1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác của cơ quan
Lập kế hoạch, xây dựng chương trình là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bởi lẽ, các kế hoạch, chương trình vụ thểgắn liền với việc lựa chọn và cách thức tiến hành trong tương lai cơ quan.
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các cơng việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức, cơ quan hay cá nhân đó.
Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một cơ quan hay đơn vị nào đó thực hiện, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.
Đối với quá trình hoạt động của một cơ quan, mỗi cơ quan khác nhau sẽ có nhiều kế hoạch khác nhau do các bộ phận, phòng ban xây dựng đề xuất thực hiện nhằm thực hiện mục tiêu chung của văn phòng, thực hiện nhiệm vụ được giao và hơn hết là thực hiện theo định hướng phát triển chung của toàn hệ thống, tồn ngành. Với vai trị và chức năng quan trọng của mình, văn phịng sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến tham mưu, đề ra thành kế hoạch tổng thể hco cơ quan mình. Tiếp đó đơn đốc các bộ phận, phịng ban thực hiện theo đúng chương trình,kế hoạch đã quyết định đưa ra thực hiện.
Ví dụ: Trong kế hoạch phát triển sản xuất nông nghiệp tại một địa phương, sau các cuộc họp phịng ban, sau khi cơng khai lấy ý kiến của các cá nhân, tập thể liên quan, văn phòng tiến hành tổng hợp ý kiến, xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên để thực hiện lập kế hoạch cụ thể trong việc triển khai phát triển sản xuất nơng nghiệp trên địa bàn. Ngồi ra cịn có một số kế hoạch khác như: kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch đào tạo…
Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đơn đốc thực hiện thì các bộ phận, phịng ban của cơ quan sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ, phối hợp thực hiện cơng việc.
Mặt khác, văn phịng phải trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho chính văn phịng và cho lãnh đạo cơ quan trực thuộc triển khai kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch là vơ cùng cần thiết và quan trọng vì tránh được việc chồng chéo, trùng lặp các công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc. Sau cùng, văn phòng cần phải thưởng xuyên tổng kết các công việc đã làm, đã thực hiện được, những kế hoạch cịn tồn đọng và lý do liên quan để có kế hoạch thực hiện bổ sung kịp thời.