Thứ nhất, các chính sách, pháp luật
Các chính sách pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức. Vì mỗi cơ quan, tổ chức đó đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định chung của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp lý chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách pháp luật đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống các chính sách của mỗi đơn vị luôn phải hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển của mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn.
Thứ hai, điều kiện kinh tế- xã hội
Trình độ phát triển kinh tế - xã hội mà mọi địa phương đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế - xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của UBND huyện và hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các cơ quan tăng cường đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị, ngoài ra môi trường kinh tế xã hội ổn định phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội, tạo môi trường kinh tế lành mạnh hơn. Hơn nữa, sự tăng trường kinh tế, phát triển kinh tế của đất nước sẽ là tạo ra một nguồn thu lớn cho NSNN, từ đó các khoản chi hỗ trợ sự hoạt động cho các cơ quan nhà nước trong đó có văn phòng HĐND –UBND huyện sẽ được cải thiện hơn. Có kinh phí hoạt động, các hoạt động sẽ được đầu tư, diễn ra với hiệu quả cao hơn. Từ đó đặt ra những cơ hội và thách thức đối với các nhà quản lý, cần phải không
ngừng nâng cao, đổi mới các hướng đi phù hợp, mang lại hiệu quả phát triển kinh tế, xã hội, sự phát triển chung.
Chung lại, mọi sự tác động từ các yếu tố bao gồm cả bên trong và bên ngoài đều sẽ gây ra ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng tại các cơ quan. Vì vậy cần phải biết vận dụng những điều kiện thuận lợi, các tác động tích cực vào hoạt động chung của văn phòng, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của văn phòng HĐND – UBND huyện nói riêng và hoạt động chung của UBND cấp huyện và hệ thống các cơ quan nhà nước đi vào ổn định, hoạt động có hiệu quả nhất.