1. Quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh đạo
1.2. Yêu cầu về mối quan hệ của người thư kí văn phịng với lãnh đạo.
1.2.1. Tôn trọng người lãnh đạo
Trước hết, cần phải thấy rằng sự tôn trọng lẫn nhau là một nguyên tắc sống của con người. Đối với người lãnh đạo, sự tơn trọng của người thư ký lại càng có ý nghĩa cần thiết. Người thư ký cần tơn trọng người lãnh đạo khơng chỉ vì đó là mối quan hệ giữa người với người, mà hơn thế nữa đây còn là mối quan hệ giữa người nhân viên với lãnh đạo trực tiếp của mình. Nếu khơng có thái độ tôn trọng, người thư ký sẽ không hiểu được tâm lý cũng như công việc của người lãnh đạo. Từ chỗ khơng tơn trọng, người thư ký dễ có thái độ coi thường lãnh đạo, làm việc có tính chất cầm chừng, miễn cưỡng, khi được giao nhiệm vụ dễ phản ứng gay gắt, thậm chí có lúc cịn chống đối. Những biểu hiện này khơng
chỉ ảnh hưởng đến quan hệ cá nhân của hai người mà cịn ảnh hưởng đến cơng việc và hoạt động của cơ quan. Để có thái độ tơn trọng, thì trước hết người thư ký phải hiểu rõ vai trò và vị trí của người lãnh đạo. Trong bất cứ một cơ quan, một tổ chức nào, người lãnh đạo bao giờ cũng có vị trí vơ cùng quan trọng và khơng thể thiếu. Với những năng lực và phẩm chất đặc biệt, người lãnh đạo có vai trị quan trọng trong việc định hướng hoạt động và phát triển của toàn cơ quan (hoặc trong từng đơn vị). Họ cùng là người có vai trị chính trong việc tổ chức, điều hành từng đơn vị và toàn cơ quan hoạt động theo định hướng đã được xác định. Trong những tình huống đặc biệt, người lãnh đạo có khả năng phân tích, dự báo và có thể nhanh chóng đưa ra những biện pháp kịp thời, hiệu quả. Sự phát triển của một cơ quan, một đơn vị phụ thuộc phần lớn vào khả năng và vai trò của những người lãnh đạo. Trong thực tế, có một số nhân viên quan niệm rằng, người lãnh dạo phải là người chuyên sâu về tất cả các lĩnh vực chuyên môn trong cơ quan hoặc trong một đơn vị. Tương tự như vậy, một số thư ký văn phòng cho rằng, thủ trưởng cơ quan hoặc thủ trưởng đơn vị phải giỏi hơn mình về lĩnh vực chun mơn mà họ đang phụ trách. Chẳng hạn: Thủ trưởng phải chuyên sâu về máy tính, về nghiệp vụ cơng tác lưu trữ hoặc thơng thạo về vấn đề trang thiết bị văn phịng… Khi thấy các thủ trưởng nắm chuyên môn không sâu hơn mình, các thư ký văn phịng dễ nảy sinh tư tưởng coi thường, cho rằng họ không xứng đáng là người lãnh đạo của mình. Thực tế thì khơng thể có một thủ trưởng nào lại có khả năng chuyên sâu hoặc thành thạo về tất cả các lĩnh vực chun mơn mà nhân viên dưới quyền của mình đang đảm nhiệm. Chỉ có thể có một người lãnh đạo am hiểu về hoạt động cơ bản của cơ quan và có trình độ sâu về một hoặc một vài lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Điều quan trọng không phải ở chỗ họ phải là chuyên gia về mọi lĩnh vực mà ở chỗ họ phải am hiểu về vị trí, tính chất và đặc điểm cơ bản của từng lĩnh vực chuyên môn để tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên dưới quyền làm việc tốt và có khả năng tổ chức, điều hành hoạt động của các nhân viên có chun mơn khác nhau, hướng hoạt động của họ vào mục tiêu chung của cơ quan. Chính vì vậy, khi nhìn nhận về người lãnh đạo, các thư ký văn phòng phải xuất phát từ đặc điểm lao động của
họ và phải xem xét những yêu cầu cơ bản nảy sinh từ đó. Muốn vậy, ngồi việc đảm nhiệm cơng việc của mình, người thư ký cịn phải quan tâm tìm hiểu cơng việc của người lãnh đạo. Thậm chí, người thư ký (đặc biệt là thư ký riêng) còn phải học cách nhận biết nhanh và chính xác những suy nghĩ của người thủ trưởng. Ngồi cơng việc, thư ký có thể tận dụng một số cơ hội (nói chuyện, đến thăm gia đình) để tìm hiểu thêm về những khó khăn và thuận lợi của người lãnh đạo. Từ những hiểu biết cơ bản đó, người thư ký sẽ thấy khâm phục và nể trọng những khả năng và phẩm chất của người lãnh đạo, để thông cảm với những hạn chế hoặc một số nhược điểm thứ yếu mà họ khó tránh khỏi. Sự tơn trọng là nhân tố quan trọng duy trì mối quan hệ giữa thư ký văn phịng với người lãnh đạo. Tất nhiên, để có sự tơn trọng thì khơng chỉ cần sự cố gắng của các thư ký văn phòng mà còn phụ thuộc vào thái độ của người lãnh đạo đối với người thư ký.
1.2.2. Phục tùng các quyết định của người lãnh đạo
Chúng ta biết rằng hoạt động trong văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý, điều hành. Trong hoạt động quản lý bao giờ cũng tồn tại quan hệ quyền uy và phục tùng giữa người lãnh đạo với nhân viên dưới quyền. Sở dĩ như vậy là vì hoạt động quản lý ln địi hỏi phải có sự thống nhất cao trong tư tưởng cũng như trong hành động. Về mặt ngun tắc, các thư ký văn phịng ln phải phục tùng các quyết định của người lãnh đạo, vì thủ trưởng của họ phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, của cơ quan. Tuy nhiên, sự phục tùng khơng có nghĩa là thủ trưởng nói sao, u cầu gì thì người thư ký văn phịng bắt buộc phải làm như vậy. Trong thực tế, không phải mọi quyết định của thủ trưởng đều đúng và chính xác. Chính vì vậy, trong các quy định của nhà nước đều cho phép các cơng chức, viên chức có quyền bày tỏ ý kiến của mình nếu thấy quyết định của thủ trưởng có phần chưa hợp lý, chưa chính xác. Hoặc trong một số trường hợp cụ thể, các nhân viên dưới quyền có thể đề nghị người lãnh đạo xem xét lại các quyết định của họ. Chẳng hạn: Khi được thủ trưởng giao thực hiện một nhiệm vụ ngoài chức trách hoặc khơng thuộc lĩnh vực chun mơn của mình, người thư ký cần đề đạt ý kiến và đề nghị thủ trưởng xem xét lại, có thể giao nhiệm vụ đó cho
người khác. Tuy nhiên, sau khi đã đề đạt ý kiến mà thủ trưởng vẫn không thay đổi quyết định của mình thì người thư ký vẫn phải chấp hành và cố gắng giải quyết công việc một cách tôt nhất, làm hết khả năng mà mình có thể làm được. Sự phục tùng các quyết định của người lãnh đạo đòi hỏi các thư ký văn phịng phải có tính kỷ luật và tinh thần tự giác. Bởi lẽ không phải lúc nào người thủ trưởng cũng có điều kiện và thời gian để kiểm tra mọi công việc của thư ký. Nếu khơng tự giác thì sự phục tùng chỉ là đối phó đối với những việc có kiểm tra, cịn các việc khác chỉ làm chiếu lệ, đại khái cho xong việc. Do vậy, sự phục tùng phải dựa trên tinh thần tự giác, trách nhiệm và sự hiểu biết của người thư ký. Nhiều cơng trình nghiên cứu đã nhấn mạnh rằng sự thành cơng của người lãnh đạo chính là mục đích cuối cùng mà mọi hoạt động của người thư ký văn phịng cần hướng tới. Chính điều đó đã là động lực cho sự lao động tận tụy của người thư ký.
1.2.3. Bảo vệ uy tín cho người lãnh đạo
Trong công việc hàng ngày, việc phục tùng, tôn trọng đối với người lãnh đạo là cần thiết, nhưng bên cạnh đó, người thư ký văn phịng cũng như mọi nhân viên khác, cịn phải có ý thức và biết bảo vệ uy tín cho người lãnh đạo của mình. Điều đó cũng có nghĩa là người thư ký biết bảo vệ uy tín của cơ quan. Trong thực tế, khơng một thủ trưởng nào có thể tránh khỏi những sai lầm, hạn chế. Người thư ký (đặc biệt là các Chánh, Phó văn phịng, các thư ký riêng) phải là người có khả năng giúp thủ trưởng của mình lường trước những vấn đề bất lợi có thể xảy ra để thủ trưởng tránh hoặc có biện pháp dự phịng. Thậm chí, nếu phát hiện thấy các quyết định, các biện pháp mà thủ trưởng đưa ra có điều gì chưa hợp lý, bất ổn, các thư ký có thể mạnh dạn trình bày suy nghĩ của mình để thủ trưởng có thể kịp thời sửa chữa khi các hậu quả đáng tiếc chưa xảy ra. Đó chính là sự bảo vệ uy tín của thủ trưởng một cách an toàn nhất. Chẳng hạn: Trước khi quyết định kỷ luật một cán bộ trong cơ quan, nếu thư ký có những thơng tin đáng tin cậy về sự oan khuất của người bị kỷ luật thì hãy mạnh dạn thơng báo cho thủ trưởng biết để cịn kịp thẩm tra lại. Hoặc: Nếu thủ trưởng đã ký vào một văn bản nhưng trước khi đóng dấu, nếu phát hiện thấy một số lỗi về
thể thức văn bản thì người cán bộ văn thư nên gặp thủ trưởng để trình bày và trao đổi. Để bảo vệ người thủ trưởng theo cách này, người thư ký phải có lịng trung thành, tất cả vì mục đích phục vụ cho công việc của người thủ trưởng. Nếu khơng có sự trung thành thì ngay cả khi nhìn thấy, phát hiện thấy những nguy hiểm hoặc sai lầm mà người thủ trưởng có thể mắc phải, người thư ký sẽ tỏ thái độ thờ ơ hoặc coi như không biết. Việc bảo vệ người thủ trưởng còn được thể hiện ở chỗ, nếu thấy cách quản lý của người lãnh đạo có những điều khơng phù hợp, người thư ký có thể góp ý với tư cách cá nhân hoặc góp ý trong một số cuộc họp (họp chi bộ, họp bộ phận, họp cơ quan.. ) trên tinh thần xây dựng. Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang tồn tại một xu hướng tương đối phổ biến là ngại góp ý, sợ nói ra những hạn chế của thủ trưởng sẽ bị trù dập hoặc bất lợi trong cơng việc. Trong khi đó, ngồi cuộc họp, trong các cuộc vui chơi, các nhân viên lại có thể mang các tật xấu hoặc những sai sót của thủ trưởng ra trao đổi và bàn luận. Thậm chí có một số thư ký cịn sẵn sàng nói xấu thủ trưởng của mình với khách đến làm việc ở cơ quan, hoặc nói với người ở cơ quan khác. Tất nhiên, hiện tượng không chịu tiếp thu những ý kiến phê bình của nhân viên dưới quyền hoặc tìm cách trù dập người chỉ ra những hạn chế của mình ở một số thủ trưởng cơ quan khơng phải là khơng có. Nhưng nếu khơng góp ý với thủ trưởng một cách có tố chức mà chỉ tạo ra dư luận không hay về thủ trưởng (dù vơ ý hay cố ý) thì đó cũng là cách ứng xử khơng nên có của người thư ký văn phòng. Trong thực tế, một số thư ký riêng hoặc trợ lý của thủ trưởng thường được tham dự các cuộc họp quan trọng để ghi biên bản. Để bảo vệ uy tín của thủ trưởng, các thư ký không được phép tiết lộ những thông tin hoặc những vấn đề được đưa ra bàn bạc trong cuộc họp. Đó là một vấn đế có tính ngun tắc đối với các thư ký riêng. Ngoài những vấn đề cơ bản trên đây, trong quan hệ cơng tác, người thư ký cịn phải tìm cách hiểu một số đặc điểm trong tính cách của người thủ trưởng (nóng nảy hay điềm tĩnh, cẩn thận hay xuề xoà đại khái, cực đoan hay do dự...). Việc hiểu tâm tính của thủ trưởng giúp thư ký tìm ra phương pháp tiếp cận và làm việc cho phù hợp. Có thể nói, mối quan hệ giữa các thư ký văn phịng với người lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu
quả hoạt động của cả cơ quan.