. Điều này khiến cho nhân viên phải mất thêm nhiều thời gian di chuyển giữa các phòng (mặc dù có sự trợ giúp bằng các xe có động cơ chuyên dụng). Tất cả các yếu tố đó khiến cho năng suất làm việc phải đƣợc đặt thấp. Ví dụ nhân viên có thể chỉ phải dọn 9 – 10 phịng so với mức bình qn của ngành là 14 – 16 phịng.
b. Xếp thiếu nhân viên đi làm:
Việc xếp ít nhân viên đi làm hơn mức cấn thiết có thể giúp giảm chi phí nhƣng cũng rất rủi ro bởi nó có thể ảnh hƣởng tới chất lƣợng. Tuy nhiên trong một vài trƣờng hợp ngƣời quản lý có thể áp dụng việc xếp thiếu ngƣời đi làm để tiết kiệm chi phí hoặc đối phó với tình trạng thiếu hụt ngƣời bất khả kháng ví dụ nhƣ:
Khơng có đủ nhân viên theo yêu cầu
Nhân viên sẵn lòng làm thêm giờ và lƣợng tiền trả thêm giờ ít hơn so với lƣợng tiền phải trả khi xếp thêm ngƣời đi làm.
Những ngày nhân viên đƣợc trả lƣơng cao gấp đơi so với bình thƣờng.
Khơng đƣợc lạm dụng việc xếp thiếu nhân viên đi làm. Trong trƣờng hợp bắt buộc phải xếp thiếu nhân viên đi làm cần phải đảm bảo chất lƣợng công việc vẫn đƣợc duy trì. Trong trƣờng hợp phải bỏ lại một số phịng khơng dọn do thiếu ngƣời thì phải đảm bảo số phịng dọn đƣợc đủ cho khách nghỉ. Ví dụ cho trƣờng hợp này là vào ngày thứ 2 có 60 buồng cần dọn nhƣng chỉ có 3 nhân viên dọn buồng và chỉ có thể dọn đƣợc 45 buồng. Trong ngày thứ 2 dự kiến số buồng cần dùng đến cho khách là 35 buồng. Với tình huống này ngƣời quản lý có thể n tâm xếp cho 3 ngƣời đi làm vì với 3 ngƣời đi làm số lƣợng buồng dọn đƣợc là 45 vẫn thừa đủ so với yêu cầu là cần có 35 buồng đƣợc dọn vệ sinh. Số buồng còn lại chƣa đƣợc dọn (60 – 45 = 15) có thể để tới ngày hôm sau dọn tiếp và ngƣời quản lý có thêm thời gian cho việc tìm kiếm ngƣời tới dọn buồng vào ngày kế tiếp để hoàn thành nốt số buồng cần phải dọn.
Bài tập
1. Áp dụng việc xếp ít ngƣời đi làm cho các tình huống sau (Năng suất: 15 phịng/nhân
viên)
Trƣờng hợp 1:
Ngày 11 12 13 14 15 16 17 18
Phịng có khách 165 120 128 128 123 90 100 Số nhân viên cần tới
Số nv cần khi xếp ít
Trƣờng hợp 2: Những ngày in đậm là những ngày Tết
Ngày 11 12 13 14 15 16 17 18
Phịng có khách 132 163 140 180 70 50 60 70 Số nhân viên cần tới
Số nv cần khi xếp ít
2. Dựa vào dự báo dƣới đây để hồn thiện các thơng tin trong bảng tính số nhân cơng:
Thứ 6 7 C N 2 3 4 5 6 7 C N 2 3 4 5 Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Buồng bán 100 160 180 425 450 500 335 255 277 33 3 253 500 330 220 # khách 266 400 226 999 120 0 112 0 810 755 555 96 6 635 1091 783 764
BẢNG TÍNH SỐ NHÂN CƠNG Thứ 6 7 C N 2 3 4 5 6 7 C N 2 3 4 5 Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Buồng cần dọn Nv dọn buồng Nv kiểm tra Nv khu công cộng Nv dọn dẹp
TỔNG CHI PHÍ NHÂN CƠNG
Nhân viên dọn buồng: ........................ Nhân viên dọn khu vực công cộng ........................ Nhân viên kiểm tra buồng ........................ Nhân viên dọn dẹp ........................ Tổng chi phí nhân cơng ........................ Tổng doanh thu buồng ........................ Phần trăm chi phí nhân cơng ........................
Năng suất làm việc
Nhân viên dọn buồng: 16 buồng
Nhân viên kiểm tra buồng: 200 buồng ....................... Nhân viên dọn dẹp: 120 buồng cần một ngƣời
Công suất sử dụng buồng của ngày 31 tháng 12 là 435 buồng (87%) Mức lƣơng
Nhân viên dọn buồng: 200Kngày
Nhân viên dọn khu vực công cộng: 200Kngày Nhân viên kiểm tra buồng: 300Kngày ....................... Nhân viên dọn dẹp: 150Kngày
Giá buồng trung bình: $1.200K
3. Cơng suất buồng thực tế của khách sạn ngày 1910 là 80%. Báo cáo cho biết chi phí
nhân cơng của ngày 2010 là $400. Tuy nhiên theo bảng tính sẵn thì chi phí nên là $250. Điều gì khiến cho có sự chênh lệch trên?. Hãy phân tích các nguyên nhân và đƣa ra các giải pháp để phòng ngừa trên quan điểm của ngƣời quản lý bộ phận Buồng trong khách sạn.
4. Một khách sạn ở gần sân bay có 200 buồng. Cơng suất của ngày 2010 là 45%. Đêm
2010 do trục trặc kỹ thuật một chuyến bay bị hoãn và chuyến bay kế tiếp sẽ khởi hành vào lúc 10h sáng. Hãng hàng không thuê hết số buồng còn lại của khách sạn để cho khách nghỉ vào lúc 2h sáng. Dự báo ngày 21 cơng suất sử dụng buồng là 90% trong đó có một đồn khách đặt 50 buồng và sẽ tới vào lúc 11h sáng. Quản lý của bộ phận buồng đƣợc thơng báo về tình hình trên vào lúc 3h sáng. Nếu anhchị là ngƣời quản lý đó anhchị sẽ làm gì.
(Gợi ý: hãy tiếp cận vấn đề theo cách tính tốn số lƣợng việc cần làm (số lƣợng buồng cần dọn), số lƣợng việc bắt buộc phải hồn thành trong số lƣợng cơng việc phải làm số nhân viên cần có để hồn thành các cơng việc theo tiến độ cần thiết, số lƣợng nhân viên đã xếp lịch theo các dự báo ban đầu khi chƣa có các phát sinh, số nhân viên cần bố trí thêm vào phút chót và các nguồn có thể huy động)
5. Hãy sử dụng các thông tin từ dự báo công suất buồng và xếp lịch làm việc cho bộ phận Buồng của khách sạn trên với các vị trí và mức năng suất nhƣ sau:
• Nhân viên dọn buồng ca sáng: 15 buồng • Nhân viên dọn buồng ca chiều : 50 buồng • Nhân viên trực buồng ca đêm: 120 buồng
• Nhân viên dọn khu công cộng ca sáng: 80 buồng cần 1 nhân viên • Nhân viên dọn khu cơng cộng ca chiều: 80 buồng cần 1 nhân viên
• Nhân viên dọn dẹp ca sáng: 85 buồng cần 1 nhân viên • Nhân viên dọn dẹp ca chiều: 100 buồng cần 1 nhân viên Dự báo công suất sự dụng buồng cho 10 ngày
Date 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Day FR I SA T SU N MO N TU E WE D TH U