phục vụ lãnh đạo một cách hiệu quả, chương 2 sẽ giải đáp những vấn đề này cho người học.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Trình bày được khái niệm thơng tin, vai trị của thơng tin, những nhu cầu về thông tin; phân tích được những u cầu về thơng tin và biết những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo
- Có kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo
- Thông qua nội dung học tập, người học sẽ có thái độ đúng mực với nghề nghiệp, hiểu về công việc của bản thân trong tương lai.
NỘI DUNG
1. Thông tin và vai trị của thơng tin trong hoạt động quản lý của người lãnh đạo người lãnh đạo
1.1. Khái niệm thông tin (2)
- Thông tin là những thông báo hay miêu tả về một sự vật, một quá trình hay một con người mang lại cho người nhận thông tin với ý thức và kiến thức chuyên mơn, sẵn có một sự hiểu biết mới và tạo điều kiện để có một thái độ rõ ràng.
- Thơng tin là sự hiểu biết mà trước khi nhận được nó người nhận khơng hiểu biết. Thơng tin chỉ có thể được rút ra từ những dữ liệu chính xác, kịp thời, thích hợp và được mong đợi.
để biểu hiện những đề mục hiểu biết nhằm giúp họ ra quyết định, kiểm tra, tổ chức, phối hợp các hoạt động.
- Thông tin bao gồm nhiều loại. Người ta căn cứ vào các tiêu chí để phân loại thơng tin khác nhau.
+ Thơng tin có lợi, thơng tin có hại, thơng tin trung lập hoặc thơng tin chỉ thị và thông tin ngược.
+ Thông tin truyền miệng. (thông tin tin tức) đại chúng và thông tin quy phạm.
+ Thông tin bên trong, thơng tin bên ngồi hay thơng tin vĩ mơ, thông tin trung mô, thông tin vi mô
- Đặc trưng của thơng tin là thơng tin phải có vật mang tin, nếu khơng có vật mang tin thì khơng có thơng tin. Vật mang tin có thể là khơng khí, giấy, băng từ, tranh, ảnh...
Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo về những sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý và mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm tạo các biện pháp tổ chức.
Thông tin bao gồm tất cả những thu lượm có tính thống kê, tổng kết, nhận định, dự đoán, dự kiến, ghi chép...
1.2. Vai trị của thơng tin
- Thơng tin đóng vai trị quyết định sự thành bại của một tổ chức, cơ quan... trong doanh nghiệp người ta ví thơng tin như huyết trong hệ tuần hoàn của một cơ thể sống (không thiếu, không thừa, không tắc nghẽn).
- Thông tin là cơ sở quan trọng để lãnh đạo tổ chức quản lý, điều hành, điều chỉnh... trong quá trình quản lý của mình.
- Thơng tin giúp cho người lãnh đạo xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình... một cách đúng đắn.
Như vậy, thơng tin là nhu cầu không thể thiếu được đối với bất cứ ai, bất cứ cương vị nào. Đối với người lãnh đạo thơng tin cịn là đối tượng của quản lý trong quá trình lãnh đạo, chuẩn bị và đưa ra những quyết định, người lãnh đạo phải chuẩn bị những công đoạn thông tin sau:
Thu thập thông tin: thơng tin nội bộ, thơng tin có tính chất nội bộ, có tính
chất chỉ đạo, khoa học kỹ thuật công nghệ và kinh tế, quản lý, phải được thu nhận thường xuyên.
- Xử lý (chế biến) thông tin: phân loại, chọn lọc, hệ thống hoá, khái quát
hố... để có được thơng tin chính xác, cần thiết.
- Đưa ra những thơng tin mới chính là các quyết định quản lý. Vì vậy,
muốn thực hiện tốt những cơng đoạn nói trên thì người thư ký phải biết tổ chức tốt công tác thông tin bao gồm: thơng tin phải được chuẩn bị trước, đầy đủ, chính xác, hiệu quả và thơng tin phải được kiểm tra.
1.3. Nhu cầu thông tin
Nhu cầu thông tin là sự cần thiết của chủ quan con người được thoả mãn thông tin về một vấn đề, một lĩnh vực nào đó trong thế giới khách quan. Nhu cầu thơng tin bao gồm ba nhu cầu:
- Nhu cầu thông tin hiện thực (nhu cầu khách quan) là nhu cầu có trong xã
hội và phản ánh toàn bộ những vấn đề khoa học kỹ thuật công nghệ, kinh tế, xã hội... Nó cần thiết cho một giai đoạn phát triển nào đó.
Ví dụ: 1986: kinh tế yếu kém, cơ chế bao cấp... Do vậy cần đổi mới, thi hành mở cửa...
- Nhu cầu thông tin tuyệt đối (nhu cầu chủ quan) là nhu cầu của một đối
tượng chủ quan nhất định, cần thiết để giải quyết thành công những nhiệm vụ sản xuất hay kế hoạch đặt ra.
Ví dụ: muốn mở rộng sản xuất phải nghiên cứu các loại thông tin về đầu vào, đầu ra của q trình sản xuất đó.
Thơng tin thực tế được thoả mãn giải quyết từng phần của thông tin tuyệt đối. Ví dụ: khi nghiên cứu thông tin đầu vào của một doanh nghiệp, cần nghiên cứu các thông tin về: nguyên vật liệu, năng lượng, khoa học công nghệ, vốn, lao động...
Nhu cầu thông tin hiện thực khách quan) Nhu cầu thông tin tuyệt đối (chủ quan) Nhu cầu thông tin thực tế
Trên thực tế là ba nhu cầu thơng tin trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. giải quyết những nhu cầu thông tin thực tế chính là giải quyết từng phần thơng tin tuyệt đối và giải quyết nhu cầu thơng tin tuyệt đối chính là giải quyết từng phân nhu cầu thơng tin hiện thực. Người ta cịn có thể phân nhu cầu của thơng tin thành: thơng tin có thể biết thơng tin cần biết, thơng tin phải biết.
Thơng tin có thể biết Thơng tin cần biết Thơng tin phải biết
+ Xét ở khía cạnh khác nhu cầu thơng tin cịn thể hiện (nhu cầu thơng tin của lãnh đạo).
- Thơng tin là cơng cụ tính tốn, phân tích, thống kê... phục vụ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo có hiệu quả cao.
- Thông tin đã được xử lý sẽ trợ giúp cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo.
- Thơng tin cịn gợi mở, tư vấn cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý thông qua việc xác định chiến lược, lựa chọn mục tiêu, xây dựng phương án...
1.4. Yêu cầu về thông tin
Yêu cầu về thông tin là một phần của nhu cầu thông tin được thể hiện dưới dạng nhân sự đòi hỏi được đáp ứng. Để có được thơng tin chất lượng, thơng tin phải đảm bảo những yêu cầu nhất định.
Ví dụ: Ra một quyết định về sản xuất kinh doanh, cần chú ý thông tin ở một số lĩnh vực sau:
+ Vấn đề sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp (phòng sản xuất kinh doanh).
+ Quản lý Nhà nước (văn phịng).
+ Thị trường phịng marketing. Việc tìm hiểu những vấn đề này chính là những nhu cầu về thơng tin,
+ Những thông tin trên phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thơng tin phải đúng, nó phụ thuộc vào các yếu tố:
Con người được đào tạo, có hiểu biết, có ý thức. Trang thiết bị phục vụ phải phù hợp yêu cầu.
Phương pháp thu thập phù hợp khả năng con người và thiết bị.
- Thơng tin phải đủ: khơng bỏ sót, khơng phiến diện, méo mó... làm cho
người nhận dễ đánh giá sai lạc.
- Thông tin phải kịp thời: đúng lúc, đủ thời gian để xử lý trước khi sử
dụng. Nếu muốn thì thơng tin khơng cịn giá trị.
- Thơng tin phải có tính pháp lý: thông tin phải được truyền đạt từ những
cơ quan đại diện pháp luật và tuân thủ luật pháp.
- Thơng tin phải có tính bí mật: trong kinh doanh bí mật là thắng lợi một
nửa. Trong quản lý, tính bí mật quyết định thắng lợi của mỗi chính sách, quyết định.
1.5. Những thông tin cần thiết cho lãnh đạo
1.5.1. Thơng tin nội bộ
Đó là những thơng tin sinh ra bên trong doanh nghiệp, cơ quan gồm: - Những số liệu về tài chính, kế tốn, thống kê.
Phác họa chung về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tình hình hoạt động các mặt khác của đơn vị.
1.5.2. Thông tin chỉ đạo
Nó bao gồm những thơng tin “tĩnh” là những văn bản pháp luật, pháp quy, văn bản hướng dẫn, chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên làm cơ sở pháp lý cho các hoạt động của cơ quan.
- Văn bản pháp luật: Hiến pháp (của Quốc hội); Luật (của Quốc hội);
Lệnh (của Chủ tịch nước); Pháp lệnh (của Ủy ban Thường vụ Quốc hội).
- Văn bản pháp quy: Nghị định, Nghị quyết (của Chính phủ); Quyết định,
Chi thị (của Thủ tướng Chính phủ); Quyết định, Chỉ thị, Thông tư (của Bộ trưởng); Quyết định, Chỉ thị (của Ủy ban nhân dân các cấp); Nghị quyết (của Hội đồng nhân dân).
1.5.3. Thông tin khoa học kỹ thuật cơng nghệ và kinh tế
Nó bao gồm những thông tin cuối cùng về các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ và kinh tế,
1.5.4. Thơng tin quản lý
Đó là những thơng tin liên quan đến lý thuyết và thực tế quản lý, bao gồm thông tin chỉ thị và thông tin phản hồi. Người ta cịn có thể phân loại theo mơi trường của doanh nghiệp, cơ quan.