3. Tổ chức các chuyến đi công tác cho người lãnh đạo
3.2. Trách nhiệm của người thư ký trong thời gian lãnh đạo cơ quan đi công tác.
thoại/địa chỉ của Đại sứ quán hoặc của Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại, địa chỉ khách sạn lưu trú.
Đối với các tài liệu quan trọng thì cần lưu trữ thêm trên máy tính (hoặc trong trường hợp nhất định có thể gửi trên email cá nhân của lãnh đạo) phịng khi có mất mát, thất lạc tài liệu. Chú ý tính bảo mật khi lưu tài liệu trên email.
- Nếu cần thiết, các thông tin cá nhân lãnh đạo (và từng thành viên trong đoàn) như địa chỉ, khách sạn, nhóm máu… cần được lưu trữ trong một mảnh giấy ln mang bên mình.
- Cơng tác phiên dịch (có thể chuẩn bị người ngay từ cơng ty, nhưng cũng có thể liên hệ với đại sứ quán Việt Nam, hoặc tổ chức của người Việt Nam ở nước sở tại hỗ trợ).
3.2. Trách nhiệm của người thư ký trong thời gian lãnh đạo cơ quan đi công tác. công tác.
3.2.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác
- Dự buổi họp bàn giao công việc của lãnh đạo với cấp phó và các phịng ban có liên quan để nắm được những cơng việc cần thiết.
- Trình các văn bản, tài liệu để lãnh đạo cho ý kiến hoặc ký trước khi đi công tác.
- Tiếp nhận các nhiệm vụ mà lãnh đạo phân công.
lãnh đạo đi công tác.
3.2.2. Trong khi lãnh đạo đi công tác
- Trong q trình lãnh đạo đi cơng tác, người thư kí có trách nhiệm giúp người được ủy quyền trong việc điều hành cơ quan/doanh nghiệp. Theo dõi tình hình làm việc chung của cơ quan/doanh nghiệp để có thể báo cáo lãnh đạo khi được yêu cầu.
- Tập hợp các thư từ, văn bản, tài liệu gửi tới cho cá nhân lãnh đạo để trình khi lãnh đạo đi công tác về.
- Ghi chép các lời nhắn, những đề nghị đăng ký làm việc với lãnh đạo để báo cáo khi lãnh đạo về.
3.2.3. Sau khi lãnh đạo đi cơng tác về
Báo cáo tóm tắt diễn biến trong cơ quan/doanh nghiệp và trình các văn bản, tài liệu được gửi tới cho lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác..
Nhận lại những tài liệu về chuyến đi công tác để giúp lãnh đạo lập hồ sơ. Soạn thảo văn bản, tài liệu để lãnh đạo báo cáo kết quả chuyến đi công tác trước cơ quan/doanh nghiệp (nếu được yêu cầu).
Tiếp nhận các hố đơn, chứng từ tài chính liên quan tới chi phí chuyến cơng tác để làm thủ tục thanh toán với bộ phận kế tốn.
Tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo không quá phức tạp nhưng sự thành công của các chuyến công tác của lãnh đạo phụ thuộc một phần vào sự hỗ trợ của người thư kí. Do đó trong cơng tác này, địi hỏi người thư ký khả năng tổ chức, trù liệu và sự cẩn thận, chu đáo.
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 3 cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về Nghiệp vụ tổ chức sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo như xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc của người lãnh đạo, tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp hoặc sự kiện, tổ chức các chuyến đi cơng tác cho người lãnh đạo. Qua
đó bồi dưỡng cho người học những kỹ năng về xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc của người lãnh đạo, tổ chức các cuộc họp và các chuyến đi công tác cho người lãnh đạo, phục vụ tốt cho nghề nghiệp trong tương lai.
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày nguyên tắc xây dựng lịch làm việc.
Câu hỏi 2. Trình bày tóm tắt cách thức tổ chức các cuộc họp, hội nghị
hoặc sự kiện.
Câu hỏi 3. Trong thời gian lãnh đạo cơ quan đi cơng tác, người thư ký có
trách nhiệm gì?
Câu hỏi 4. Khi được giao tổ chức một cuộc họp/ hội nghị, các thư ký văn
phịng cần thực hiện những cơng việc gì?
Bài tập thực hành 1:
Anh (chị) hãy xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo đơn vị nào đó mà anh (chị) biết.
Bài tập thực hành 2:
Anh (chị) hãy soạn thảo một kế hoạch tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo.
Bài tập tình huống:
Một giáo viên lâu năm, đóng góp nhiều cơng trạng cho trường. Ơng gặp thư ký thắc mắc về việc không được đưa vào đoàn đi tham quan học tập ở Canada. Bạn xử lý ra sao?