2.2. Lên kế hoạch công việc cho bộ phận Buồng
2.2.2. Lên kế hoạch lau dọn và làm vệ sinh
a. Lên kế hoạch lau dọn và làm vệ sinh thông thường
Căn cứ theo danh mục lau dọn ngƣời quản lý bộ phận sẽ tiến hành xây dựng lịch lau dọn và làm vệ sinh (Frequency schedule). Lịch lau dọn cho biết với những đồ cần lau dọn thì bao nhiêu lâu nên tiến hành lau dọn một lần hay nói ngắn gọn là tần suất lau dọn.
Việc xác định tần suất lau dọn hợp lý cẩn phải dự trên các nguyên tắc: Đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh và thẩm mỹ của khách sạn
Đảm bảo sự thuận lợi cho việc kinh doanh (bán/cho thuê) của phòng nghỉ và các dịch vụ khác của khách sạn
Đảm bảo sự thoải mái cho khách hàng Đảm bảo sự hiệu quả về chi phí
Đảm bảo đƣợc tuổi thọ của các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng đƣợc lau dọn và làm vệ sinh
Nếu tiến hành lau dọn hàng ngày cho tất cả các đồ vật và khu vực trong khách sạn thì sẽ đảm bảo đƣợc mức độ sạch sẽ và thẩm mỹ rất cao nhƣng hồn tồn khơng khả thi về mặt chi phí và thời gian cũng nhƣ nhân sự. Bên cạnh đó việc tiến hành quá thƣờng xuyên nhƣ vậy cũng ảnh hƣởng tới sự thoải mái của khách lƣu trú trong khách sạn bởi một số khu vực cần phải đƣợc phong tỏa trong quá trình thực hiện lau dọn và làm vệ sinh, hoạt động lau dọn và làm vệ sinh cũng gây ra những tiếng ồn nhất định. Vì vậy cần có sự tính tốn để xác định xem những đồ vật nào hoặc khu vực nào cần lau dọn hàng ngày (hoặc thậm chí hàng giờ) và những đồ vật hoặc khu vực nào có thể tiến hành lau dọn ít thƣờng xuyên hơn để vẫn đảm bảo đạt đƣợc sự khả thi và mức độ sạch sẽ và thẩm mỹ cao.
Việc xác định tần suất làm vệ sinh và lau dọn cần phải căn cứ trên các phƣơng pháp lau dọn đƣợc áp dụng, mức độ mất vệ sinh và thẩm mỹ của đồ vật và thiết bị, yêu cầu về bảo dƣỡng và bảo trì của thiết bị để gia tăng tuổi thọ của thiết bị, các tiêu chuẩn vệ sinh và thẩm mỹ của khách sạn, lƣu lƣợng khách dự kiến hay công suất sử dụng buồng
dự kiến… để đảm bảo đạt đƣợc các tiêu chuẩn về chất lƣợng nhƣng cũng phải đạt hiệu quả về chi phí trong lau dọn và làm vệ sinh cũng nhƣ không gây ảnh hƣởng tới khách lƣu trú và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của khách sạn. Ví dụ, việc giặt thảm sẽ yêu cầu buồng đƣợc tiến hành giặt thảm dừng phục vụ trong thời gian ít nhất 1 ngày và nhƣ vậy không phù hợp khi tiến hành vào các thời điểm khách sạn dự kiến sẽ có đơng khách (cơng suất sử dụng buồng cao). Tƣơng tự nhƣ vậy, việc đảo đệm cần đƣợc tiến hành định kỳ theo từng quý để khiến khách không nằm cố định vào một vị trí trên đệm giúp gia tăng tuổi thọ của đệm. Tuy nhiên khi tiến hành đảo đệm nhân viên cần thêm thời gian và thậm chí sự giúp đỡ của ngƣời khác. Điều này khiến năng suất làm việc của nhân viên sẽ bị giảm xuống. Do vậy việc này cũng không nên đƣợc thiết kế vào những thời điểm khách sạn dự kiến sẽ đơng khách.
Hình 2.2 Phủ wax cho sàn đá
Cơng việc phủ hóa chất làm bóng và bảo vệ sàn đá (phủ wax) là công việc thực hiện định kỳ và chỉ nên thực hiện vào các thời điểm vắng khách
Bên cạnh đó việc đồng loạt thực hiện các hoạt động lau dọn lớn và định kỳ ở tất cả các buồng cũng khơng phải là một ý tƣởng hay. Ví dụ rèm cửa dù hàng ngày đƣợc hút bụi hoặc lau bụi nhƣng định kỳ phải tiến hành gỡ xuống để mang đi giặt. Trong khi gỡ rèm xuống cần phải có rèm thay thế hoặc buộc phải dừng việc kinh doanh buồng khách đó. Vì vậy, nếu tiến hành thay rèm động loạt sẽ vừa làm giảm năng suất làm việc của nhân viên vừa địi hỏi phải có lƣợng rèm thay thế lớn gây lãng phí khơng cần thiết. Việc thực hiện các hoạt động lau dọn lớn hay lau dọn định kỳ nên đƣợc tiến hành theo hình thức cuốn chiếu tuần tự từng khu vực nhỏ một cho tới khi hoàn thành tổng thể toàn bộ khu vực lớn. Việc tiến hành lau dọn định kỳ cũng cần phải đƣợc kết hợp với việc tính tốn lƣợng dự trữ đồ dùng cho việc thay thế, quỹ buồng có thể bỏ ra ngồi danh mục cho thuê để tiến hành các họt động lau dọn và làm vệ sinh định kỳ. Nhƣ vậy với mỗi một đồ vật, thiết bị trong danh mục ngƣời quản lý cần thực hiện các bƣớc làm sau:
• Xác định phƣơng pháp lau dọn cần áp dụng • Xác định tần suất lau dọn phù hợp
• Đƣa vào kế hoạch từng tháng
• Phân bổ hoạt động lau dọn cho từng tuần • Phân bổ hoạt động lau dọn cho từng ngày • Điều chỉnh định mức làm việc nói chung
• Thông báo cụ thể cho nhân viên trong quá trình giao việc
Những thứ khơng cần lau dọn hàng ngày có thể đƣợc lên lịch lau dọn theo từng chu kỳ hàng tuần, nửa tháng, hàng tháng, hàng quý... và đƣợc thông báo cho nhân viên biết qua các bảng thông báo, nhắc việc. Cần lƣu ý những thứ không phải lau dọn hàng ngày vẫn cần đƣợc kiểm tra hàng ngày.
Xác định phương pháp lau dọn cần áp dụng: Phƣơng pháp lau dọn áp dụng cho
từng loại đồ vật hay bề mặt có ảnh hƣởng lớn tới hiệu quả lau dọn và làm vệ sinh cũng nhƣ chi phí và tuổi thọ của đồ vật hay bề mặt. Ở bƣớc này, ngƣời quản lý cần xác định phƣơng pháp lau dọn và làm vệ sinh phù hợp cũng nhƣ hiệu quả của phƣơng pháp đó với từng đồ vật và bề mặt cần lau dọn trong danh mục lau dọn. Mỗi đồ vật hay bề mặt sẽ cần áp dụng nhiều hơn một phƣơng pháp lau dọn và làm vệ sinh tùy theo mức độ sử dụng, độ ô nhiễm của khu vực, chất liệu của đồ vật hay bề mặt. Ví dụ, với cửa ra vào bằng gỗ để loại bỏ bụi bẩn bám vào thì phƣơng pháp phủi bụi hay lau bụi bằng giẻ hoặc phất trần là phù hợp và việc này cần tiến hành hàng ngày. Tuy nhiên trong q trình sử dụng mồ hơi tay hoặc hơi ẩm và các yếu tố lý, hóa học khác sẽ tạo ra những vết bám trên bề mặt mà việc lau bụi hay phủi bụi không giải quyết đƣợc. Bên cạnh đó việc sử dụng hàng ngày cũng tạo những vết xƣớc nhỏ làm mất đi độ bóng và vẻ đẹp thẩm mỹ của cửa gỗ. Lúc này, ngồi việc lau hay phủi bụi thì cần sử dụng các loại hóa chất đặc biệt để loại bỏ vết bẩn, đánh bóng và phủ lớp bảo vệ lên bề mặt.
Xác định tần suất lau dọn phù hợp: Nhƣ đã thảo luận ở trên, có thể cần áp dụng
nhiều hơn một phƣơng pháp lau dọn và làm vệ sinh cho một đồ vật hay bề mặt để duy trì đƣợc sự sạch sẽ, vẻ đẹp thẩm mỹ, đảm bảo vệ sinh và duy trì tuổi thọ cho đồ vật hay bề mặt. Một số phƣơng pháp đạt và duy trì hiệu quả trong thời gian ngắn ví dụ nhƣ lau hay phủi bụi làm sạch bụi nhƣng q trình sử dụng sau đó sẽ nhanh chóng khiến bụi bám lại vào bề măt. Do vậy tần suất tiến hành lau dọn và làm vệ sinh bằng phƣơng pháp phủi bụi hay lau bụi cần diễn ra khá cao. Khu vực càng phơi nhiễm nhiều ra các tác nhân gây ơ nhiễm, khu vực có lƣợng ngƣời qua lại càng cao thì tần suất tiến hành càng cao. Ví dụ, cùng là cửa gỗ nhƣng với cửa của các buồng khách nằm trong khu vực kín thì tần suất 1 lần/ngày cũng là phù hợp trong khi cửa gỗ ở khu vực ngồi sảnh, có nhiều ngƣời qua lại thì tần suất lau dọn cần phải nhiều hơn 1 lần/ngày. Phƣơng
pháp lau dọn và làm vệ sinh cũng ảnh hƣởng tới tần suất. Nếu lau bụi cần tiến hành hàng ngày thì việc đánh bóng có thể chỉ cần tiến hành nửa năm một lần. Ở bƣớc này ngƣời quản lý xác định tần suất phù hợp cho phƣơng pháp lau dọn của từng đồ vật trong danh mục lau dọn và lập thành bảng để dùng cho việc lên kế hoạch lau dọn sau này.
Bảng 2.2 Tần suất lau dọn cho các đồ vật trong danh mục lau dọn
TT Đồ vật Ngày Tuần 2 tuần Tháng Quý 6 tháng Năm
1 Cửa ra vào D H P
2 Tay nắm và khóa cửa D P
3 Công tắc đèn D
4 Tủ quần áo D H P
5 Tủ trang trí & mini bar D W
6 TV D 7 Bàn phấn D P 8 Đèn cây D 9 Rèm cửa D L 10 Cửa sổ D H 11 Bàn trà và ghế D W 12 Cửa thơng phịng D P 13 Tranh treo tƣờng D P 14 Đèn bàn, tủ đầu giƣờng D P 15 Giƣờng M T 16 Đệm M H
17 Gƣơng toàn thân D
18 Sàn trải thảm V S Dp
Mã công việc: D = Lau bụi V = Hút bụi L = Giặt Dp = Dọn sâu T = Lật đệm S = Giặt thảm W = Phủ bóng H = Lau bụi cao P = Đánh bóng
Các đồ vật trong danh mục lau dọn được ghi mã công việc và tần suất tiến hành thực hiện. Đây là cơ sở để tiến hành phân lịch lau dọn cho từng tháng và tuần hoạt động
Đưa vào kế hoạch từng tháng: Việc xác định đƣợc phƣơng pháp và tần suất lau
dọn, làm vệ sinh cho từng đồ vật trong danh mục lau dọn cần đƣợc chuyển hóa thành cơng việc cụ thể cho từng tháng bởi vì bảng tần suất mới chỉ nêu đƣợc đồ vật hay bề mặt đó cần đƣợc lạu dọn bao nhiêu lâu một lần chứ chƣa chỉ rõ là vào tháng nào. Ở bƣớc này ngƣời quản lý cần đối chiếu bảng tần suất lau dọn với thời gian đồ vật hay bề mặt đó bắt đầu đƣợc sử dụng hay khai thác để xác định nội dung công việc lau dọn cụ thể cho từng tháng. Ví dụ, nếu rèm cửa cần phải đƣợc giặt 6 tháng/lần kể từ khi bắt đầu sử dụng và thời gian bắt đầu sử dụng (thời gian khách sạn bắt đầu đi vào hoạt động) là tháng 1 thì thời điểm cần tiến hành giặt rèm là tháng 6. Nếu thời gian bắt đầu sử dụng là tháng 3 thì thời điểm cần tiến hành giặt rèm là tháng 9. Bên cạnh việc xác định cơng việc cho từng tháng thì ngƣời quản lý cũng cần có sự điều chỉnh và điều tiết phù hợp để tránh trƣờng hợp tất cả công việc đổ dồn vào cùng 1 thời điểm. Ví dụ, nếu tháng 9 việc giặt rèm cửa trùng với việc giặt thảm, đánh bóng cửa thì cần có sự điều chỉnh dịch 1 trong số cơng việc đó vào tháng khác.
Bảng 2.3 Kế hoạch lau dọn cho các đồ vật trong danh mục lau dọn theo tháng
TT Mục Tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Rèm L L
2 Đệm T T T T
... Cửa H H H H H H H H H H H P
Phân bổ hoạt động lau dọn cho từng tuần: Căn cứ trên công việc của từng tháng, ngƣời quản lý sẽ phân bổ công việc theo từng tuần để xác định rõ chủ đề công việc chính của từng tuần là gì, khối lƣợng cơng việc bao nhiêu là phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của từng tuần. Ví dụ, nếu phải giặt thảm cho 100 buồng trong 1 tháng thì khơng nhất thiết phải chia đều 25 buồng mỗi tuần (100 buồng : 4 tuần = 25 buồng/tuần) mà có thể phân bổ 30 buồng cho những tuần mà theo dự báo sẽ có cơng suất sử dụng buồng thấp và có khi chỉ phân bổ 10 buồng cho những tuần có cơng suất sử dụng buồng cao hơn. Khi tiến hành phân bổ, bên cạnh việc phân bổ số lƣợng, ngƣời quản lý cũng cần phải ghi rõ sẽ phải tiến hành công việc ở những tầng nào, buồng số bao nhiêu. Ví dụ, nếu xác định tuần 1 của tháng sẽ tiến hành giặt thảm 10 buồng thì cần ghi rõ ở tầng 5 với các phòng 501 tới 510. Cần lƣu ý rằng trong 1 tuần hay tháng ngƣời quản lý có thể phải lên kế hoạch lau dọn với nhiều phƣơng pháp lau dọn khác nhau ở các loại buồng hay khu vực khác nhau.
Bảng 2.4 Phân bổ kế hoạch lau dọn cho các đồ vật trong danh mục lau dọn theo tuần
Phân bổ kế hoạch lau dọn theo tuần
Khu vực: Buồng khách Tháng: 6 năm 20XX
Tuần Nội dung công việc Ghi chú
1 Thay và giặt rèm các buồng 201 – 220; 301 – 305 Lật đệm các buồng 401 – 420; 501 – 505
Lau bụi trên cao các buồng 801 – 820; 901 – 905
2 …
3 …
4 …
Phân bổ hoạt động lau dọn cho từng ngày: Căn cứ trên công việc của từng tuần, ngƣời quản lý sẽ phân bổ công việc theo từng ngày. Ý nghĩa và cách thực hiện cũng tƣơng tự nhƣ việc tiến hành phân bổ hoạt động lau dọn cho từng tuần.
Bảng 2.3 Phân bổ Kế hoạch lau dọn cho các đồ vật trong danh mục lau dọn theo ngày
Day WorkPlace Note
2 Thay và giặt rèm các buồng 201, 202, 203, 204 Lật đệm các buồng 401, 402, 403, 404
Lau bụi trên cao các buồng 801, 802,803, 804
3 …
4 …
5 …
Điều chỉnh định mức làm việc nói chung: Việc tiến hành các hoạt động lau dọn
và làm vệ sinh định kỳ thƣờng tốn nhiều thời gian và công sức hơn. Do vậy ngƣời lao động cần đƣợc giao ít cơng việc hơn hoặc đƣợc ấn định định mức lao động thấp hơn.
Đảo/xoay đệm
Vị trí ban đầu Xoay chiều đệm Căn chỉnh cho cân đối
Lật đệm
Xoay khỏi vị trí đầu Lật nghiêng đệm Hạ lại đệm xuống Căn chỉnh cho cân đối Ví dụ, nếu định mức lao động của nhân viên dọn buồng là 16 buồng/ca làm việc 8 tiếng nhƣng vào ngày ngƣời đó đƣợc giao cơng việc lật đệm cho một số buồng thì cần phải điểu chỉnh giảm định mức xuồng 15 buồng hoặc thấp hơn nữa tùy theo số lƣợng buồng và giƣờng cần tiến hành lật đệm.
Thông báo cụ thể cho nhân viên trong quá trình giao việc: Những công việc lau
dọn định kỳ không phải là những việc đƣợc lặp đi lặp lại hàng ngày nên nhân viên khó có thể nhớ hoặc biết đƣợc mình cần thực hiện những nhiệm vụ lau dọn định kỳ nào. Vì vậy ngƣời quản lý cần phải thơng báo cụ thể cho nhân viên biết thông qua các phƣơng tiện giao tiếp khác nhau nhƣ họp ngắn đầu ca (briefing), bảng thông báo, bảng phân cơng cơng việc…
Chúng ta có thể lấy một ví dụ về cách làm tổng thể với ví dụ rèm cửa. Giả sử khách sạn có 100 buồng và lịch giặt rèm đƣợc dự kiến vào tháng 6 với 4 tuần làm việc thì việc này cần phân bổ cho 4 tuần (không nhất thiết phải đều nhau mà phải căn cứ theo dự báo công suất buồng) với mức trung bình là thay rèm ở 100 buồng : 4 tuần = 25 buồng tuần. Với từng tuần việc phân bổ có thể đƣợc tính cho từng ngày (không nhất thiết phải đều nhau) với mức trung bình là 25 buồng : 7 ngày = 4 buồng. Lúc này ngƣời quản lý bộ phận sẽ lên lịch cụ thể cho từng buồng và từng ngày để tiện cho việc phân cơng cơng việc. Ví dụ ngày thứ 2 sẽ tiến hành thay rèm cửa để giặt ở buồng 201, 202, 203, 204. Với những nhân viên đƣợc phân lau dọn tại các buồng trên, năng suất hay định mức dọn buồng cần đƣợc điều chỉnh theo hƣớng giảm xuống cho phù hợp với sự gia tăng về lƣợng cơng việc đƣợc giao.
Hình 2.3 Lật đệm và xoay đệm – một trong hoạt động cần thực hiện định kỳ
Việc lật và đảo đệm cần thực hiện theo định kỳ để gia tăng tuổi thọ của đệm và cần có sự tham gia của ít nhất 2 nhân viên để đảm bảo an toàn trong làm việc
b. Lên kế hoạch lau dọn cho các hoạt động lau dọn đặc biệt
Các hoạt động lau dọn đặc biệt bao gồm các chƣơng trình lau dọn lớn (general cleaning), lau dọn kỹ/làm sạch sâu (deep cleaning), lau dọn theo các chuyên đề (project cleaning). Nhìn chung các hoạt động này cần đƣợc lên kế hoạch vào các thời