2.1. Nguồn thơng tin
Một trong những nhiệm vụ chính của người thư ký là cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của người lãnh đạo. Để làm tốt nhiệm vụ này, người thư ký cần nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh đạo trong từng thời gian, sự việc cụ thể, xác định rõ các loại thông tin cần khai thác (hoặc nguồn cung cấp) thơng tin đó ở đâu. Thơng tin có thể thu thập từ các nguồn, các kênh khác nhau. Trong thực tế, các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo thường
được thu thập từ những nguồn sau:
- Thông tin từ hệ thống báo cáo, từ các văn bản đến; đi của cơ quan, tổ chức gửi đến hang ngày;
- Thông tin từ các phương tiện thơng tin đại chúng (báo chí, truyền thanh, truyền hình…), từ sách hoặc internet;
- Thông tin qua điện thoại, tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, dư luận xã hội v.v…
2.2. Phương pháp thu thập thông tin
Để khai thác thông tin từ các nguồn trên được tốt, người thư ký cần phải nắm vững các phương pháp thu thập thông tin sau:
- Tiếp nhận và quản lý các văn bản đến, đi một cách khoa học: Văn bản từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, công dân gửi đến hàng ngày … cần phải được cập nhật vào sổ theo dõi đầy đủ;
- Lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ và khoa học;
- Chọn lọc đặt mua báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; truy cập internet hàng ngày; tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề;
- Sưu tập, cập nhật các văn bản pháp luật có liên quan;
- Ghi chép, sao chụp, tổng hợp các tài liệu, thơng tin có liên quan;
- Tổ chức sắp xếp tài liệu khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu cung cấp thơng tin được nhanh chóng, chính xác, bí mật;