- Nhiệm vụ hành chính văn phịng
- Nhiệm vụ tổ chức và trợ giúp lãnh đạo điều hành
Câu 2. Những yêu cầu đối với người thư ký:
- Yêu cầu chung của người thư ký văn phòng.
- Những năng lực cần thiết của người thư ký văn phòng. - Những phẩm chất cần thiết.
Câu 3. Phân tích các đặc điểm lao động của người thư ký.
- Là hoạt động mang tính trợ giúp lãnh đạo - Tính khoa học, tính nghiệp vụ cao
- Chính xác, thận trọng, chu đáo - Lịch thiệp và hiểu biết
- Có khả năng kiềm chế, chủ động và thích ứng cao - Tâm huyết với nghề
Những kỹ năng nghề nghiệp cần có của người thư ký: + Kỹ năng soạn thảo văn bản
+ Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian.
+ Kỹ năng thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin. + Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, họp
+ Kỹ năng tổ chức chuyến công tác
+ Kỹ năng xử lý văn bản, lập và quản lý hồ sơ.
+ Kỹ năng về sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm hỗ trợ; khai thác tài nguyên internet, gửi và nhận email…
+ Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị văn phịng …
Bài tập tình huống:
Giải quyết như sau:
- Niềm nở đón tiếp vị giám đốc sở
- Báo với lãnh đạo về việc Phó Giám đốc Sở xin cho con gái vào làm thư ký của cơng ty và để Giám đốc tồn quyền quyết định.
ĐÁP ÁN GỢI Ý CHƯƠNG 2Câu 1. Câu 1.
+ Khái niệm thông tin
- Thông tin là những thông báo hay miêu tả về một sự vật, một quá trình hay một con người mang lại cho người nhận thông tin với ý thức và kiến thức chun mơn, sẵn có một sự hiểu biết mới và tạo điều kiện để có một thái độ rõ ràng.
- Thông tin là sự hiểu biết mà trước khi nhận được nó người nhận khơng hiểu biết. Thơng tin chỉ có thể được rút ra từ những dữ liệu chính xác, kịp thời, thích hợp và được mong đợi.
để biểu hiện những đề mục hiểu biết nhằm giúp họ ra quyết định, kiểm tra, tổ chức, phối hợp các hoạt động.
+ Vai trị của thơng tin
- Thơng tin đóng vai trị quyết định sự thành bại của một tổ chức, cơ quan... trong doanh nghiệp người ta ví thơng tin như huyết trong hệ tuần hồn của một cơ thể sống (không thiếu, không thừa, không tắc nghẽn).
- Thông tin là cơ sở quan trọng để lãnh đạo tổ chức quản lý, điều hành, điều chỉnh... trong quá trình quản lý của mình.
- Thơng tin giúp cho người lãnh đạo xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình... một cách đúng đắn.
Câu 2. Trình bày phương pháp thu thập thơng tin.
- Tiếp nhận và quản lý các văn bản đến, đi một cách khoa học - Lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ và khoa học;
- Chọn lọc đặt mua báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; truy cập internet hàng ngày; tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề;
- Sưu tập, cập nhật các văn bản pháp luật có liên quan;
- Ghi chép, sao chụp, tổng hợp các tài liệu, thông tin có liên quan;
- Tổ chức sắp xếp tài liệu khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu cung cấp thơng tin được nhanh chóng, chính xác, bí mật;
Câu 3. Cách thức cung cấp thông tin cho người lãnh đạo hoặc các bộ
phận quản lý.
Thứ nhất, sao chụp một phần hoặc toàn bộ các văn bản cần thiết và gửi cho người lãnh đạo hoặc bộ phận quản lý.
Thứ hai, cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản
Thứ ba, cung cấp thông tin trực tiếp.
Một số kỹ thuật hỗ trợ q trình xử lý thơng tin: