1. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc của người lãnh đạo
1.3. Cách thức tiến hành khi xây dựng lịch làm việc và chương trình làm việc.
làm việc.
Để xây dựng lịch làm việc và kế hoạch hoạt động cho toàn cơ quan và cho người lãnh đạo, thư ký văn phòng cần tiến hành một số nghiệp vụ sau đây:
- Đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau, tháng sau và gửi lên văn phịng vào cuối tuần, cuối tháng.
Ví dụ: Các đơn vị phải gửi lên kế hoạch hoạt động của tuần sau chậm nhất là vào thứ năm của tuần trước để văn phịng kịp làm lịch và thơng báo lịch tuần sau vào ngày thứ 6 (trước đây là ngày thứ 7).
- Văn phịng cần cử các thư ký có kinh nghiệm và nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết hợp với dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn cơ quan và lịch làm việc cho bộ phận lãnh đạo.
- Khi xây dựng lịch cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản. Lịch và chương trình làm việc cần ghi rõ tên cơng việc (hoặc tên hoạt động), thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động và thành phần tham dự. Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo (gồm thủ trưởng và các phó thủ trưởng) vào các hoạt động cụ thể.
bộ phận lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với các bộ phận có liên quan (bộ phận chủ trì hoạt động, bộ phận quản trị, bộ phận lễ tân...) để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và hiệu quả.
Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các nơi. Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo và tất cả các bộ phận trong cơ quan vào ngày làm việc cuối tuần (thứ 6).
- Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho các thư ký theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế. Những hoạt động nào chưa thể tiến hành được, hoặc bị hoãn, thay đổ, cần được các thư ký ghi chép lại để bơ trí tiếp vào tuần, tháng tới.
- Nếu là thư ký riêng, thì cần chú ý xếp lịch của cá nhân người thư ký sao cho phù hợp với lịch làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hồn thành cơng việc. Thư ký riêng cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong tuần, trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thực hiện chương trình làm việc. (4)
Tóm lại, việc xây dựng lịch và chương trình làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, đòi hỏi người thư ký văn phịng phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh nhạy và linh hoạt. Do vậy, các cơ quan thường giao việc xếp lịch cho chánh, phó văn phịng hoặc các chuyên viên (thư ký) ở phòng tổng hợp.
Việc xếp lịch được tiến hành hợp lý và khoa học sẽ góp phần quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy hoạt động chung của cơ quan.