Câu hỏi 4. Khi được giao tổ chức một cuộc họp/ hội nghị, các thư ký văn
phịng cần thực hiện những cơng việc gì?
Ở giai đoạn chuẩn bị, khi được giao tổ chức một cuộc họp, hội nghị, các thư ký văn phịng cần thực hiện những cơng việc sau đây:
- Tìm hiểu mục đích của cuộc họp, hội nghị - Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị - Xác định thành phần tham dự
- Lập chương trình của cuộc họp hoặc hội nghị
- Chuẩn bị địa điểm và các trang thiết bị cho cuộc họp, hội nghị - Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho cuộc họp và hội nghị
- Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp hoặc hội nghị
- Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp hay hội nghị
Để cho các cuộc họp, hội nghị diễn ra một cách tốt đẹp và hiệu quả, các thư ký văn phòng được giao nhiệm vụ tổ chức cần thực hiện các công việc cụ thể sau đây:
- Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị - Đón tiếp đại biểu
- Ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị
Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc, người thư ký còn phải thực hiện một số công việc sau đây:
- Thu thập các tài liệu có liên quan để lập hồ sơ của cuộc họp (hay hội nghị).
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng.
họp và hội nghị.
- Trước khi ra về, thư ký văn phòng cần kiểm tra lại lần cuối các thiết bị điện, nước và không quên cảm ơn những người đã tham gia phục vụ cho cuộc họp và hội nghị.
- Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi, thảo luận và nhất trí trong cuộc họp.
Bài tập thực hành 1:
Anh (chị) hãy xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo đơn vị nào đó mà anh (chị) biết.
Ví dụ: Lịch cơng tác tuần của lãnh đạo đơn vị trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum
Thứ/N gày
Thời
gian Sáng Chiều Thành Phần Địa điểm Chủ trì
Thứ Hai 30/05/2 022 08:00 Họp giao ban công tác tuần (từ 30/5- 5/6/2022)