2. Nghi thức lễ tân
2.6. Tặng hoa, tặng phẩm
2.6.1. Tặng hoa
Trong lễ tân, nghi thức văn phịng thì có nhiều trường hợp cần tặng hoa nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự trân trọng, lịng biết ơn, sự hợp tác… Khi tặng hoa cần chú ý tới:
- Chọn hoa: chọn hoa tươi, gồm nhiều loại hoa, nhiều màu nhưng khơng lịe loẹt, ít có mùi hương, ít có phấn hoa. Màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao gói trang trọng, lịch sự.
- Cần tránh: Cần tìm hiểu trước để tránh màu sắc hoa khơng phù hợp với văn hóa, phong tục, tập qn, tơn giáo, tín ngưỡng… của người được tặng; hoa quá nặng mùi, hoa quá lạ…
- Tặng hoa: Có thể tặng bó hoa to (nếu khách khơng mang hành lý, khơng di chuyển xa) hoặc tràng hoa (nếu khách có mang hành lý hoặc di chuyển xa). Nếu có phu nhân/phu qn của trưởng đồn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người.
- Người tặng: Khi đón một đồn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Tặng trong hội nghị, lễ hội thường là người lãnh đạo cấp cao.
2.6.2. Tặng phẩm
Việc tặng quà trong các dịp lễ, mừng công, trao thưởng, tổng kết hay các cuộc gặp gỡ, học hỏi kinh nghiệm, tham quan, đàm phán… cũng thường được áp dụng. Món q được coi là tấm lịng chân thành, sự cảm ơn, thể hiện sự trân trọng của người tặng và người được tặng. Để việc sử dụng quà tặng trong lễ tân, nghi thức cần chú ý tới một số vấn đề sau:
- Về tặng phẩm: Tặng phẩm cần được lựa chọn phù hợp, mang ý nghĩa
nhất định. Q tặng cho người nước ngồi cần chọn món quà mang bản sắc dân tộc và do Việt Nam sản xuất. Tặng phẩm phải được bao gói lịch sự, trang trọng và thường kèm theo thiệp chúc mừng (hoặc danh thiếp-nếu gửi trước hoặc gửi qua lễ tân).Việc bao gói cũng cần được chú ý vì có thể họa tiết, kiểu dáng khơng phù hợp với văn hóa, phong tục… của người được tặng.
- Cách tặng: Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng
cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí ghi hình hoặc nếu tranh ảnh thì khơng đóng gói. Trườnghợp tặng mọi thành viên trong đồn thì gửi bộ phận lễ tân khách sạn mang tới phòng của khách. Với quà tặng phân biệt nam - nữ thì cần đánh dấu để phân biệt. Đối với người nước ngoài, nên tặng quà vào buổi đầu gặp gỡ thể hiện ý nghĩa cao đẹp, khơng vụ lợi. Ngồi ra, có thể gửi q đến khách sạn hoặc tại nơi ở của khách trước khi khách tới (khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theo cách thức như vậy). Hoặc có thể bố trí tại phịng gần nơi tổ chức tiệc để trao cho khách. Trường hợp trao quà tặng, phần thưởng cho người có thành tích, được vinh danh… thì kèm theo hoa.