1.2.7 .Tổ chức hội họp
2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh
2.2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ và vai trò vủa văn phòng HĐND-
UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc
* Chức năng:
Văn phịng HĐND và UBND là cơ quan chun mơn trực thuộc UBND thành phố Vĩnh Yên, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBNDthành phố Vĩnh Yên, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chun mơn, nghiệp vụ của Văn phịng HĐND , Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc.
Văn phịng có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND thành phố về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND Thành phố về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các phó Chủ tịch UBND thành phố về chỉ đạo, điều hành của Chủ tich UBND và các Phó chủ tịch UBND thành phố; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân,Ủy
ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố.
* Nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác tuần, tháng năm của Thường trực HĐND, UBND thành phố; chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND thành phố. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND thành phố. Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND thành phố, HĐND thành phố;
Thu thập, xử lý thơng tin, phối hợp với phịng, ban, ngành, UBND xã, phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố theo quy định của pháp luật. thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND thành phố;
Giúp UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo của UBND thành phố tại các phòng, ban, ngành, UBND xã, phường;
Tham mưu giúp UBND thành phố về công tác dân tộc trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND thành phố Vĩnh Yên tổ chức thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một của liên thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Chỉ đạo, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân thành phố theo Quyết định số 84/2009/QĐ – UBND ngày 01/7/2009 của UBND thành phố Hà Nội ban hành Quy định thực hiện cơ chế
một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước thuộc thành phố Hà Nội;
Trình UBND thành phố Vĩnh Yên chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cơng tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
Tổ chức sắp xếp việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nại, tố các của tổ chức, công dân gửi đến UBND thành phố, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban, ngành và UBND các xã, phường xem xét, giải quyết theo quy định.
Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND thành phố; thực hiện công tác lưu trữ văn bản của Thường trực HĐND, UBND thành phố;
Tổ chức, phục vụ các hội nghị, hội thảo, buổi làm việc, tiếp khách do Thường trực HĐND, UBND thành phố chủ trì và các hoạt động khác của thường trực HĐND và UBND thành phố.
Giúp HĐND, UBND thành phố đảm bảo mối quan hệ công tác với UB Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể chính trị - xã hội thành phố, các đơn vị trong và ngoài thành phố, các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường xuyên giữ mối quan hệ phối hợp cơng tác với Văn phịng thành phốđể đảm bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt động chung của lãnh đạo thành phố;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HDDND, UBND thành phố giao;
Tổ chức, công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thi của UBND thành phố và các văn bản quy phạm quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do Văn phịng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND thành phố;
Được tham dự các cuộc họp HĐND, UBND thành phố có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phịng, ban chun mơn, cơ quan thuộc UBND thành phố, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của UBND thành phố, thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo.
Kiểm tra đơn đốc các phịng, ban ngành thuộc thành phố, UBND các xã, phường giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật;
Ngồi những quyền hạn trên, Văn phịng được HĐND, UBND thành phố ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm một số quyền hạn do HĐND, UBND thành phốquy định cụ thể bằng văn bản.