Hồn thiện mơ hình tổ chức của Văn phịng HĐND - UBND cấp huyện, do cơng tác Văn phịng HĐND - UBND huyện giữ vị trí, vai trị hết sức quan trọng. Nếu Văn phòng làm việc theo quy chế, có nền nếp, nhân viên Văn phịng có trình độ, năng lực, làm việc có trách nhiệm, năng động, sáng tạo thì cơng việc của cơ quan sẽ chạy đều, lãnh đạo, điều hành được thơng suốt, có hiệu quả. Do đó, Văn phịng phải được tổ chức một cách khoa học, cơng chức Văn phòng phải giỏi một việc, biết nhiều việc, nhiệt tình, trách nhiệm cao…
- Thứnhất, quy định rõ vị trí, chứcnăng chuyên mơn và trách nhiệmcủa Văn phịng HĐND– UBND thành phốVĩnh Yên. Xác định Văn phòng là một cơ quan trong hệthống cơ quan của chính quyền địaphương có địa vị pháp lý như các sở, ban, ngành của tỉnh; các tiêu chuẩn, chế độ, chính sách đối với lãnh đạo Văn phòng được áp dụng theo đúng chế độ chung ở địa phương. Quy định rõ mối quan hệ cơng tác của Văn phịng với các cơ quan hữu quan, nhất là đốivới các phịng, ban chun mơn khác.
- Thứ hai, thống nhất áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy văn phòng theo các chức danh được bổ nhiệm. Với mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên làm việc tại văn phòng, phải nắm rõ được nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân trong quá trình hoạt động của Văn phịng trong bộ máy chính quyền tại địa phương.Mỗi cá nhân thểhiện tốt vai trò củabản thân, thểhiện được sựtương tác giữa các bộphận phòng ban, sựphốihợp mang lạihiệu quả trong việc.
- Thứ ba,bố trí đủ số lượng các cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận tại Văn phòng để đưa văn phòng đi vào hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao. Theo đó văn phịng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có 9 cán bộ với 1 Chánh văn phịng, 2 Phó Chánh văn phịng và 6 chun viên, ngồi ra cịn có các lao động hợp đồng phụ trách cơng việc chuyên trách khác.
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự
Đây được xem là một giải pháp ưu tiên vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. UBND thành phố Vĩnh yên đã quan tâm bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, cơng chức văn phịng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phịng phải ln ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì cịn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ.
+ Về số lượng nhân sự: đảm bảo số lượng biên chế, giải quyết nhanh chóng tình trạng thiếu biên chế tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Để đảm bảo khối lượng cơng việc tại văn phịng được chia cho các nhân viên không bị quá tải, việc xử lý công việc đảm bảo yêu cầu. Trong năm 2016, Văn phịng HĐND và UBND thành phố Vĩnh n có kiến nghị thêm 1 biên chế phụ trách tổng hợp tại văn phịng do có một nhân sự tại bộ phận này đã chuyên công tác trong năm.
+ Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức trong văn phịng. Ngồi việc bảo đảm số biên chế được giao, yêu cầu tuyển dụng người có năng lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu và trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. Bởi vì, nhiệm vụ địi hỏi cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND - UBND thành phố phải là người hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm và có tư duy tổng hợp.
Mặt khác, do cơng tác Văn phịng HĐND - UBND luôn gắn liền với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, do đó chun viên Văn phịng
phải ln nhận thức được vị trí, vai trị của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Hằng năm theo sự chỉ đạo của cơ quan trực thuộc và các cơ quan cấp trên, xét theo nguyệnvọng của cán bộ, nhân viên làm việctại Văn phòng, tiến hành lên kế hoạch và cửngười theo học các khóa đào tạonhằm hồn thiện và nâng cao trình độ, nâng cao nghiệp vụ chun mơn.
+ Thực hiện công tác tuyểndụng công khai, minh bạch. Đốivới một đợt tuyển dụng cần có sự thơng báo cơng khai về nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng về cơ chế và các chính sách tuyển dụng để thu hút nhân tài về làm việc. Cống hiến trí tuệ và sức trẻ để cùng các thành viên khác tại Văn phòng hoạtđộng và làm việc chămchỉ,phối hợp mang lại hiệuquả cao.
+ Có cơ chế khuyến khích tuyển dụng những người có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao để tạo động lực làm việc cho cán bộ, nhân viên. Cụ thể: chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, điều động, luân chuyển cán bộ. Thực hiện dân chủ cơ sở, tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích hoạt động của các tổchứcđồn, cơng đồn trong cơ quan.
3.2.3. Tăngcường trang thiếtbị hỗtrợ hoạt độngvăn phòng
- Tăng cường đầu tư các trang thiết bị làm việc cho Văn phịng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội bộ để truyền thông tin trong nội bộ Văn phòng với các phịng, ban…, tận dụng tối đa cơng nghệ thơng tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực hiện việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng và kịp thời. Phát huy hiệu quả các trang thiết bị tại văn phịng nhất là mát tính. Máy tính khơng chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà cịn có nhiều tác dụng khác. Hiện nay, tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong nhiều việc: soạn thảo, in ấn văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử dụng. Vì vậy, việc
khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian. Cụ thể: Việc thu thập và xử lý thông tin: Sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN để truyền tải thông tin trong nội bộ văn phịng nói riêng và UBND thành phố nói chung.
- Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố.
- Với điều kiện thực tế một số thiết bị đã cũ như: bộ máy tính để bàn lâu, một số chức năng bị hỏng, chất lượng khơng cịn tốt ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên, mạnh dạn đề nghị lãnh đạo xem xét và thay thế bổ sung kịp thời.