1.2.7 .Tổ chức hội họp
3.1. Định hướng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBNDthành phố
3.1.1. Định hướng phát triển chung
Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên chính là nâng cao năng lực quản lý nhà nước, chỉ đạo điều hành của UBND thành phố. Hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND thành phố không thể tách rời hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Do đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết thực và phù hợp với xu hướng phát triển chung.
Thứ nhất, nâng cao chất lượng nhân sự được xem là một định hướng mang tính chiến lược của Văn phịng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên.
Nhân sự hay còn người là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. nâng cao chất lượng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thực tiến cho thấy chất lượng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn ra thương xuyên nhưng chưa khắc phục được, thiếu cán bộ, chuyên gia, chun nghiệp và cũng khơng ít người tâm huyết với nghề.
Nâng cao chất lượng nhân sự phải thực hiện đồng bộ trong cơ quan từ lãnh đạo cho đến nhân viên.
Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng nắm vững các nghiệp vụ văn phịng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phịng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động cơng vụ của mình.
Thứ hai, hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng
Theo hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mơ hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên sâu của các nghiệp vụ.
Các mơ hình về bộ phận văn phịng trong cơ quan được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, định hướng hiện đại hóa văn phịng
Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh vực văn phịng khơng hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu.
Tình trạng trang thiết bị điều kiện làm việc cho công việc văn phịng khơng chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo được tâm lý phấn khởi, thoải mái, u thích cơng việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt động của văn phòng được nâng cao.
Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào cơng tác văn phịng nhằm hiện
đại hóa cơng tác văn phịng khơng những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt khối lượng cơng việc cho nhân viên mà cịn làm tăng khả năng hội nhập của văn phòng với xu hướng chung của thời đại.
Thứ tư, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng
Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các cơng việc của văn phịng.
Thực hiện tốt công tác quản lý điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bát được thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động trong việc đặt ra các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
Thứ năm, định hướng đồng bộ về giải pháp
Các giải pháp hồn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động văn phịng, cần phải đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của văn phịng, có như vậy mới mang tính khả thi.