2.1. Bản chất mối quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng nghiệp. nghiệp.
Đồng nghiệp của người thư ký văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp là các nhân viên cùng làm việc trong một văn phịng. Nếu hiểu theo nghĩa rộng thì đồng nghiệp của họ còn là nhân viên ở các bộ phận khác trong cùng một cơ quan. Quan hệ của người thư ký với đồng nghiệp là một quan hệ thường xuyên và bình đẳng (tương đối). Nếu chỉ tính giờ làm việc hành chính, thì người thư ký gặp gỡ với đồng nghiệp ít nhất là 1/3 thời gian trong ngày (8 tiếng) và thời gian tiếp xúc với đồng nghiệp còn nhiều hơn lượng thời gian tiếp xúc với người thân trong gia đình. Đấy là chưa kể một số thư ký làm việc trong các văn phịng doanh nghiệp có thể thường xun phải làm thêm giờ, thêm buổi. Chính vì vậy, nếu xử lý mối quan hệ với đồng nghiệp không tốt, sẻ ảnh hưởng đến tâm lý và chất lượng, hiệu quả lao động của người thư ký.
2.2. Yêu cầu về mối quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng nghiệp. nghiệp.
2.2.1. Hiểu biết lẫn nhau
Do phải làm việc và tiếp xúc thường xuyên nên các thư ký văn phịng cần phải có sự hiểu biết lẫn nhau. Ngay từ khi bắt đầu vào làm việc, người thư ký đã phải tìm hiểu những thơng tin đầu tiên về các đồng nghiệp của mình (tên, tuổi và chức trách của từng người). Dần dần, trong quá trình làm việc, người thư ký sẽ tìm hiểu kỹ hơn về trình độ chun mơn, hồn cảnh gia đình, tính cách và tâm lý của những người đồng nghiệp. Những thơng tin đó sẽ giúp các thư ký văn phòng hiểu biết lẫn nhau, để thơng cảm và biết lựa tính nhau trong q trình làm việc. Để có được sự hiểu biết lẫn nhau, các thư ký văn phòng cần cởi mở trong giao tiếp, sẵn sàng chia sẻ với nhau những buồn, vui trong cuộc sống. Trong thời gian nghỉ, các thư ký văn phịng có thể đến thăm nhà đồng nghiệp để tăng thêm mối giao kết giữa các gia đình, làm nền tảng cho quan hệ ở cơ quan. Tuy nhiên, cũng
cần phải lưu ý rằng, sự cởi mở trong giao tiếp khơng có nghĩa là tị mị, tìm cách khai thác những chuyện riêng tư mà đồng nghiệp của mình khơng muốn nói ra. Hãy biết tơn trọng quyền cá nhân của mỗi người, hãy chia sẻ, động viên và hãy để đồng nghiệp tự nói ra những tâm sự cá nhân. Và điều quan trọng mà các thư ký văn phịng cần phải tránh đó là việc đem những chuyện khơng vui, những điều sâu kín của đồng nghiệp để nói cho người khác biết. Đó là phương pháp tốt nhất để bạn không mất đi người đồng nghiệp của mình. (1)
2.2.2. Đồn kết, tương trợ và hợp tác
Đây là nguyên tắc hết sức quan trọng trong quan hệ với đồng nghiệp. Để hồn thành cơng việc, các thư ký văn phịng khơng thể thiếu sự tương trợ và hợp tác. Mà muốn tương trợ và hợp tác thì khơng thể khơng đồn kết. Cũng như đối với người lãnh đạo, các thư ký văn phịng phải có ý thức tôn trọng và bảo vệ đồng nghiệp của mình. Nếu thấy cần thiết trước hết hãy góp ý riêng cho đồng nghiệp về những sai sót của họ trong cơng việc. Thậm chí, khi phát hiện ra sai sót, hãy xắn tay cùng đồng nghiệp nhanh chóng giải quyết hậu quả, hạn chế thiệt hại đến mức tối đa. Điều cần phải tránh là chưa hề góp ý riêng đã đưa ra phê bình đồng nghiệp gay gắt trong cuộc họp hoặc báo cáo với người thủ trưởng: khi chưa được hỏi, đã đổ lỗi cho đồng nghiệp để tránh trách nhiệm... Những cách ứng xử như vậy sẽ gây mất đồn kết trong nội bộ văn phịng và là kẻ thù của sự hợp tác và tương trợ. Trong thực tế, không một người thư ký nào lại có thể làm việc độc lập mà khơng cần đến sự tương trợ của đồng nghiệp. Vì thế, các thư ký văn phòng hãy sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp và cũng nên coi việc nhờ đồng nghiệp hỗ trợ mình là một điều cần thiết. Ví dụ : Để chuẩn bị cho thủ trưởng có báo cáo tổng kết đọc trong buổi họp sáng mai, người thư ký đánh máy có thể nhờ đồng nghiệp photocopy và phân thành nhiều bản để gửi cho thủ trưởng và những người tham dự họp. Khi tương trợ và giúp đỡ đồng nghiệp, người thư ký khơng nên tính tốn q nhiều đến lợi ích cá nhân. Hãy giúp đỡ đồng nghiệp của mình một cách vơ tư khơng phải chỉ một lần, bạn sẽ chẳng bao giờ thua thiệt. Tuy nhiên, một điều rất quan trọng mà các thư ký văn phịng cần phải lưu ý, đó là sự tương trợ và hợp tác phải dựa trên những nguyên tắc cơ bản của quy chế
làm việc và nghề nghiệp. Có những cơng việc liên quan đến những vấn đề bí mật, những nhiệm vụ có tính ngun tắc thì dù bận và vội đến đâu, các thư ký văn phịng cũng khơng được tuỳ tiện nhờ đồng nghiệp. Ví dụ : Nhờ đánh máy một tài liệu mật; nhờ người khác sử dụng và đóng dấu vào văn bản trong lúc mình đi vắng hoặc nghỉ ốm mà chưa được sự đồng ý của thủ trưởng.
2.2.3. Quan hệ với đồng nghiệp phải chân thành và trung thực
Để có sự hiểu biết và giúp đỡ lẫn nhau, các thư ký văn phòng phải đối xử với đồng nghiệp của mình một cách chân thành. Dù nói một lời khen ngợi hay góp ý phê bình, nhắc nhỡ một sai sót nhỏ, người thư ký bao giờ cũng phải xuất phát từ tình đồng nghiệp. Các cơng trình nghiên cứu về tâm lý quản lý đều đưa ra một lời khuyên: Hãy đối xử với đồng nghiệp như đối xử với một người thân, vì một nửa cuộc sống của chúng ta gắn liền với họ. Sự chân thành khơng chỉ là lời nói sng mà phải được thể hiện bằng những hành động cụ thể. Một thái độ vui mừng thực sự khi thấy đồng nghiệp đạt thành tích trong cơng việc hoặc có cơ hội phát triển về mặt chuyên môn; một sự chia sẻ chân thành, an ủi, động viên khi đồng nghiệp gặp chuyện không vui hoặc đang thất bại trong công việc. Đôi khi chẳng cần lời nói văn hoa, chỉ một cái bắt tay cũng đủ cho đồng nghiệp thấy tình cảm thật sự của mình. Tính đố kỵ, ghen ghét giữa các thư ký văn phịng ln là kẻ thù của sự chân thành, trung thực. Có nhiều người thường nguỵ trang sự giả dối của mình bằng sự khéo léo, bằng những lời hoa mỹ để tâng bốc đồng nghiệp, nhưng khi vắng mặt lại tìm mọi cách để giảm uy tín của họ trước mặt thủ trưởng cơ quan hoặc đồng nghiệp khác. Nhưng cho dù có nhiều thủ đoạn đến đâu thì sự giả dối, thiếu chân thật cũng sẽ được các đồng nghiệp nhận ra. Thật khó có hành vi thiếu trung thực nào lại qua được mắt những đồng nghiệp. Chỉ có sự chân thành, trung thực mới là nền tảng cho mối quan hệ bền vững của những người thư ký cùng làm việc trong một văn phịng. Và đó chính là một trong những nhân tố đem lại cho người thư ký những thành công trong sự nghiệp.
Chương 6 cung cấp cho người học những nội dung cơ bản về mối quan hệ của người thư ký với lãnh đạo và đồng nghiệp như:
- Quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh đạo
+ Bản chất mối quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh đạo. + u cầu về mối quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh đạo. - Quan hệ của người thư kí văn phịng với đồng nghiệp.
+ Bản chất mối quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng nghiệp. + Yêu cầu về mối quan hệ của người thư ký văn phịng với đồng nghiệp. Từ đó hình thành cho người học những kỹ năng ứng xử khéo léo, phù hợp với mơi trường làm việc, rèn luyện cho người học có cách ứng xử mẫu mực với những người xung quanh.
Câu hỏi ôn tập
Câu hỏi 1. Yêu cầu về mối quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh
đạo.
Câu hỏi 2. Yêu cầu về mối quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng
nghiệp.
Bài tập thảo luận:
Làm thế nào để xây dựng uy tín của người thư ký đối với lãnh đạo và quần chúng?
Bài tập tình huống:
Một quản trị viên trẻ được bổ nhiệm và bạn là thư ký nhưng lại lớn tuổi hơn. Trong trường hợp này người quản trị viên và nữ thư ký phải làm gì để tạo mối quan hệ tốt đẹp trong công việc?
ĐÁP ÁN GỢI Ý CHƯƠNG 1Câu 1. Câu 1.
+ Khái niệm thư ký:
Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thư ký là người trợ
giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phịng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn. (1)
Thư ký văn phòng: là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ
các cơng việc có liên quan đến chun mơn của văn phịng như quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận các yêu cầu về thông tin, giao tiếp à tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan/tổ chức hoặc người lãnh đạo của một cơ quan/tổ chức (TS. Vũ Thị Phụng) (3)
Trình bày tóm tắt vị trí, chức năng và nhiệm vụ của người thư ký. + Vị trí:
- Thứ nhất: Thư ký là những người góp phần bảo đảm và cung cấp thơng
tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và người lãnh đạo.
- Thứ hai: Thư ký văn phịng là những người góp phần bảo đảm cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đều đặn và thơng suốt.
- Thứ ba: Thư ký văn phịng (thư ký lãnh đạo) trong một chừng mực nào
đó, cịn là người tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
- Thứ tư: Thư ký văn phịng là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan
hệ của cơ quan cũng như của người lãnh đạo.
- Thứ năm: Trong một chừng mực nào đó, thư ký cịn là người thân cận
nhất được thủ trưởng cơ quan tin cậy. + Chức năng:
- Chức năng quản lý văn bản trong cơ quan. - Chức năng tổ chức công việc
- Chức năng giúp việc tổng hợp