Lòng yêu nghề cũng sẽ là động lực thúc đẩy các thư ký văn phịng khơng ngừng phấn đấu vươn lên để đạt được những nấc thang cao hơn trong nghề nghiệp. Một sộ cơng trình nghiên cứu đã gọi ý thức này là sự cao vọng nghề nghiệp. Đây là một phẩm chất rất cần thiết, giúp người thư ký xác lập và khẳng định được vị trí của mình và tạo được uy tín với thủ trưởng và đồng nghiệp. Sở dĩ phẩm chất này cần được nhấn mạnh bởi vì có tính chất cơng việc, các thư ký văn phòng thường rất dễ hài lịng, an phận với cơng việc thực tại, thiếu ý thức vươn lê. Mặt khác, các thư ký văn phòng phần lớn là nữ, nên điều kiện gia đình, đặc điểm tâm lý giới cũng là những lực cản khó vượt qua.
Để phấn đấu vươn lên trong nghề nghiệp, người thư ký cần phải nắm vững các yêu cầu trong nghiệp vụ, không ngừng học hỏi và luôn mong muốn đảm nhận được những cơng việc có u cầu cao hơn, phức tạp hơn.
Lòng yêu nghề, tâm huyết với nghề nghiệp của người thư ký văn phòng sẽ là một trong những nhân tố đưa lại sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
6. Những tiền đề cần thiết để người thư ký thực hiện nhiệm vụ có kết quả quả
6.1. Được đào tạo có hệ thống
Thực tại ngày nay thư ký không phải chỉ biết đọc biết viết và tính tốn đơn giản mà phải coi là một nghề, mà phải được đào tạo bài bản, hệ thống để đảm bảo làm tốt công việc được giao và hỗ trợ đồng sự khi cần thiết, có khả năng đáp ứng được trước sự đổi mới sắp tới, có cao vọng trong các nấc thang nghề nghiệp sau này. Đào tạo có hệ thống qua trường lớp là con đường ngắn nhất, khoa học nhất, ít thất bại nhất. Đào tạo để người thư ký có được trình độ chun mơn, có được phẩm chất, tư cách. Biết và sử dụng được ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký.
Ví dụ: vận tốc tốc ký: 180 vần/phút; đánh máy: 300 ký tự/phút. Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phịng.
6.2. Khơng ngừng bổ sung kiến thức
Khơng ngừng bổ sung kiến thức để có sự hiểu biết ngày càng sâu rộng, khơng bằng lịng với kiến thức đã có, khơng ngừng trau dồi kiến thức cả về lý luận và thực tiễn để đáp ứng ngày càng cao công việc trong điều kiện đang diễn ra một cuộc cách mạng cơng nghệ mới trong cơng tác văn phịng. Có nhiều cách bổ sung kiến thức như tự học, tham dự lớp bồi dưỡng, nâng cao. Rèn luyện để có được phương pháp sư phạm tốt, có thể nói chuyện được với nhiều người với những đề tài rộng lớn.
6.3. Theo dõi, nắm bắt những thơng tin mới
Có ý thức theo dõi, nắm bắt những thông tin mới trong lĩnh vực chuyên mơn của mình để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao cơng việc của mình. Đặc biệt là những thông báo mới, những xuất bản phẩm thuộc về chun mơn của mình.
TĨM TẮT CHƯƠNG
Chương 1 cung cấp cho sinh viên những hiểu biết cơ bản và khái quát nhất về nghề thư ký như khái niệm, vị trí, chức năng và nhiệm vụ, đặc điểm lao động, những yêu cầu đối với người thư ký, cách phân loại thư ký văn phòng cũng như những tiền đề cần thiết để người thư ký thực hiện nhiệm vụ có kết quả. Thơng qua những kiến thức cơ bản đó người học có thể thực hiện thành thạo một số nhiệm vụ của người thư ký, đồng thời yêu nghề và có trách nhiệm với nghề nghiệp.
Câu hỏi ơn tập và bài tập thảo luận
Câu hỏi 1. Thư ký là gì? Trình bày tóm tắt vị trí, chức năng và nhiệm vụ
của người thư ký.
Câu hỏi 2. Trình bày những yêu cầu đối với người thư ký. Câu hỏi 3. Phân tích các đặc điểm lao động của người thư ký.
Bài tập thảo luận:
Cho biết những kỹ năng nghề nghiệp cần có của người thư ký?
Bài tập tình huống:
Một Phó Giám đốc Sở X của thành phố đến xin cho con gái vào làm thư ký Giám đốc. Bạn là thư ký, bận nên ứng xử như thế nào?