1.2.7 .Tổ chức hội họp
2.5. Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND-UBND thành phố
phố Vĩnh Yên
2.5.1. Những kết quả đạt được
Các nghiệp vụ của văn phịng đều có văn bản hưởng dẫn cụ thể nên được thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ.
Nghiệp vụ thu thập và xử lý thơng tin: Văn phịng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thơng tin mới, chính xác.
Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật, trình bày chuẩn mực theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, thực hiện tốt việc rà soát văn bản trước khi ban hành.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến được văn phòng chấp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản.
Văn bản chuyển giao trong và ngồi cơ quan khơng chỉ được chuyển giao bằng chuyển phát nhanh đến tận tay người nhận, hoặc trực tiếp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, đơn vị có người trực tiếp chuyển phát. Việc chuyển giao văn bản Scan cũng được thực hiện để tiện lợi hơn trong việc giao dịch với bên ngoài cơ quan.
Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một các nghiêm túc, đúng quyền hạn và trách nhiệm theo quy định.
Nghiệp vụ lưu trữ: Thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của UBND thành phố. Không để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu trong q trình bảo quản, có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác lưu trữ.
Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thưc hiện nhiệm vụ của các phòng ban.
Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Được văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp, các cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch, có hiệu quả cao. Cơ quan cũng có hội trường riêng được trang bị máy chiếu, máy tính xách tay, âm-li, loa đài.. để hỗ trợ cho những cuộc họp HĐND và các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của UBND.
Nhìn chung, trong thời gian vừa qua, Văn phịng đã thực hiện tốt cơng tác tham mưu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND thành phố, thực hiện có hiệu quả cơng tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND thành phố, tổ đại biểu của HĐND tỉnh tại thành phố. Tổ chức phục vụ tốt các
hoạt động của HĐND, thường trực HĐND thành phố, lãnh đạo UBND thành phố và tổ đại biểu HĐND tỉnh tại thành phố Vĩnh Yên.
2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản.
Thứ hai, nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đơi lúc cịn chậm thời gian.
Thứ ba, công tác lưu trữ văn thư còn thực hiện chưa tốt, tài liệu sau khi lưu trữ cịn có tình trạng mất, thời gian sử dụng khơng được lâu do bị mòn, rách, ẩm mốc…
Thứ tư, việc xây dựng và thực hiện chương trình cơng tác Văn phịng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phịng ban chun mơn như đã trình bày, vẫn cịn một số hạn chế về hiệu quả trong công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng và thực hiện chương trình cơng tác; việc đăng ký chương trình cơng tác của các phịng ban chun mơn thuộc UBND thành phố cịn mang tình chất liệt kê, cộng dồn vào các cơng việc khác, chưa có sự chọn lọc nên nhiều công việc chưa thực hiện được.
Nguyên nhân:
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên chưa cao, cịn thụ động trong cơng việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức.
- Một hạn chế rất lớn ở văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên là thiếu nhân lực. Khối lượng công việc của văn phòng tương đối lớn, nhưng số lượng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên còn phải
kiêm nhiệm nhiều cơng việc cùng một lúc. Chính vì thế mà Văn phịng chưa có sự chun mơn hóa cao trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phịng ln phải cố gắng để hoàn thành được nhiệm vụ.
- Kinh phí để sử dụng trong cơng tác lưu trữ văn thư cịn ít. Việc sử dụng các thiết bị hiện đại, hỗ trợ chưa nhiều. Không gian và dụng cụ lưu trữ cịn thơ sơ, dễ bị nước, ẩm xâm nhập làm giảm tuổi thọ của văn thư lưu trữ. Bên cạnh đó, số lượng văn thư cần lưu trữ quá nhiều khơng có khơng gian để chứa và giữ gìn cẩn thận cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất, thất lạc.
Tiểu kết chương 2
Nội dung nghiên cứu chính trong chương này là đánh giá thực trạng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thông qua các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá, thực trạng. Từ các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá hạn chế hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, từ đó làm cơ sởcho những giải pháp và kiến nghị góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN