Xử lý thông tin là cung cấp cho lãnh đạo những cơ sở để suy nghĩ, sáng tạo và đề ra các quy định năng động nhất.
3.1. Kỹ năng xử lý thông tin
nhanh các văn bản đã nhận và phân loại thông tin thành các loại: Thông tin phải báo cáo lãnh đạo để giải quyết, thông tin thuộc phạm vi thẩm quyền thư ký giải quyết sau đó báo cáo lãnh đạo.
Thông tin phải báo cáo lãnh đạo: là các thông tin liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà người lãnh đạo cần phải triển khai thực hiện hoặc ra quyết định như: các văn bản của cấp trên về các vấn đề cơ quan cần thực hiện, các văn bản của cấp dưới có vấn đề người lãnh đạo cần ra quyết định điều chỉnh. (3)
Thông tin thư ký giải quyết sau đó báo cáo lãnh đạo: là các thơng tin người lãnh đạo không phải triển khai hoặc ra quyết định, chỉ để biết trong quá trình quản lý.
Đối với các thơng tin này, thư ký có thể trực tiếp giải quyết hoặc chuyển các ngành có liên quan giải quyết.
Tất cả các thông tin nhận được đều phải báo cáo lãnh đạo trước hoặc sau khi giải quyết tùy theo tính chất hoặc mức độ quan trọng, cấp bách của từng loại thông tin.
Để xử lý các thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, khi đọc hoặc nghe thơng tin thư ký cần phải có kỹ năng tập hợp, hệ thống hóa thơng tin và kiểm tra độ chính xác của các thơng tin.
Muốn thực hiện tốt kỹ năng tập hợp, hệ thống hóa thơng tin, thư ký cần tóm tắt nội dung thơng tin trong khoảng từ 1 đến 10 dòng về những vấn đề cơ bản của thông tin, nhấn mạnh hoặc lưu ý những thông tin mới, các mệnh lệnh, yêu cầu hoặc đề nghị cần giải quyết. Sau khi tóm tắt các thơng tin, cần sắp xếp chúng theo hệ thống để kiểm tra, phát hiện các thông tin chồng chéo, không thống nhất. Nếu có hiện tượng chồng chéo, khơng thống nhất thư ký cần phải phân tích xác định độ tin cậy của các nguồn thơng tin, tìm ra ngun nhân của những hiện tượng chồng chéo, không thống nhất, trên cơ sở đó lựa chọn những thơng tin có đủ độ tin cậy. (2)
3.2. Một số kỹ thuật hỗ trợ q trình xử lý thơng tin
3.2.1. Kỹ thuật đọc nhanh
Đọc nhanh địi hỏi người đọc phải kiên trì rèn luyện kỹ năng đọc, đó là: - Đọc thường xuyên để rèn luyện kỹ năng đọc nhanh;
- Khi đọc phải tập trung trí tuệ để nhớ nội dung chính của thơng tin; - Chú ý những cụm từ thông tin lớn (các tiêu đề, các trích dẫn . . .);
- Đọc khơng phát âm, không vừa đọc vừa lẩm bẩm, không đọc lùi (đọc lại những câu chữ đã đọc);
- Đưa mắt chuyển động giữa trang sách từ trên xuống dưới, khi đọc đưa bút chì di chuyển theo;
- Cố gắng hiểu những điều đã đọc ngay khi đang đọc.
3.2.2. Kỹ thuật ghi nhanh
- Các nội dung thường phải ghi nhanh: + Ghi nhanh các lời nhắn qua điện thoại;
+ Ghi nhanh các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng qua các buổi giao ban; + Biên bản các cuộc họp, diễn biến các hội thảo;
- Kỹ thuật ghi nhanh:
Cũng như đọc nhanh, muốn ghi nhanh người viết phải khổ công rèn luyện viết nhanh. Để viết nhanh cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:
+ Chọn bút: thường dùng bút bi loại tốt, xuống mực đều, sắc nét;
+ Cầm bút: cầm bút (bằng 3 ngón tay) ngón cái và trỏ giữ ở phía trên bút để điều khiển bút di chuyển, ngón giữa đỡ bút ở phía dưới, khoảng cách cầm bút từ ngịi bút đến ngón tay cầm bút cách chừng 1,5cm đến 2cm (nếu cầm bút quá gần ngòi sẽ ảnh hưởng đến tốc độ di chuyển bút);
+ Tư thế ngồi viết: ngồi phải ngay ngắn, giấy viết để thẳng, khoảng cách từ mắt đến giấy chừng 25cm đến 30cm;
+ Cần sử dụng thành thạo một số ký hiệu hoặc viết tắt cho các cụm từ thông dụng thường gặp;
+ Biết tóm tắt chính xác các ý chính của người phát biểu hoặc ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng;
+ Khi đang ghi nhanh có vấn đề chưa rõ nên đánh dấu hoặc bỏ cách một đoạn để hỏi lại và ghi sau, khơng nên cắt ngang lời người đang nói;
+ Khi viết nhanh cũng cần tập trung trí tuệ để phản ánh đúng nội dung của người nói.
3.2.3. Kỹ năng nói và nghe điện thoại
Nói và nghe điện thoại khơng chỉ là công việc giao tiếp thường xuyên mà cịn là q trình thu thập và xử lý thơng tin hằng ngày, địi hỏi người thư ký phải rèn luyện cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại. Trong thực tế, người thư ký có vai trị “sàng lọc” các cuộc đàm thoại điện thoại của lãnh đạo. Biết nói và nghe điện thoại là một tiêu chuẩn cần thiết của người thư ký. Muốn làm tốt nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin qua nghe điện thoại người thư ký cần thực hiện một số yêu cầu sau:
- Khi nơi khác gọi đến:
Không để chuông đổ quá nhiều lần, sau hồi chuông thứ 2 nhấc ống nghe lên.
+ Cách cầm ống nghe: Tay trái cầm ống nghe áp vào tai, miệng cách ống nói khoảng 3cm, tay phải cầm bút để ghi lời nhắn.
+ Cách nói: Khi vừa nhắc máy phải nói từ từ từng vế câu, âm lượng vừa phải, khơng nói nhanh quá. Có nhiều cách bắt đầu nghe điện thoại, nhưng thông thường khi nhận điện thoại nơi công sở thường trả lời: “Alơ, xưng danh”. Ví dụ: - Alơ, thư ký giám đốc công ty X xin nghe! (3)
Không nên cắt ngang lời nói của người đối thoại. Nếu người gọi đã nói hết thì thư ký có thể nhắc lại những điểm chủ yếu và hỏi xem như vậy có đúng khơng để tránh hiểu lầm. Trường hợp cần thiết phải ghi vào phiếu ghi lời nhắn.
+ Kết thúc cuộc nói chuyện:
Hãy để người gọi đến chủ động kết thúc cuộc nói chuyện, người thư ký nếu cần thì phải cảm ơn người gọi đến trước khi có lời chào và để cho người gọi đặt ống nghe trước.
- Khi gọi điện đi:
+ Thư ký cần có danh bạ điện thoại để cạnh điện thoại và sử dụng thành thạo danh bạ.
+ Phải chuẩn bị kỹ nội dung trước khi nói và nên kê ra giấy tránh bỏ sót nội dung;
+ Khi hết thông tin cần chủ động kết thúc cuộc nói chuyện, trước khi đặt máy nên chào để người nhận điện thoại không bị đột ngột đồng thời cũng thể hiện thái độ lịch sự trong giao tiếp.