1.2.7 .Tổ chức hội họp
1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng,
phịng, ban chun mơn thuộc UBND huyện
Các phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện được quy định rõ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức, các cp quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật, góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn được tổ chức tống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tình bao gồm:
- Phịng nội vụ - Phịng tư pháp
- Phịng Tài chính –kế hoạch - Phịng Tài ngun và mơi trường
- Phịng Văn hóa và thơng tin - Phòng giáo dục và đào tạo - Phòng y tế
- Thanh tra huyện
- Văn phòng HĐND –UBND cấp huyện
Các phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND huyện quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định pháp luật. Các phịng, ban chun mơn thuộc UBND huyện là cơ quan nhà nước thẩm quyền riêng hoạt động theo chế độ thủ trường. Văn phòng HĐND – UBND huyện và các phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện đều là cơ quan tham mưu của UBND huyện. Chánh văn phòng HĐND – UBND huyện tương đương với một Trưởng phòng của các phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện. Để làm tốt công tác tham mưu giữa Văn phòng HĐND – UBND huyện và các phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Trong hệ thống hành chính nhà nước, các cơ quan có mối quan hệ mật thiết với nhau, đặc trưng của mối quan hệ này đó là:
- Mang tính quyền lực đặc biệt là tình hình tổ chức cao và tính mệnh lệnh đơn phương.
- Mang tính hệ thống thức bậc chặt chẽ, bảo đảm cho hệ thống thoogn suốt từ trên xuống dưới, cấp dưới phải chịu sự kiểm tra thường xuyên của cấp trên.
- Bảo đảm tính liên lạc, ổn định và khoa học trong tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước.
- Mang tính chất chun mơn hóa về nghề nghiệp cao đó là nghiệp vụ của một nhà nước và một nền hành chính khoa học, văn minh, hiện đại.
- Các phịng, ban chun mơn thuộc UBND huyện được thành lập để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cụ thể. Trong cơ cấu tổ chức của các phịng ban chun mơn có bộ phận đảm nhiệm chức năng của văn phịng, thực hiện cơng tác văn phịng, giấy tờ trong nội bộ cơ quan và là cầu nối giữa các cơ quan với nhau.
Để đảm bảo sự thống nhất chung theo quy định của nhà nước, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất của Thủ tướng chính phủ trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, các văn phịng của cơ quan nhà nước cấp trên có nhiệm vụ hỗ trợ, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ cơng tác văn phịng (văn thư, lưu trữ, thông tin báo cáo, ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý nhà nước và các nghiệp vụ hành chính khác). Nghị định của chính phủ số 156/HĐBT ngày 17/12/1981 quy định: Văn phịng chính phủ hàng năm tổ chức cuộc hợp với văn phòng UBND cấp tỉnh để kiểm điểm công tác và rút kinh nghiệm về cơng tác văn phịng, cơng tác công văn giấy tờ và cơng tác lưu trữ. Văn phịng UBND cấp tỉnh hướng dẫn, giúp đỡ văn phòng các Sở, UBND các huyện về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.
Như vậy, mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và bộ phận văn thư của phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện là mối quan hệ hướng dẫn giúp đỡ lẫn nhau, còn mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối quan hệ giữa các cơ quan tham mưu, giúp việc của UBND huyện.