Bước 1: Nhận văn bản, phân loại văn bản, bóc vì văn bản
Tất cả văn bản đến đều được tập hợp tại Văn thư Văn phòng HĐNH – UBND thành phố để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ.
- Nhận văn bản: Khi văn bản được gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thư cps trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND thành phố thì phải gửi lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa văn bản.
- Phân loại văn bản:
+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND thành phố, các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện.
+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, bản tin, báo, tạp trí. Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản Loại khơng phải vào sổ đăng ký Loại vào sổ đăng ký Chuyển trực tiếp cho người nhận Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn bản đến Trình, chuyển giao văn bản đến Đôn đốc, theo
dõi việc giải quyết văn bản
+ Loại bóc bì: Các văn bản ngồi bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, khơng có dấu mật.
+ Loại khơng bóc bì: Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ quan, phịng ban, đơn vị, cá nhân; Bì thư riêng của cá nhân làm việc. Hồ sơ đấu thầu; bì thư gửi cho các đồn thể, cơ quan trong đơn vị, các văn bản đóng dấu giáp lai. Việc bóc bì phải thực hiện cẩn thận, khéo léo, khơng để bị rách nội dung bên trong. Đối với các cơng văn có dấu mật thì khơng được bóc bì, phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm để giải quyết. Cịn đối với văn bản thường, khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản, phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã được ghi bên ngồi phong bì với ký hiệu văn bản xem có trung khớp hay khơng.
Bước 2: Đóng dấu đến:
Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thứ, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến.
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trích yếu của cơng văn.
Số đến ghi vào dấu đến phải có sự trung khớp với số thứ tj ghi trên văn bản đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay trong ngày. Nếu văn bản đến vào ngày nghỉ thì được làm thủ tục tiếp nhận vào ngày làm việc tiếp theo (trừ trường hợp văn bản có ghi mức độ khẩn).