Đây là quá trình xác định nhu cầu tuyển mà cụ thể là xác định số lƣợng nhân viên cần thiết cho từng vị trí trong bộ phận, và nguồn tuyển nhân viên. Nhu cầu tuyển thƣờng phát sinh khi:
Khách sạn chuẩn bị mở cửa và cần tuyển mới toàn bộ nhân viên.
Khách sạn cần tuyển ngƣời để bổ sung vào các vị trí trống do các trƣờng hợp nghỉ việc, thuyên chuyển, thăng chức, bị đuổi việc...
Khách sạn cần thêm ngƣời khi mở rộng quy mô
3.2.1. Ước tính nhân viên cho cơng tác tuyển mộ
Để tính tốn số lƣợng nhân viên Buồng chúng ta cần phải xem xét tới nhiều yếu tố nhƣ: số lƣợng buồng, năng suất làm việc, tiêu chuẩn chất lƣợng, số ngày nhân viên đƣợc nghỉ trong năm, việc áp dụng số lƣợng nhân viên làm chính thức và bán thời gianthời vụ.
Ngành khách sạn là ngành chịu nhiều ảnh hƣởng của tính mùa do vậy nếu kết hợp đƣợc cả nguồn nhân viên làm chính thức và nhân viên thời vụ sẽ giúp khách sạn giảm bớt ảnh hƣởng của tính mùa.
Dƣới đây là một phƣơng pháp tính số lƣợng nhân viên. Dựa trên cách tính này ngƣời quản lý có đƣợc cơ sở để ra đƣợc quyết định nên lấy bao nhiêu nhân viên cho bộ phận của mình. Cần phải lƣu ý rằng kết quả tính tốn từ phƣơng pháp này chỉ là cơ sở để ra quyết định chứ không phải là kết quả bắt buộc phải tuân theo. Việc ra quyết định còn
phải căn cứ và nhiều yếu tố khác nhƣ yêu cầu về chất lƣợng của khách sạn, sự sẵn có và mức độ đảm bảo của nguồn nhân lực....
Để xác định số lƣợng nhân viên cần tuyển cho từng vị trí ngƣời quản lý cần xác định xem trong một ngày làm việc tại vị trí cơng việc cần bao nhiêu ngƣời làm việc (dự kiến phân ca). Với nhiều vị trí cơng việc ngƣời quản lý có thể dùng tiêu chuẩn về năng suất làm việc đã đƣợc thiết lập trƣớc kết hợp với dự báo về số lƣợng cơng việc sẽ có để tính số lƣợng nhân viên cho từng vị trí.
Cơng thức chung để tính là:
NVCT = NVN + [(NVN x NN) : (365 – NN)] Trong đó:
NVCT là: số nhân viên cần tuyển
NVN là: số nhân viên cần cho một ngày
NN là: số ngày nghỉ theo quy định trong một năm
Số nhân viên cần cho một ngày đƣợc tính tốn dựa trên lƣợng công việc dự kiến và năng suất làm việc hay định mức công việc áp dụng cho vị trí cơng việc theo cơng thức: NVN = Lƣợng công việc : Định mức làm việc
Kết quả của việc áp dụng công thức trên chỉ gợi ý đƣợc số nhân viên cần tuyển và duy trì tại bộ phận. Tuy nhiên, nhƣ đã thảo luận ở trên ngành du lịch nói chung và khách sạn nói riêng chịu ảnh hƣởng của tính mùa do vậy việc xác định số nhân viên theo lƣợng cơng việc cần phải tính tới yếu tố này. Nếu tính theo lƣợng cơng việc cao nhất (thƣờng xảy ra vào những mùa cao điểm) thì sẽ xảy ra sự dƣ thừa nhân công vào những mùa thấp điểm và ngƣợc lại. Cịn nếu tính theo lƣợng cơng việc trung bình thì sẽ xảy ra tình trạng cả thừa vào mùa thấp điểm và thiếu vào mùa cao điểm.
Để khắc phục điều này, trong việc tính tốn ngƣời quản lý cần đính hƣớng tới việc sử dụng cả nhân viên chính thức với nhân viên làm bán thời gian hoặc theo vụ việc. Trong điều kiện lý tƣởng về sự sẵn có của nguồn nhân lực làm bán thời gian thì số lƣợng nhân viên chính thức chỉ cần đáp ứng nhu cầu của mùa vắng khách (thấp điểm) để đảm bảo khách sạn luôn cung cấp đủ việc làm cho nhân viên làm chính thức, tồn thời gian trong cả năm. Phần thiếu hụt về nhân lực sẽ đƣợc bù vào bằng số nhân viên làm bán thời gian.
Tất nhiên ngƣời quản lý cần xác định số lƣợng nhân viên bán thời gian cần bù đắp bằng cách ƣớc tính số nhân viên cần có vào mùa cao điểm để tìm ra mức chênh lệch giữa số lƣợng cần có vào mùa cao điểm và số lƣợng nhân viên chính thức đã có.
Để áp dụng phƣơng pháp tính chúng ta hãy lấy ví dụ về tính số lƣợng nhân viên dọn buồng một khách sạn có các thơng số nhƣ sau:
Số lƣợng buồng : 150 Năng suất làm việc :
Nhân viên dọn buồng ca sáng: 15 buồngngƣờica Nhân viên dọn buồng ca chiều: 60 buồngngƣờica Nhân viên trực đêm: 150 buồngngƣờica Công suất buồng trung bình dự kiến cho các mùa trong năm nhƣ sau:
Mùa cao điểm : 90% Mùa thấp điểm: 40%
Từ số liệu trên và các quy định về ngày nghỉ với ngƣời lao động ta có: A. Số lƣợng nhân viên dọn buồng ca sáng cần có (A) = 150 : 15 = 10 B. Số lƣợng nhân viên dọn buồng ca chiều cần có (B) = 150 : 60 = 2,5 = 03 C. Số lƣợng nhân viên trực đêm cần có (C) = 150 : 150 = 1 D. Tổng A + B + C = (D) = 10 + 3 + 1 = 14 (nhân viên)
E. Tổng số ngày nghỉ của một nhân viên: 52 ngày nghỉ tuần.
11 ngày nghỉ lễ, tết. (Theo luật Lao động năm 2019) 12 ngày nghỉ phép.
Tổng 75 (E) ngày nghỉ của một nhân viên.
F. Tổng số ngày nghỉ của tất cả nhân viên: E x D = 14 x 75 = 1.050 ngàynăm G. Để bù vào tổng số ngày nghỉ đó chúng ta cần số lƣợng ngƣời là:
1.050 : (365 – 75) = 3,6 = 4 nhân viên
H. Tổng số nhân viên dọn buồng (làm chính thức) cần là: H = D + G = 14 + 4 = 18 (nhân viên)
Ở đây chúng ta có thể lập luận rằng số lƣợng nhân viên cần đến vào các mùa hay thời điểm trong năm cũng cũng biến động theo cơng suất buồng dự kiến và nhƣ vậy có thể lấy cơng suất buồng để tính về sự biến động số nhân viên. Do vậy:
Số nhân viên cần duy trì vào mùa thấp điểm = 18 x 40% = 7,2 = 7 (nhân viên). Đây cũng chính là số lƣợng nhân viên chính thức cần duy trì cho khách sạn Số nhân viên cần duy trì vào mùa cao điểm = 18 x 90% = 16,2 = 16 nhân viên
Nhƣ vậy sự chênh lệch về số lƣợng nhân viên chính thức cần duy trì với số lƣợng nhân viên cần có vào mùa đơng khách là 16 – 7 = 9 nhân viên. Điều này có nghĩa là khách sạn cần duy trì lực lƣợng nhân viên làm thời vụ hoặc làm bán thời gian tối thiểu là 9 tới 11 nhân viên để đáp ứng đƣợc nhu cầu vào mùa đông khách hoặc vào thời điểm khách sạn hoạt động liên tục ở mức công suất 100% trong mùa đông khách (18 – 7 = 11).
3.2.2 Xác định các nguồn tuyển
a. Tuyển nội bộ
Đây là hình thức tuyển nhân viên trong bộ phận Buồng hoặc từ bộ phận khác trong khách sạn cho những vị trí cần đƣợc bổ sung ở bộ phận Buồng. Tuyển nội bộ có lợi thế là ngƣời đƣợc tuyển vào đã làm quen đƣợc với các tiêu chuẩn và môi trƣờng trong khách sạn và bộ phận, mang lại cơ hội cho nhân viên chuyển đổi công việc hoặc tiến thân.
Các hoạt động chính phục vụ cho việc tuyển nội bộ bao gồm:
Đào tạo chéo: Đào tạo để nhân viên có thể thực hiện đƣợc nhiều công việc khác nhau nhƣ dọn buồng, lau dọn khu vực công cộng... Hoạt động này vừa giúp cho ngƣời quản lý có nhiều lựa chọn khác nhau trong việc xếp lịch làm việc giúp việc này đƣợc triển khai thuận tiện hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong những thời điểm khách sạn cần phải tiến hành dọn nhiều buồng trong thời gian ngắn. Với trƣờng hợp này các nhân viên lau dọn khu vực công cộng hay nhân viên khu vực giặt là có thể tham gia hỗ trợ việc dọn buồng theo mơ hình dọn độc lập hoặc phối hợp dọn buồng theo nhóm cùng các nhân viên chuyên dọn buồng. Bên cạnh đó cáchoạt động đào tạo chéo cũng góp phần tạo thêm hứng thú và tránh sự buồn tẻ trong công việc cho nhân viên.
Bồi dƣỡng kế nhiệm: Đào tạo, bồi dƣỡng thêm các kỹ năng cho nhân viên đƣợc lựa chọn để sau này đƣa họ vào vị trí mới cao hơn.
Thông báo tuyển nội bộ: Thơng báo các vị trí cần tuyển trong khách sạn tại các nơi cửa ra vào của nhân viên, nhà ăn nhân viên, bảng thông bảo của bộ phận Nhân sự... để thu hút sự chú ý của nhân viên ở các bộ phận khác trƣớc khi thơng báo tuyển bên ngồi.
b. Tuyển bên ngồi
Đây là hình thức tuyển nhân viên từ bên ngồi. Nhân viên mới có thể mang theo các ý tƣởng mới cho việc thực hiện các công việc trong bộ phận. Việc tuyển dụng này có thể đƣợc thực hiện thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, các trƣờng đại học, cao đẳng, dạy nghề hay đăng quảng các trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng.