3. Tổ chức các chuyến đi công tác cho người lãnh đạo
3.1. Giai đoạn chuẩn bị cho chuyến công tác
3.1.1. Liên hệ nơi lãnh đạo tới công tác
Các chuyến công tác của các nhà quản lý nhằm thực hiện nhiều mục đích khác nhau. Đó có thể là đi kiểm tra việc thực hiện một chương trình, dự án mà công ty trúng thầu, đi tham quan một công nghệ mới để xem xét việc thay đổi dây chuyền công nghệ của công ty, đi thương thảo cho một cơ hội hợp tác, tìm kiếm thị trường, đi báo cáo tình hình… Các chuyến đi của lãnh đạo có thể do nhu cầu quản lý trong nội bộ hệ thống doanh nghiệp, nhưng cũng có thể được đối tác mời.
Trước khi thực hiện các công việc chuẩn bị cụ thể, người thư ký cần phải liên hệ với cơ quan/doanh nghiệp (nơi mà lãnh đạo tới công tác) để nắm được thông tin và thống nhất các nội dung cần thiết. Thơng qua các hình thức như email, điện thoại, fax…thư ký cần trao đổi về mục đích chuyến đi, thống nhất về nội dung làm việc; thơng báo số lượng thành viên trong đồn (nếu có); xác định các tài liệu cần chuẩn bị…. Ngồi ra, cũng cần tìm hiểu để nắm được những thông tin cần thiết khác như: điều kiện ăn, nghỉ, an ninh, giao thông, ngân hàng, thông tin liên lạc, giá cả, thời tiết… để báo cáo lãnh đạo hoặc có hướng chuẩn bị phù hợp.
Việc liên hệ này giúp cho công tác chuẩn bị của người thư ký được đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của đối tác và các điều kiện thực tế; giúp lãnh đạo nắm được tình hình; đồng thời đảm bảo sự an toàn, tiết kiệm cho chuyến đi.
3.1.2. Lập kế hoạch các chuyển đi công tác của lãnh đạo
Thông thường, chuyến đi công tác của lãnh đạo phải lập kế hoạch chi tiết vì liên quan tới các chương trình, kế hoạch làm việc chung cũng như các vấn đề khác như tài chính, phương tiện, nhân sự… của cơ quan/doanh nghiệp. Kế
hoạch chuyến đi công tác là một văn bản trình bày có hệ thống những cơng việc cụ thể liên quan đến chuyến công tác của lãnh đạo. Kế hoạch chuyến công tac sẽ giúp cho công tác chuẩn bị của người thư ký cũng như các phòng ban liên quan được thuận lợi. Có nhiều mẫu, nhưng nội dung của kế hoạch chuyến công tác của lãnh đạo cần thể hiện rõ một số điểm cơ bản sau:
- Mục đích của chuyến đi.
- Những nội dung cần thực hiện của chuyến đi.
- Thành phần tham dự (trong trường hợp có nhiều thành viên cùng tham gia).
- Lịch trình. - Nơi lưu trú.
- Các tài liệu, giấy tờ, vật dụng cần thiết mang theo.
- Dự tốn kinh phí chuyến đi (có thể tách ra thành một văn bản riêng)
3.1.3. Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cho chuyến công tác của lãnh đạo.
Tuỳ theo mục đích chuyến đi và yêu cầu của lãnh đạo mà người thư ký có thể chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ với số lượng, loại hình tài liệu khác nhau. Ví dụ: Khi lãnh đạo đi cơng tác để kí kết hợp đồng kinh tế thì thư ký cần phải chuẩn bị hồ sơ năng lực của công ty, dự thảo hợp đồng kinh tế; các văn bản pháp luật liên quan tới nội dung hợp tác…; khi lãnh đạo đi báo cáo tình hình hoạt động của cơng ty với cấp trên thì thư ký cần chuẩn bị báo cáo kết quả hoạt động của công ty; các tài liệu chuyên môn liên quan tới nội dung cần báo cáo; kiến nghị/đề xuất với cấp trên…
Để chuẩn bị tài liệu cho chuyến cơng tác của lãnh đạo được chính xác, thư ký cần phối hợp với các phịng ban chun mơn chuẩn bị số liệu, thông tin cần thiết. Các tài liệu này phải được tổng hợp, soạn thảo cẩn thận, chính xác về nội dung, đúng về hình thức. Trong quá trình chuẩn bị, các tài liệu phải được quản lý chặt chẽ, tránh làm lộ bí mật. Ngồi ra, các file tài liệu này được lưu trong máy tính cần được đặt mật khẩu để đảm bảo sự an tồn thơng tin trong tài liệu.
3.1.4. Hỗ trợ lãnh đạo chuẩn bị giấy tờ cá nhân
Việc các nhà lãnh đạo quên các giấy tờ cá nhân khi đi công tác không phải là hiếm và điều này gây nên những phiền toái nhất định, có khi cịn ảnh hưởng tới kết quả chuyến cơng tác. Do đó, người thư ký cũng cần giúp (nhắc) lãnh đạo chuẩn bị các giấy tờ cá nhân cần thiết cho chuyến đi. Các giấy tờ này thường gồm: Thư mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy chứng nhận các chức danh khoa học, giấy ủy quyền…
3.1.5. Chuẩn bị hậu cần cho lãnh đạo
Trong điều kiện hiện nay, việc chuẩn bị hậu cần cho lãnh đạo không quá phức tạp như trước, tuy nhiên để đảm bảo cho chuyến đi của lãnh đạo cũng cần chú ý:
- Đặt vé (máy bay, tàu lửa) cho lãnh đạo. Trường hợp lãnh đạo đi bằng xe của cơ quan/doanh nghiệp thì cần phải thơng báo sớm để bộ phận hành chính có trách nhiệm chuẩn bị xe chu đáo.
- Đặt phòng khách sạn cho lãnh đạo.
- Trong trường hợp cần thiết, có thể xin ý kiến lãnh đạo để chuẩn bị một số loại thuốc thông thường mang theo như: thuốc cảm, thuốc trị tiêu hóa, thuốc chống dị ứng...
- Ngồi ra, khi lãnh đạo tới cơng tác tại những nơi hồn tồn xa lạ thì có thể chuẩn bị thêm: bản đồ, sách hướng dẫn tại địa phương, hoặc tìm hiểu trên mạng về nơi đó để có thêm thơng tin hữu ích cho lãnh đạo.
- Ngoài ra, theo u cầu của lãnh đạo cịn có thể phải chuẩn bị tặng phẩm để tặng cho đối tác. Lưu ý tới tích chất mối quan hệ với đối tác để lựa chọn tặng phẩm hợp lý. Đối với việc tặng q cho người nước ngồi cịn chú ý tới phong tục, văn hóa của nước bạn.
- Đối với các chuyến cơng tác nước ngồi của lãnh đạo, ngoài các nội
dung chuẩn bị nêu trên, cần chú ý chuẩn bị thêm:
thông tin trên hộ chiếu, visa khi mới nhận.
- Thư mời của của đối tác sang nước họ làm việc.
- Chú ý tới các quy định của Việt Nam và nước bạn trong việc xuất, nhập cảnh (về tài chính, các hàng hóa khơng được mang theo, các thủ tục giấy tờ cần thiết…). tất cả các thông tin này đề được đăng tải trên websites của Cục Quản lý Xuất Nhập cảnh Việt Nam (Bộ Công an).