2. Các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể trong hoạt động của người thư ký văn phòng
2.4. Giao tiếp qua thư từ, văn bản
Đây là hình thức giao tiếp gián tiếp. Trong thực tế ở các văn phịng, một nhân viên nếu khơng được giao soạn thảo văn bản thì cũng phải tham gia tiếp nhận và xử lý hoặc đơn giản là đánh máy hoặc chế bản các văn bản, thư từ giao dịch. Thơng qua các cơng việc đó, người thư ký đã gián tiếp giao tiếp với đối tượng nhận hoặc gửi văn bản. Chẳng hạn: Khi được thủ trưởng giao đánh máy (hoặc chế bản) một văn bản, nếu thư ký trình bày đẹp, khơng có các lỗi về kỹ thuật, đúng thời hạn thì thủ trưởng hiểu rằng thư ký là một người cẩn thận, có trách nhiệm và có trình độ chun mơn tốt. Rất nhiều thư ký văn phịng chưa nhận thức rõ tầm quan trọng cùa hình thức giao tiếp này. Họ cho rằng giao tiếp trực tiếp mới là quan trọng mà không biết rằng việc soạn thảo, tiếp nhận và xử lý văn bản là một hoạt động nghiệp vụ rất cần đến các kỹ năng về giao tiếp (kỹ năng đọc, kỹ năng viết) như đã phân tích ở các phần trên. Để cho hoạt động này đạt hiệu quả, các thư ký văn phòng cần lưu ý một số vấn đề cụ thể sau đây: Nếu được giao soạn thảo văn bản và thư từ giao dịch, các thư ký văn phòng cần nắm vững các yêu cầu về soạn thảo văn bản, không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn và trau dồi vốn ngơn ngữ để có thể soạn thảo các văn bản có chất lượng, đúng yêu cầu. Hiện nay, chỉ có Chánh, Phó văn phịng và các thư ký tổng hợp là thường xuyên tham gia soạn thảo các văn bản, còn hầu hết các thư ký văn phòng khác đều chưa đảm nhận được hoặc chưa được giao đảm nhận nhiệm vụ này. Một trong những nguyên nhân có thể lý giải được là do khả năng hạn chế của nhiều thư ký văn phòng. Hạn chế này đã làm giảm chức năng yểm trợ của văn phòng đối với hoạt động của các bộ phận quản lý và người lãnh đạo. Nếu được giao việc tiếp nhận và xử lý các văn bản, các thư ký văn phòng cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện đúng yêu cầu các nghiệp vụ chuyên môn như: đăng ký văn bản, làm tốt các thủ tục ban hành, phân loại và chuyển giao văn bản
nhanh và đúng đối tượng, lưu văn bản đầy đủ theo đúng yêu cầu. Đặc biệt, khi nhận các đơn từ khiếu nại của công dân, người thư ký không được để quên, phải có trách nhiệm chuyển nhanh đến các bộ phận có trách nhiệm, khơng được thờ ơ, chậm trễ. Nếu được giao đánh máy hoặc chế bản các văn bản của cơ quan, người thư ký phải khơng ngừng học hỏi, tìm tịi để có thể trình bày nhanh, đẹp, đúng yêu cầu và đặc biệt là phải kiểm tra kỹ càng để khơng có các lỗi về kỹ thuật. Nếu được giao giải quyết văn bản người thư ký cần nghiên cứu kỹ, thu thập đầy đủ các thông tin, các căn cứ pháp lý và nhanh chóng giải quyết các yêu cầu mà văn bản đặt ra. Chúng ta cần nhớ rằng việc chậm trễ trong việc giải quyết văn bản không chỉ làm ảnh hưởng đến hoạt động mà còn gián tiếp làm giảm uy tín của cơ quan.
Có thể nói, giao tiếp hành chính là một hoạt động cơ bản của các thư ký văn phịng. Hoạt động này có mối liên quan đến tất cả các hoạt động khác của người thư ký. Chính vì vậy, để có thể thực hiện tốt các hoạt động giao tiếp hành chính, người thư ký văn phịng phải có các năng lực cũng như những phẩm chất cá nhân cần thiết. Giao tiếp hành chính có thể coi là thước đo trình độ cũng như phẩm chất nghề nghiệp của người thư ký.
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 4 cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về Nghiệp vụ giao tiếp hành chính như các khái niệm, vai trị của giao tiếp hành chính, các yếu tố ảnh hưởng, các nguyên tắc, các kỹ năng trong giao tiếp hành chính cũng như các nghiệp vụ giao tiếp cụ thể trong hoạt động của người thư ký văn phịng. Qua đó hình thành cho người học những kỹ năng giao tiếp cần thiết của người thư ký, vận dụng được các kiến thức đó vào cơng tác trong tương lai.
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày vai trị của giao tiếp trong hành chính. Câu hỏi 2. Phân tích các nguyên tắc trong giao tiếp hành chính Câu hỏi 3. Phân tích kỹ năng nói trong giao tiếp hành chính.
Bài tập thực hành 1:
Gọi điện theo phương pháp đóng vai, từng cặp 2 học sinh tập gọi điện thoại cho nhau với tư cách: một là thư ký, một là khách gọi đến, để thực hành nghiệp vụ giao tiếp qua điện thoại.
Bài tập thực hành 2:
Thực hành giao tiếp qua thư từ, văn bản bằng cách soạn một giấy mời Đại biểu cấp trên đến tham dự và phát biểu trong lễ tổng kết năm của đơn vị.
Bài tập tình huống:
Bạn là một thư ký văn phịng. Khi có một người nào đó bước vào chào và bắt tay bạn, thì bạn nên tiếp tục ngồi hay đứng dậy? Nếu như anh ấy/cô ấy là:
- Là một nam bán hàng - Là một nữ bán hang - Cấp trên ở xa bạn (nam) - Một người bạn cũ