1. Khái quát về giao tiếp hành chính
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đối với giao tiếp trong hành chính
1.3.1. Rào cản tâm lý
Người thư ký hàng ngày tiếp xúc, trao đổi, làm việc với các nhà quản lý, với các đồng nghiệp, với đối tác, với khách hàng… Họ là những người có trình độ cao (thậm chí rất cao), kinh nghiệm nhiều, rất chuyên nghiệp. Bên cạnh đó họ có địa vị khác nhau trong xã hội và tính cách khơng đồng nhất. Chính vì thế
nhiều khi việc giao tiếp của người thư ký tại công sở đơi khi có thể khơng đạt được mục đích. Ngun nhân chính ở đây là do nhận thức, trình độ, sự hiểu biết, quan điểm, trạng thái tâm lý, kinh nghiệm nghề nghiệp… của người thư ký với đối tượng giao tiếp có sự chênh lệch nhất định.
Để khắc phục vấn đề này, người thư ký trong công việc cần cố gắng tự học hỏi, tự rút kinh nghiệm để nâng cao trình độ, khả năng hiểu biết của mình về chun mơn, về các lĩnh vực nghiệp vụ mà mình phụ trách; đồng thời rèn luyện bản lĩnh, khắc phục các xúc cảm bột phát để tự tin vào bản thân trong quá trình giao tiếp, làm việc. Khi tiếp xúc làm việc cần tìm hiểu về đối tượng giao tiếp của mình để chuẩn bị tốt nhất về tâm thế, về nội dung làm việc và phương thức làm việc thích hợp nhất.
1.3.2. Rào cản về văn hóa
Hiện nay, xu hướng chuyển dịch lao động diễn ra phổ biến trên thế giới, ở tất cả các quốc gia, trên mọi đơ thị. Với Việt Nam thì sự chuyển dịch lao động, không chỉ là lao động đến từ các tỉnh, thành khác mà cịn có lao động từ các quốc gia khác trên thế giới, đã tạo nên các các đô thị lớn và năng động như Hà Nội, Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh. Trong một mơi trường làm việc đa văn hóa như vậy thì người thư ký cũng có thể gặp phải những khó khăn trong q trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc với những người đến từ địa phương khác, đến từ quốc gia khác về ngôn ngữ, tư tưởng, tôn giáo, quan điểm, hệ giá trị, truyền thống, phong tục …
Để khắc phục vấn đề này, người thư ký cần phải chấp nhận thực tế, tự điều chỉnh mình cho phù hợp để có thể giao tiếp, ứng xử đạt được mục đích. Chú ý tìm hiểu và tơn trọng văn hóa của những người mình cùng làm việc. Khơng có quan điểm kỳ thị, cục bộ địa phương, bài bác, chế nhạo. Ln ý thức rằng tất cả vì cái chung, vì sự phát triển của cơ quan/doanh nghiệp, đặt lợi ích của tập thể lên trên hết.