2. Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể trong hoạt động của người thư ký văn phòng
2.3. Giao tiếp qua hội họp
Như ở các phần trên đã trình bày, hội họp là một hình thức giao tiếp mà người thư ký phải thường xuyên tham gia. Thông qua các cuộc họp, người thư ký không chỉ thực hiện những cơng việc được giao, mà cịn mở rộng quan hệ của mình, thể hiện những khả năng mà mình có và chính là để tự khẳng định mình, đồng thời mở rộng các quan hệ của cơ quan. Để việc giao tiếp qua hội họp có hiệu quả, người thư ký văn phịng cần chú ý một số vấn để sau:
- Khơng được né tránh các cuộc họp có liên quan đến cơng việc và chức trách của mình. Tài liệu khảo sát và điều tra thực tế ở một số cơ quan cho thấy có rất nhiều thư ký văn phịng (nhất là nữ) thường ngại đi họp hoặc để người khác đi họp thay mình. Họ cho rằng cơng việc của mình là sự vụ (nhất là cán bộ thơng tin, văn thư, lưu trữ, kế tốn viên), nên chẳng ai quan tâm và cũng chẳng
có gì đáng nói, nên khơng cần đi họp. Đó là một quan niệm sai lầm, bởi lẽ từ chối khơng đi họp cũng có nghĩa là người thư ký bỏ đi các cơ hội để nói cho mọi người hiểu về cơng việc của mình, để đạt u cầu, nguyện vọng với cấp trên, để hiểu thêm về công việc của các bộ phận khác trong cơ quan.
- Cần tận dụng các cơ hội trong một số cuộc họp để phát biểu ý kiến của mình. Khơng phải ở cuộc họp nào người thư ký cũng cần phát biểu, nhưng nếu thấy cần thiết, các thư ký cần phải thể hiện các quan điểm và chính kiến của mình trong cuộc họp. Thơng thường, người thư ký cần phát biểu trong những trường hợp sau đây: Trong báo cáo tổng kết của cơ quan hoặc đơn vị chưa phản ánh, hoặc phản ánh chưa đầy đủ, chính xác về hoạt động của văn phịng nói chung và cơng việc của người thư ký phải đảm nhiệm nói riêng. Người thư ký thấy cần đề đạt với thủ trương hoặc với đồng nghiệp trong cơ quan ủng hộ và thực hiện một số vấn đề về nghiệp vụ chun mơn mà mình đang được giao đảm nhiệm (mặc dù đã có ý kiến riêng với các bộ phận nhiều lần). Ví dụ: Cán bộ văn thư, lưu trữ có thể phát biểu đề nghị thủ trường và cán bộ trong cơ quan cần thực hiện việc lập hồ sơ để giúp cho công tác - văn thư được tiến hành thuận lợi.
+ Thư ký cần giải thích rõ một số vấn đề chun mơn mà vì lý do nào đó có một số người chưa hiểu hoặc chưa đồng tình ủng hộ.
+ Tham mưu, tư vấn cho cơ quan một số vấn đề có liên quan đến chuyên mơn, nghiệp vụ của mình.
- Thư ký cần có sự chuẩn bị cẩn thận trước khi phát biểu
Tất cả những người dự họp đều luôn hiểu rằng lời (hoặc bài) phát biểu của mình trước cuộc họp đều là sự thể hiện phần nào tư duy và trình độ của bản thân. Vì thế, khơng nên coi thường các bài phát biểu trong oc họp. Nếu có dự định từ trước, các thư ký văn phịng nên có sự chuẩn bị các vấn đề chính cho bài phát biểu của mình. Nếu chưa được chuẩn bị trước thì người thư ký cũng cần gạch ra giấy hoặc sổ tay các ý cần nói. Điều quan trọng là trong cuộc họp chỉ nên nói ngắn gọn (từ 5 - 10 phút), đúng vấn đề mà cuộc họp đang quan tâm ý kiến phải được trình bày một cách trình tự, logic và dễ hiểu. Người thư ký khi đi
họp cũng cần chú ý lắng nghe, nếu thấy người trước đã nói trùng với ý của mình thì chỉ nên khẳng định lại mà khơng cần nói lại một cách q chi tiết và cụ thể. Nếu là người phát biển sau thì chỉ nên nói những ý mới và khác với người nói trước.
- Trong cuộc họp, thư ký cần lắng nghe các ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ý kiến góp ý phê bình của người khác có liên quan đến cơng việc của văn phịng nói chung, của bản thân nói riêng để nắm vững và thực hiện, để sửa chữa hoặc để rút kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
- Một điều quan trọng là phải biết kiềm chế, tránh những lời phát biểu hoặc phê bình, tranh cãi quá căng thẳng trong cuộc họ, vì sẽ gây ảnh hưởng khơng tốt trong tồn cơ quan.
- Khi đi họp, người thư ký văn phòng cần chú ý tận dụng các cơ hội để thiết lập và mở rộng các quan hệ cho cơ quan cũng như cho bản thân (đặc biệt là trong các cuộc họp có đại biểu của các cơ quan khác). Để gặp gỡ, trao đổi cơng việc với một người nào đó, thư ký cần tranh thủ thời gian trước khi cuộc họp bắt đầu, trong giờ nghỉ giải lao và sau khi cuộc họp kết thúc. Cần đặc biệt tránh việc gặp và nói chuyện riêng trong giờ họp. Trong các cuộc gặp gỡ, thư ký văn phịng có thể trao đổi với đồng nghiệp ở các cơ quan khác hoặc với lãnh đạo cấp trên về những vấn đề mà mình quan tâm, có liên quan đến chun mơn, nghiệp vụ. Những cuộc gặp gỡ và trao đổi bên lề cuộc họp không chỉ giúp người thư ký mỏ rộng quan hệ, mà còn học hỏi kinh nghiệm của cơ quan khác, nắm được thông tin mới trong ngành và có thể mở ra sự hợp tác trong các lĩnh vực chuyên môn.
- Nếu được giao tổ chức và điều khiển một cuộc họp, dù là ở quy mô nhỏ, người thư ký văn phòng cũng cần phải chuẩn bị mọi cơng việc thật chu đáo, lập chương trình cụ thể và duy trì cuộc họp đứng giờ, đúng trọng tâm. Có thể nói, trong một cuộc họp, thơng qua lời phát biểu của người thư ký, thông qua các ứng xử hoặc qua việc tổ chức, điều hành cuộc họp, người thư ký đã tự giới thiệu với những người tham dự về trình độ chun mơn cũng như khả năng giao tiếp của mình. Nếu gây được sự chú ý và những ấn tượng tốt đẹp, thì uy tín của
người thư ký và thơng qua người thư ký là uy tín của văn phịng, của cả cơ quan sẽ được ghi nhận, lan truyền tới rất nhiều nơi. Và ngược lại, chỉ một sơ suất nhỏ trong các cuộc họp do người thư ký gây ra cũng có thể trở thành đề tài bàn luận, trỏ thành ấn tượng không tốt đẹp trong suy nghĩ của rất nhiều người.